ग्राहक पूछता है कि क्या पहले ही किया जा चुका है, वर्तमान में कौन सा चरण चल रहा है और अगला काम कब शुरू होगा। ठेकेदार एक स्क्रीनशॉट, तालिका या चैट संदेश भेजता है। कुछ दिनों के बाद, समय सीमा बदल जाती है, जिससे प्रतिभागियों के पास योजना के विभिन्न संस्करण रह जाते हैं।
101 में, आप अनुमान से एक कार्य नियंत्रण अनुसूची एकत्र कर सकते हैं और इसे एक सार्वजनिक लिंक के माध्यम से ग्राहक के लिए खोल सकते हैं। ग्राहक को सेवा में पंजीकरण करने की आवश्यकता नहीं है: वह लिंक का अनुसरण करता है या क्यूआर कोड को स्कैन करता है और प्रकाशित शेड्यूल देखता है। यदि पहुंच की अब आवश्यकता नहीं है, तो इसे बंद किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो लिंक दोबारा जारी किया जा सकता है।
आइए पूरे पथ को देखें: मूल्य सूची आइटम से एक अनुमान बनाएं, गैंट चार्ट पर काम की जांच करें और ग्राहक को इसे देखने के लिए एक लिंक भेजें।
ग्राहक को गैंट चार्ट क्यों दिखाएं?
गैंट चार्ट एक समयरेखा पर काम दिखाता है। इससे न केवल चरणों की सूची, बल्कि उनके अनुक्रम को भी समझना आसान हो जाता है: कार्य कब शुरू होता है, कितने समय तक चलता है, और समानांतर में कौन से कार्य चल रहे हैं।
एक कार्यालय परियोजना के उदाहरण का उपयोग करते हुए, समग्र नवीनीकरण अवधि और व्यक्तिगत चरण एक समयरेखा पर दिखाई देते हैं: सामग्री की खरीद, उपकरण की डिलीवरी और फर्नीचर की स्थापना। प्रबंधक तुरंत काम के क्रम, चौराहों और नियोजित समापन तिथि से परे चरणों के निकास को नोटिस करता है।
किसी प्रबंधक या ठेकेदार के लिए, यह कार्य की प्रगति की निगरानी के लिए एक काम का शेड्यूल है। ग्राहक के लिए तीन प्रश्नों का स्पष्ट उत्तर है:
- क्या योजना बनाई गई है;
- परियोजना किस स्तर पर है;
- आगे क्या काम करना चाहिए.
एक सार्वजनिक लिंक किसी अनुबंध, समय सीमा पर आधिकारिक समझौते या काम पूरा होने के प्रमाण पत्र को प्रतिस्थापित नहीं करता है। यह एक और समस्या का समाधान करता है: यह प्रतिभागियों को कई फ़ाइलों और पुराने स्क्रीनशॉट के बजाय योजना का एक वर्तमान संस्करण देता है।
यदि आप अभी योजना बनाने की इस पद्धति से परिचित हो रहे हैं, तो पहले पढ़ें: गैंट चार्ट क्या है और टाइमलाइन कैसे काम करती है?. किसी निर्माण परियोजना के लिए तैयारी निर्देश भी उपयोगी होंगे। काम का शेड्यूल.
किसी ग्राहक के साथ गैंट चार्ट कैसे साझा करें?
1. मूल्य सूची आइटम से एक अनुमान बनाएं
101 में अनुमान गैंट चार्ट पर योजना बनाते हैं, जबकि रिपोर्ट वास्तविक रूप से पूरे हुए काम को दर्ज करने में मदद करती हैं। इसलिए, आपको सबसे पहले एक नियोजित कार्यक्रम तैयार करने की आवश्यकता है - परियोजना के लिए एक अनुमान।
वांछित प्रोजेक्ट खोलें और एक अनुमान बनाएं। एक व्यय मद चुनें, फिर मूल्य सूची से आइटम जोड़ें। उन्हीं कार्य शीर्षकों का उपयोग करना बेहतर है जो टीम साइट पर उपयोग करती है: "विघटन", "विद्युत स्थापना", "दीवारों पर पलस्तर करना", "फर्श कवरिंग बिछाना"। इससे ग्राहक और ठेकेदारों के लिए अनुमान, शेड्यूल और वास्तविक कार्य की तुलना करना आसान हो जाएगा।
प्रत्येक आइटम के लिए, वॉल्यूम इंगित करें। कीमत, प्राप्तकर्ता और कुल राशि की जाँच करें। अनुमान का स्पष्ट विवरण जोड़ें: उदाहरण के लिए, "कच्चा काम" या "व्यापक मरम्मत और उपकरण।"
स्क्रीनशॉट से पता चलता है कि मूल्य सूची आइटम पहले ही अनुमान में जोड़ दिए गए हैं। प्रत्येक आइटम के नाम के नीचे मात्रा और लागत दर्शाई गई है। सहेजने से पहले, जांच लें कि योजना में बिल्कुल वही कार्य शामिल है जिसे ग्राफ़ पर दिखाया जाना आवश्यक है।
2. समय सीमा निर्दिष्ट करें और अनुमान सहेजें
अनुमान के लिए तिथि या अवधि निर्धारित करें। यदि एक अनुमान में एक बड़ा चरण शामिल किया गया है, तो पूरे चरण की अवधि इंगित करें। यदि आपको एक विस्तृत शेड्यूल की आवश्यकता है, तो कार्य को अलग-अलग तिथियों के साथ कई अनुमानों में विभाजित करें।
सहेजने से पहले, जांचें:
- सही परियोजना का चयन किया गया है;
- आवश्यक व्यय मद दर्शाया गया है;
- मूल्य सूची से आइटम जोड़े गए;
- मात्राएँ भरी हुई हैं;
- समय सीमा का संकेत दिया गया है;
- विवरण बिना अधिक स्पष्टीकरण के स्पष्ट है।
एक बार सहेजे जाने पर, अनुमान प्रोजेक्ट इवेंट और टाइमलाइन पर दिखाई देगा। नौकरी के शीर्षकों को किसी अन्य योजनाकार को अलग से स्थानांतरित करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
सामग्री में अनुमानों और समयरेखाओं के बीच संबंध के विस्तृत परिदृश्य पर चर्चा की गई है "101 ऐप में ऑनलाइन गैंट चार्ट".
3. गैंट चार्ट पर योजना की जाँच करें
प्रोजेक्ट कार्ड में, "गैंट चार्ट" अनुभाग खोलें। अनुमान और अन्य संबंधित परियोजना घटनाएँ समयरेखा पर दिखाई देंगी। यह जांचने के लिए कि आपकी योजना सही स्तर पर है, साप्ताहिक, मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक समयरेखा का उपयोग करें।
ग्राहक को भेजने से पहले चार्ट को उसकी आंखों से देखें:
- कार्यों के शीर्षक स्पष्ट होने चाहिए;
- तारीखें वर्तमान योजना के अनुरूप होनी चाहिए;
- पूर्ण, वर्तमान और भविष्य के चरण एक दूसरे के विपरीत नहीं होने चाहिए;
- शेड्यूल में आंतरिक या ड्राफ्ट भाषा नहीं होनी चाहिए जिसका ग्राहक द्वारा गलत अर्थ निकाला जा सके।
यदि समय सीमा बदल गई है, तो पहले योजना को 101 में अपडेट करें और उसके बाद ही लिंक भेजें। इस तरह, ग्राहक पुराने स्क्रीनशॉट के बजाय वर्तमान चार्ट खोलेगा।
4. इसे सार्वजनिक करें
गैंट चार्ट अनुभाग में, प्रकाशित करें पर क्लिक करें। शेयर गैंट चार्ट विंडो खुलती है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, सार्वजनिक पहुंच अक्षम की जा सकती है। इस स्थिति में, लिंक और क्यूआर कोड नहीं दिखाया जाता है।
भेजने के लिए चार्ट तैयार करने के लिए, "सार्वजनिक पहुंच" स्विच चालू करें। एक बार सक्षम होने पर, 101 एक सार्वजनिक लिंक और क्यूआर कोड दिखाएगा।
खुलने पर, विंडो एक क्यूआर कोड, एक "कॉपी लिंक" बटन और एक "री-रिलीज़ लिंक" क्रिया दिखाती है। शेड्यूल की जांच करने के बाद ही पते की प्रतिलिपि बनाएं और सुनिश्चित करें कि आपने वांछित प्रोजेक्ट तक पहुंच खोल दी है।
5. ग्राहक को एक लिंक या क्यूआर कोड भेजें
"कॉपी लिंक" पर क्लिक करें और इसे सहमत चैनल में ग्राहक को भेजें: उदाहरण के लिए, कार्य चैट या ईमेल में। यदि आप किसी मीटिंग या साइट पर शेड्यूल पर चर्चा कर रहे हैं, तो ग्राहक अपने फोन कैमरे से क्यूआर कोड को स्कैन कर सकता है।
सार्वजनिक पृष्ठ देखने के लिए है। प्रकाशित शेड्यूल देखने के लिए ग्राहक को खाता बनाने और एप्लिकेशन में लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं है।
लिंक में संक्षिप्त विवरण जोड़ना उपयोगी है:
परियोजना के लिए वर्तमान काम का शेड्यूल यहां उपलब्ध है। नियोजित चरण और समय-सीमाएँ यहाँ दिखाई देती हैं। अपनी अगली कॉल से पहले, कृपया आगामी कार्यों की जाँच करें।
बिना संदर्भ के एक भी लिंक न भेजें. ग्राहक के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि कौन सा प्रोजेक्ट खुला है, योजना किस तारीख के लिए प्रासंगिक है और आप वास्तव में किस पर चर्चा करना चाहते हैं।
6. ग्राहक की नज़र से सार्वजनिक पृष्ठ की जाँच करें
सार्वजनिक लिंक पर क्लिक करने के बाद ग्राहक को परियोजना का गैंट चार्ट दिखाई देगा और वह बिना पंजीकरण के योजना का अध्ययन कर सकेगा। वह काम को एक टाइमलाइन पर देख सकेगा और चरणों के क्रम को समझ सकेगा।
सार्वजनिक रूप से देखने से ग्राहक कार्य खाते का सदस्य नहीं बन जाता है और उसे परियोजना के सभी अनुभागों तक पहुंच नहीं मिलती है। लेकिन शेड्यूल में काम के नाम और समय-सीमाएं शामिल हो सकती हैं, इसलिए प्रकाशन से पहले आपको यह जांचना होगा कि आप कौन सी जानकारी खोल रहे हैं।
कार्य की प्रगति को नियंत्रित करने के लिए, एक सरल प्रक्रिया पर सहमत होना सुविधाजनक है:
- समय-सीमा में निश्चित बदलाव के बाद ठेकेदार शेड्यूल को अपडेट करता है;
- ग्राहक उसी सार्वजनिक लिंक का उपयोग करके वर्तमान संस्करण को देखता है;
- पार्टियां अनुबंध में प्रदान किए गए चैनल में अलग-अलग विवादास्पद परिवर्तनों पर सहमत होती हैं;
- एक बार परियोजना पूरी हो जाने पर, सार्वजनिक पहुंच बंद कर दी जाती है।
7. एक्सेस बंद करें या लिंक पुनः जारी करें
शेयर गैंट विंडो दोबारा खोलें।
सार्वजनिक दृश्य को पूरी तरह से बंद करने के लिए, सार्वजनिक दृश्य स्विच को बंद करें। इसके बाद, प्रकाशित शेड्यूल अब सार्वजनिक मोड के माध्यम से उपलब्ध नहीं होगा।
यदि आपको एक नया लिंक प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो पुनः जारी लिंक क्रिया का उपयोग करें। पुनः जारी होने के बाद, नए लिंक को कॉपी करें और उन सदस्यों को भेजें जिन्हें अभी भी पहुंच की आवश्यकता है। सबमिट करने से पहले, नया लिंक स्वयं खोलना सुनिश्चित करें और जांच लें कि यह सही प्रोजेक्ट की ओर इशारा करता है।
बिना कारण के किसी लिंक को दोबारा जारी न करें: जिन सदस्यों ने पिछला पता बरकरार रखा है, वे संदर्भ का एक बिंदु खो देंगे और पुराने संदेश का उपयोग करना जारी रख सकते हैं। जब लिंक गलत प्राप्तकर्ता के पास चला गया हो या आपको देखने के दायरे को फिर से सीमित करने की आवश्यकता हो तो पुनः रिलीज़ का उपयोग करें।
8. लिंक भेजने से पहले अपना विवरण जांच लें
- आवश्यक प्रोजेक्ट लिंक में खुला है.
- अनुमान कार्य के लिए स्पष्ट शीर्षकों का उपयोग करता है।
- वॉल्यूम और समय सीमा सत्यापित कर ली गई है।
- चार्ट पर कोई ड्राफ्ट इवेंट नहीं हैं।
- ग्राहक समझता है कि योजना किस तारीख के लिए वैध है।
- संदेश सटीक रूप से इंगित करता है कि किस चीज़ पर ध्यान देने या सहमत होने की आवश्यकता है।
- जब इसकी आवश्यकता नहीं रह जाएगी तो सार्वजनिक पहुंच बंद कर दी जाएगी।
भेजने के बाद नहीं, बल्कि भेजने से पहले पहुंच अधिकारों की जांच करना बेहतर है। अपने खाते में लॉग इन किए बिना लिंक को एक अलग टैब में खोलें और सुनिश्चित करें कि ग्राहक वांछित शेड्यूल देख सके - और कुछ भी अतिरिक्त नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों
क्या ग्राहक को 101 पर पंजीकरण कराने की आवश्यकता है?
नहीं, एक सार्वजनिक लिंक और क्यूआर कोड आपको सेवा में पंजीकरण किए बिना प्रकाशित चार्ट देखने की अनुमति देता है।
क्या ग्राहक सार्वजनिक लिंक का उपयोग करके शेड्यूल बदल सकता है?
चार्ट देखने के लिए सार्वजनिक पृष्ठ का उपयोग किया जाता है। कार्य परिवर्तन प्रोजेक्ट प्रतिभागियों द्वारा मुख्य इंटरफ़ेस 101 में उनके एक्सेस अधिकारों के साथ किए जाते हैं।
यदि ग्राहक को अब पहुंच की आवश्यकता नहीं है तो क्या होगा?
चार्ट प्रकाशन सेटिंग खोलें और सार्वजनिक पहुंच बंद करें। यदि पहुंच को केवल प्राप्तकर्ताओं के नए समूह के लिए बनाए रखने की आवश्यकता है, तो लिंक को फिर से जारी करें और वांछित प्रतिभागियों को नया पता स्थानांतरित करें।
क्या कोई सार्वजनिक शेड्यूल समय-सीमा पर सहमति की जगह लेता है?
नहीं, शेड्यूल प्रतिभागियों को वर्तमान योजना देखने में मदद करता है, लेकिन कानूनी रूप से महत्वपूर्ण अनुमोदन की प्रक्रिया अनुबंध और पार्टियों द्वारा चुने गए संचार चैनलों द्वारा निर्धारित की जाती है।
ग्राहक को मौजूदा प्लान दिखाएं, पुराना स्क्रीनशॉट नहीं
मूल्य सूची आइटम से एक अनुमान बनाएं, मात्रा और समय सीमा इंगित करें, गैंट चार्ट पर योजना की जांच करें, और उसके बाद ही इसे सार्वजनिक पहुंच के लिए खोलें। ग्राहक को पंजीकरण के बिना एक स्पष्ट समयरेखा प्राप्त होगी, और ठेकेदार को काम की प्रगति की निगरानी के लिए एक एकल शेड्यूल प्राप्त होगा।
लिंक भेजने से पहले प्रोजेक्ट, तिथियों और अनुमतियों की दोबारा जांच करें। फिर लिंक को कॉपी करें या ग्राहक को क्यूआर कोड दिखाएं।