Pelanggan menanyakan apa yang telah dilakukan, tahap apa yang sedang berlangsung dan kapan pekerjaan berikutnya akan dimulai. Kontraktor mengirimkan tangkapan layar, tabel, atau pesan obrolan. Setelah beberapa hari, tenggat waktu berubah, sehingga peserta mempunyai versi rencana yang berbeda.
Di 101, Anda dapat mengumpulkan jadwal pengendalian kerja dari perkiraan dan membukanya kepada pelanggan melalui tautan publik. Pelanggan tidak perlu mendaftar di layanan: ia mengikuti tautan atau memindai kode QR dan melihat jadwal yang dipublikasikan. Jika akses tidak diperlukan lagi, dapat ditutup. Jika perlu, tautan tersebut dapat diterbitkan ulang.
Mari kita lihat keseluruhan jalurnya: buat perkiraan dari item daftar harga, periksa pekerjaan pada bagan Gantt dan kirimkan tautan kepada pelanggan untuk melihatnya.
Mengapa menunjukkan diagram Gantt kepada pelanggan?
Bagan Gantt memperlihatkan pekerjaan pada garis waktu. Hal ini memudahkan untuk memahami tidak hanya daftar tahapan, tetapi juga urutannya: kapan pekerjaan dimulai, berapa lama pekerjaan tersebut berlangsung, dan tugas apa yang dilakukan secara paralel.
Dengan menggunakan contoh proyek perkantoran, keseluruhan periode renovasi dan tahapan individu terlihat pada satu garis waktu: pembelian bahan, pengiriman peralatan, dan pemasangan furnitur. Manajer segera memperhatikan urutan pekerjaan, persimpangan dan keluarnya tahapan di luar tanggal penyelesaian yang direncanakan.
Bagi seorang manajer atau kontraktor, ini adalah jadwal kerja untuk memantau kemajuan pekerjaan. Bagi pelanggan ada jawaban yang jelas untuk tiga pertanyaan:
- apa yang direncanakan;
- pada tahap apa proyek tersebut;
- pekerjaan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Tautan publik tidak menggantikan kontrak, perjanjian resmi mengenai tenggat waktu, atau sertifikat penyelesaian pekerjaan. Ini memecahkan masalah lain: memberikan peserta satu versi rencana saat ini, bukan beberapa file dan tangkapan layar yang sudah ketinggalan zaman.
Jika Anda baru mengenal metode perencanaan ini, baca dulu: apa itu bagan Gantt dan bagaimana cara kerjanya?. Untuk proyek konstruksi, petunjuk menyiapkan jadwal kerja ini juga akan berguna.
Bagaimana cara membagikan bagan Gantt dengan pelanggan?
1. Buat perkiraan dari item daftar harga
Di 101, estimasi membentuk rencana pada bagan Gantt, sedangkan laporan membantu mencatat pekerjaan yang benar-benar selesai. Oleh karena itu, pertama-tama Anda perlu menyiapkan acara yang direncanakan - perkiraan proyek.
Buka proyek yang diinginkan dan buat perkiraan. Pilih item pengeluaran, lalu tambahkan item dari daftar harga. Lebih baik menggunakan judul pekerjaan yang sama dengan yang digunakan tim di lokasi: “Pembongkaran”, “Instalasi Listrik”, “Plesteran dinding”, “Pemasangan penutup lantai”. Hal ini akan memudahkan pelanggan dan kontraktor untuk membandingkan perkiraan, jadwal dan pekerjaan sebenarnya.
Untuk setiap item, tunjukkan volumenya. Periksa harga, penerima dan jumlah total. Tambahkan deskripsi perkiraan yang jelas: misalnya, “Pekerjaan kasar” atau “Perbaikan dan peralatan komprehensif”.
Tangkapan layar menunjukkan bahwa item daftar harga telah ditambahkan ke perkiraan. Volume dan biaya ditampilkan di bawah nama setiap item. Sebelum menyimpan, periksa apakah rencana tersebut berisi pekerjaan yang perlu ditampilkan pada grafik.
2. Tentukan tenggat waktu dan simpan perkiraan
Tetapkan tanggal atau periode perkiraan. Jika satu tahapan besar disertakan dalam satu perkiraan, tunjukkan durasi seluruh tahapan. Jika memerlukan jadwal yang detail, bagilah pekerjaan menjadi beberapa perkiraan dengan tanggal tersendiri.
Sebelum menyimpan, periksa:
- proyek yang tepat telah dipilih;
- item pengeluaran yang diperlukan ditunjukkan;
- menambahkan item dari daftar harga;
- volume terisi;
- batas waktu ditunjukkan;
- deskripsinya jelas tanpa penjelasan lebih lanjut.
Setelah disimpan, perkiraannya akan muncul di acara proyek dan di timeline. Tidak perlu mentransfer jabatan pekerjaan secara terpisah ke perencana lain.
Skenario terperinci untuk hubungan antara perkiraan dan garis waktu dibahas dalam materi "Bagan Gantt Online di aplikasi 101".
3. Periksa rencana pada diagram Gantt
Di kartu proyek, buka bagian “Bagan Gantt”. Perkiraan dan kejadian proyek terkait lainnya akan terlihat pada garis waktu. Gunakan tampilan garis waktu mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan untuk memastikan rencana Anda berada pada tingkat yang tepat.
Sebelum mengirimkannya ke pelanggan, lihatlah grafik melalui matanya:
- judul pekerjaan harus jelas;
- tanggal harus sesuai dengan rencana saat ini;
- tahapan yang telah selesai, saat ini dan yang akan datang tidak boleh saling bertentangan;
- Jadwal tidak boleh mengandung bahasa internal atau rancangan yang dapat disalahartikan oleh klien.
Jika tenggat waktu telah berubah, perbarui dulu rencana di 101 dan baru kemudian kirimkan tautannya. Dengan cara ini, pelanggan akan membuka grafik saat ini, bukan tangkapan layar lama.
4. Publikasikan
Di bagian Bagan Gantt, klik Publikasikan. Jendela Bagikan Bagan Gantt terbuka.
Secara default, akses publik mungkin dinonaktifkan. Dalam keadaan ini, tautan dan kode QR tidak ditampilkan.
Untuk menyiapkan bagan untuk dikirim, hidupkan sakelar “Akses publik”. Setelah diaktifkan, 101 akan menampilkan tautan publik dan kode QR.
Saat terbuka, jendela menampilkan kode QR, tombol “Salin tautan”, dan tindakan “Terbitkan ulang tautan”. Salin alamatnya hanya setelah Anda memeriksa jadwal dan yakin bahwa Anda telah membuka akses ke proyek yang diinginkan.
5. Kirim tautan atau kode QR ke pelanggan
Klik “Salin tautan” dan kirimkan ke pelanggan melalui saluran yang disepakati: misalnya, dalam obrolan kantor atau email. Jika Anda mendiskusikan jadwal di rapat atau lokasi, pelanggan dapat memindai kode QR dengan kamera ponselnya.
Halaman publik dimaksudkan untuk dilihat. Pelanggan tidak perlu membuat akun dan login ke aplikasi untuk melihat jadwal yang dipublikasikan.
Berguna untuk menambahkan penjelasan singkat ke tautan:
Jadwal kerja proyek saat ini tersedia di sini. Tahapan dan tenggat waktu yang direncanakan dapat dilihat di sini. Sebelum panggilan Anda berikutnya, harap periksa pekerjaan yang akan datang.
Jangan mengirimkan satu tautan tanpa konteks. Penting bagi pelanggan untuk memahami proyek mana yang dibuka, tanggal berapa rencana tersebut relevan, dan apa sebenarnya yang ingin Anda diskusikan.
6. Periksa halaman publik melalui sudut pandang pelanggan
Setelah mengklik tautan publik, pelanggan akan melihat bagan Gantt proyek dan dapat mempelajari rencana tersebut tanpa registrasi. Dia akan dapat melihat pekerjaan dalam garis waktu dan memahami urutan tahapannya.
Tampilan publik tidak mengubah pelanggan menjadi anggota akun kerja dan tidak memberinya akses ke semua bagian proyek. Namun jadwalnya sendiri mungkin berisi nama dan tenggat waktu pekerjaan, jadi sebelum dipublikasikan Anda tetap perlu mengecek informasi apa yang Anda buka.
Untuk mengontrol kemajuan pekerjaan, akan lebih mudah untuk menyetujui prosedur sederhana:
- kontraktor memperbarui jadwal setelah ada perubahan tenggat waktu yang dikonfirmasi;
- pelanggan melihat versi saat ini menggunakan tautan publik yang sama;
- para pihak menyepakati perubahan kontroversial secara terpisah dalam saluran yang ditentukan dalam kontrak;
- Setelah proyek selesai, akses publik ditutup.
7. Tutup akses atau terbitkan ulang tautan tersebut
Buka lagi jendela Bagikan Gantt.
Untuk menutup tampilan publik sepenuhnya, matikan sakelar Tampilan Publik. Setelah ini, jadwal yang dipublikasikan tidak lagi tersedia melalui mode publik.
Jika Anda perlu mendapatkan tautan baru, gunakan tindakan Penerbitan Ulang Tautan. Setelah diterbitkan ulang, salin tautan baru dan kirimkan ke anggota yang masih memerlukan akses. Sebelum mengirimkan, pastikan untuk membuka sendiri tautan baru dan periksa apakah tautan tersebut mengarah ke proyek yang tepat.
Jangan menerbitkan ulang tautan tanpa alasan: Anggota yang menyimpan alamat sebelumnya akan kehilangan satu titik referensi dan mungkin terus menggunakan pesan yang sudah ketinggalan zaman. Terbitkan ulang ketika tautan masuk ke penerima yang salah atau Anda perlu membatasi ulang lingkaran penayangan.
8. Periksa detail Anda sebelum mengirimkan tautan
- Proyek yang diperlukan terbuka di tautan.
- Estimasinya menggunakan judul pekerjaan yang jelas.
- Volume dan tenggat waktu telah diverifikasi.
- Tidak ada draf peristiwa pada grafik.
- Pelanggan memahami tanggal berapa rencana tersebut berlaku.
- Pesan tersebut menunjukkan dengan tepat apa yang perlu diperhatikan atau disepakati.
- Akses publik akan ditutup bila sudah tidak diperlukan lagi.
Sebaiknya periksa hak akses bukan setelah pengiriman, tetapi sebelum pengiriman. Buka tautan di tab terpisah tanpa masuk ke akun Anda dan pastikan pelanggan melihat jadwal yang diinginkan - dan tidak ada tambahan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah pelanggan perlu mendaftar ke 101?
Tidak. Tautan publik dan kode QR memungkinkan Anda melihat grafik yang diterbitkan tanpa mendaftar di layanan.
Bisakah pelanggan mengubah jadwal menggunakan tautan publik?
Halaman publik digunakan untuk melihat grafik. Perubahan pekerjaan dilakukan oleh peserta proyek di antarmuka utama 101 dengan hak akses mereka.
Bagaimana jika pelanggan tidak lagi membutuhkan akses?
Buka pengaturan penerbitan grafik dan matikan akses publik. Jika akses hanya perlu dipertahankan untuk sekelompok penerima baru, terbitkan ulang tautan dan transfer alamat baru ke peserta yang diinginkan.
Apakah jadwal publik menggantikan kesepakatan tenggat waktu?
Tidak. Jadwal membantu peserta melihat rencana saat ini, namun prosedur persetujuan signifikan secara hukum ditentukan oleh kontrak dan saluran komunikasi yang dipilih oleh para pihak.
Tunjukkan kepada pelanggan rencana saat ini, bukan tangkapan layar lama
Buat perkiraan dari item daftar harga, tunjukkan volume dan tenggat waktu, periksa rencana di bagan Gantt, dan baru kemudian buka untuk akses publik. Pelanggan akan menerima jadwal yang jelas tanpa registrasi, dan kontraktor akan menerima satu jadwal untuk memantau kemajuan pekerjaan.
Periksa kembali proyek, tanggal, dan izin sebelum mengirimkan tautan. Kemudian salin tautan tersebut atau tunjukkan kode QR kepada pelanggan.