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¿Qué es el fondo de reserva de una empresa?
Un fondo de reserva es una hucha en la que la empresa aparta una parte de sus beneficios. Puede ahorrar para un objetivo concreto, como ampliar la empresa u organizar un evento para el personal, o reservar periódicamente una pequeña parte de los beneficios para tiempos difíciles.
Contar con un fondo de reserva, o incluso varios fondos, favorece el desarrollo de la empresa. Sin ahorros resulta más difícil crecer, pagar los salarios durante una crisis y cubrir los gastos cuando no hay beneficios.
Puede considerar los fondos de reserva una inversión en el bienestar futuro de la empresa. En una crisis pueden convertirse en un colchón de seguridad que ayude al negocio a sobrevivir.
El objetivo de un fondo de reserva
El fondo de reserva de una empresa tiene un objetivo principal: servir de plan B ante una crisis, un saldo negativo en la cuenta u otros problemas del negocio. La importancia de este dinero radica en que está disponible, y su mera existencia tranquiliza al propietario. La empresa también puede tener fondos separados para distintos objetivos.
Una empresa puede mantener ahorros separados para varias finalidades:
1. Ampliar la empresa
Para abrir una nueva sucursal, comprar equipos o asumir muchos más proyectos, se necesitan recursos para organizar los procesos, contratar personal y trabajar durante un tiempo sin beneficios o incluso con pérdidas.
2. Mejorar los procesos internos
Empiece a ahorrar para formación, para incorporar nuevos servicios al trabajo de la empresa o para asistir a conferencias. Es importante que el equipo vea oportunidades de desarrollo, además de ganar dinero en el presente.
3. Pagar los salarios del personal
Los salarios pueden pagarse con un fondo separado. Es útil cuando hay empleados con un sueldo fijo que no depende de la facturación de la empresa.
4. Pagar impuestos
Ahorrar para los impuestos permite prepararse con antelación para pagos elevados. En el contexto ruso del artículo original, esto incluye, por ejemplo, los pagos al Servicio Federal de Impuestos (FNS). Otros países tienen sus propias normas y autoridades tributarias.
¿Cuánto conviene ahorrar en un fondo de reserva?
Para planificar, puede tomar como referencia los gastos de la empresa durante seis meses de actividad sin ingresos adicionales de dinero. Es un ejemplo de objetivo para la reserva, no una cantidad obligatoria para cualquier negocio: tenga en cuenta sus pagos fijos, la estacionalidad y los riesgos.
Por ejemplo, si su empresa necesita 700.000 rublos al mes para funcionar, incluidos salarios, alquiler, servicios e impuestos, con un objetivo de seis meses deberá acumular gradualmente 4.200.000 rublos: 700.000 × 6. Es un ejemplo en rublos procedente del original ruso, sin conversión a otra moneda.
Por supuesto, no todas las empresas pueden permitirse mantener en una cuenta una cantidad equivalente a los gastos de medio año. Muchas deciden que sería más eficaz invertir el dinero en el negocio:
- en su expansión;
- en nuevos equipos;
- en formación y cursos;
- en una nueva oficina;
- en servicios de especialistas, como abogados, consultores empresariales y profesionales de supervisión de obras.
Esa decisión también puede ser acertada. Sin embargo, renunciar por completo al ahorro para tiempos difíciles resulta arriesgado. La pandemia de COVID-19 y las perturbaciones económicas de 2022 demostraron lo rápido que pueden cambiar las condiciones de trabajo. El negocio debe estar preparado para etapas complicadas, aunque en ese momento parezca que todo está bajo control y que no surgirán problemas.
¿En qué puede gastarse el dinero del fondo de reserva?
Dado el objetivo principal del fondo, conviene evitar gastar ese dinero salvo que exista una necesidad urgente. Cada empresario define qué significa esa necesidad en su caso. Por ejemplo, puede tratarse de perder un juicio contra un cliente, sufrir un déficit considerable o afrontar una crisis.
¿Cómo crear un fondo de reserva?
Este es un proceso para crear un fondo de reserva si está empezando en el mundo empresarial o simplemente quiere poner en orden las finanzas:
1. Determinar la cantidad necesaria
Tener en la cuenta una cantidad equivalente a seis meses de gastos sería útil para cualquier negocio. Pero quizá convenga dividir este objetivo en pasos más pequeños: por ejemplo, ahorrar primero para un par de meses de actividad sin interrupciones.
2. Determinar cuánto ahorrará cada mes para alcanzar el objetivo
Recomendamos elegir un porcentaje asumible para no tener que recurrir después a los ahorros porque falte dinero para pagar los salarios. La aplicación 101 ofrece un registro de ingresos y gastos y un Fondo de la empresa. Esto ayuda a ver los movimientos de dinero; defina por separado cómo reponer la reserva y cómo participará el equipo directivo.
Descargue la aplicación mediante este enlace y compruebe las funciones actuales en la página de tarifas. Elija las condiciones que se ajusten a las necesidades de su empresa.
3. Hacer aportaciones al fondo
Reponga el fondo periódicamente según la regla que haya elegido, cuando el flujo de caja lo permita sin comprometer los pagos obligatorios. Si hay una falta de liquidez, revise la cantidad y el plazo de ahorro.
4. Elegir dónde guardar el dinero
Elija una forma de guardar el dinero que tenga en cuenta tanto su seguridad como su disponibilidad. Por ejemplo, antes de colocarlo en un depósito, compruebe las condiciones de retirada, las posibles restricciones y los riesgos: la reserva debe seguir disponible cuando la necesite.
Lo principal es empezar. Dé el primer paso para poner en orden las finanzas de su empresa. Descargue la aplicación 101 para facilitar la contabilidad de gestión y el control financiero.
