Учёт лидов в 101: «Воронки»

«У нас лиды в WhatsApp, КП в почте, замеры в заметках, кто кому обещал перезвонить — в голове». Это не драматизация, это стандартная картина в ремонтах и стройке, когда поток обращений вырос, а учёта клиентов до сих пор нет.

Программа учёта клиентов онлайн решает одну задачу: каждое обращение становится записью в системе и дальше движется по понятному маршруту до договора. В веб-версии Приложения 101 за это отвечает полноценный учёт лидов в функции «Сделки»: можно собрать обращения в одном месте, создавать любые фильтры, добавлять контрагентов, работать с учёток разных сотрудников и вести учёт сделок.

Ниже — практичная логика, как выстроить такой учёт без «долгого внедрения», чтобы уже на первой неделе снизить потери и навести порядок в работе отдела продаж.

Зачем нужна программа учёта клиентов онлайн?

Онлайн-учёт клиентов нужен, когда обращений стало больше, чем помещается в один чат и один календарь. В этот момент теряются не «клиенты» в целом, а конкретные действия: не перезвонили, не отправили КП, не уточнили адрес, не договорились о замере.

В строительстве и ремонтах цикл сделки длинный. Между «сколько стоит ремонт» и договором может пройти месяц. Если в этот период контакт живёт в переписке у одного человека, компания зависит от памяти и дисциплины одного человека.

Нормальная программа учёта клиентов онлайн делает две вещи: фиксирует вход и заставляет двигать лид дальше. По смыслу это зона CRM: CRM-система структурирует работу с лидами на разных стадиях и помогает не потерять потенциального заказчика, когда обращений много.

• Собирает лиды из разных каналов в одном месте
• Показывает статус по каждому обращению и следующий шаг
• Разделяет ответственность между сотрудниками
• Даёт быстрый поиск и фильтры, чтобы разбирать очередь без хаоса

Лид и воронка: что считать в ремонтах и стройке?

Лид — это первичное обращение, где ещё нет договорённостей по объёму, срокам и цене. Часть лидов отвалится быстро: не твой чек, не твой район, не твой формат работ. Это нормально, если отказ зафиксирован и понятна причина.

Воронка — это лид, у которого появилась ясная следующая точка: замер назначен, КП отправлено, встреча проведена, договор в согласовании. Проще мыслить так: сделка — это лид, который уже находится в воронке с шагами и ответственным.

Почему это важно разделять. Когда в учёте смешаны «просто спросили» и «ждём подписания», руководитель видит шум вместо картины. Управлять сложно, прогнозировать сложно, обучать менеджеров сложно.

«Воронки» в веб-версии 101: как выглядит учёт лидов

В веб-версии Приложения 101 учёт лидов вынесен в отдельную функцию «Воронки». Это рабочее место для отдела продаж, где обращения живут в системе, а не в личных сообщениях сотрудников.

Внутри «Воронок» удобно держать единый поток: лиды, сделки, текущие статусы, ответственные. Плюс важная вещь для реальной команды: можно работать с учёток разных сотрудников и видеть общий процесс, когда лиды распределены между менеджерами.

По опыту, этот переход ощущается сразу. Вчера менеджер искал переписку по фамилии и листал чаты. Сегодня он открывает «Сделки» и разбирает очередь по фильтру «сегодня перезвонить», «ожидают КП», «назначить замер».

Фильтры: как за минуту находить нужные лиды?

Фильтры — это инструмент, который превращает список обращений в понятную работу на день. В «Сделках» можно создавать любые фильтры под свои правила: по ответственному, этапу, источнику, дате последнего касания — под то, как устроены продажи в компании.

Логика фильтрации в 101 знакома пользователям по учёту и контролю: в приложении можно применять фильтры, сочетать тип события и поисковый запрос, чтобы видеть нужный срез данных.

Управленческий смысл фильтров простой: один фильтр — один управляемый кусок рутины. Утром менеджер открывает фильтр «перезвонить», днём — «отправить КП», вечером — «дожать до замера». Руководитель открывает фильтр «без ответа 24 часа» и сразу видит, где проваливается скорость обработки обращений.

Контрагенты и команда: как разделить ответственность?

Учёт лидов быстро упирается в базу: контакты, кто этот человек, с каким объектом связан, кто ведёт коммуникацию. В 101 для этого есть раздел «Контрагенты» и понятная модель ролей. В документации 101 этот раздел выделен отдельно: категории контрагентов, доступы, что могут видеть участники, как редактировать и удалять.

Добавлять контрагентов можно вручную, а дальше использовать их в процессах. В инструкции показан сценарий добавления нового контрагента (для сотрудников, поставщиков, подрядчиков) с понятной последовательностью действий.

Кейс из практики. В компании два менеджера: один закрывает первичные обращения и замеры, второй ведёт согласование договора. Пока учёт был в таблице, они постоянно перекидывали друг другу «кто кому писал» и дублировали вопросы клиенту. Когда лиды стали жить в «Сделках» и появились контрагенты, передача стала технической: видно, кто ответственный, на каком этапе сделка, что уже обсуждали.

Если хочется увидеть, как это выглядит в реальной веб-версии на твоих сценариях (лиды из мессенджеров, несколько менеджеров, разные типы работ), проще разобрать на демонстрации.

Минимальная настройка на неделю: чтобы система начала работать

Секрет внедрения один: не пытайся сразу «построить идеальную CRM». Достаточно настроить базовую дисциплину и держать её семь дней. В конце недели появится материал для управленческих решений: конверсия по этапам, скорость реакции, загрузка менеджеров.

Ниже — минимальный план, который даёт результат даже в небольшой команде.

1. Опиши 5–7 этапов воронки, которые реально есть в компании (заявка → квалификация → замер → КП → согласование → договор).
2. Задай правило «одно обращение = одна запись в сделках». Без исключений.
3. Добавь обязательные поля, без которых менеджер не двигает лид дальше: источник, контакт, следующий шаг, дата следующего касания.
4. Раздели ответственность: кто принимает вход, кто доводит до договора. Внутри «Сделок» это закрепляется через учётки сотрудников.
5. Собери 3–4 рабочих фильтра: «сегодня связаться», «ожидают КП», «без ответа 24 часа», «на согласовании».
6. Введи короткий вечерний разбор: что сдвинуто, что застряло, по каким причинам лиды закрыты.

Дальше можно «привязать» продажи к цифрам. Когда учёт в 101 ведётся стабильно, подключается аналитика: в PRO+ есть расширенная аналитика, в том числе в личном кабинете веб-версии, чтобы видеть движение денег и состояние дел по компании.

Частые ошибки в учёте лидов и сделок

Ошибки почти всегда организационные. Инструмент есть, лиды всё равно теряются, потому что нет правил и контроля. В блоге 101 это описано приземлённо: лид «пропадает», когда обращение оседает в мессенджере, на звонок не ответили, контакт не довели до следующего шага.

• Нет обязательного следующего шага: менеджер ответил на вопрос и закрыл чат.
• Нет единого места фиксации: часть лидов в личных сообщениях, часть в таблице, часть в голове.
• Не назначен ответственный: «кто первый увидел, тот и ведёт».
• Нет правил по источникам: потом невозможно понять, какие лиды окупаются.
• Руководитель не смотрит воронку ежедневно: система превращается в «ещё одну обязанность» для менеджеров.

Что почитать в блоге 101 по теме

Чтобы усилить учёт лидов и сделать воронку предсказуемой, пригодятся эти материалы:

• Воронка продаж: как не упустить заказчика на одном из этапов сделки — про этапы и поиск узких мест.
• Почему в отделе продаж теряются лиды и как это исправить — про причины потерь и управленческие шаги.
• Как правильно сохранять контакты в телефоне — чтобы база не развалилась на дублях и хаотичных именах.
• Как настроить систему бизнес-аналитики в строительной компании — как связывать продажи с цифрами и маржинальностью.

Если цель — выбрать и внедрить программу учёта клиентов онлайн без лишней сложности, начни с «Сделок» в веб-версии Приложения 101: единый список лидов, фильтры под твою воронку, контрагенты и командная работа через учётки. Дальше появится статистика, которую уже можно улучшать, не споря о том, «как вроде было».