تندرج إمكانية إعداد تقديرات التكاليف في 101 ضمن الأدوات الأساسية المجانية. يمكنكم إعداد حساب للأعمال والكميات والأسعار في متصفح الكمبيوتر أو الهاتف، ثم التحقق من الإجمالي ومناقشته مع العميل. قبل البدء، اجمعوا البيانات الأولية: قائمة الأعمال، والكميات المقاسة، والأسعار الحالية.
نتناول فيما يلي تجهيز البيانات، وإنشاء تقدير تكاليف مجاني، والتحقق من الحساب المحفوظ، والاتفاق على المستند. ونتطرق بصورة منفصلة إلى قائمة الأسعار، والبنود المدخلة يدويًا، والميزات الإضافية للخدمة.
المحتويات:
لماذا تحتاجون إلى تقدير تكاليف مجاني؟
يساعد تقدير التكاليف البنّاء ومتخصص التشطيبات والعميل على الاتفاق على نطاق الأعمال وقيمتها قبل البدء فيها. وفي 101، يتاح إعداد تقديرات التكاليف مجانًا للحسابات اللاحقة أيضًا. للبدء، سجّلوا الدخول إلى حسابكم وتحققوا من الشركة المحددة.
ما المتاح مجانًا في 101؟
يتيح إعداد تقدير التكاليف مجانًا تجهيز الحساب ومناقشة حجم الأعمال مع العميل. تحقّقوا بصورة منفصلة من شروط استخدام أدوات 101 الأخرى: فتقدير التكاليف المجاني لا يعني في حد ذاته إتاحة جميع وظائف الخدمة.
يمثل تقدير التكاليف في 101 حدثًا يتضمن حسابًا أوليًا لمرحلة واحدة أو لجزء من الأعمال. وهو يساعد على تقدير القيمة المستقبلية والاتفاق على الكميات. ولا يعني الحساب نفسه أن العمل قد نُفّذ أو أن الدفع قد تم. بعد الاتفاق، تواصلون إدارة المشروع وتسجيل المصروفات الفعلية والمبالغ الواردة والتقارير.
يُقصد بالكمبيوتر والهاتف في هذه المقالة إصدار الويب من 101 المفتوح في المتصفح. وقد تختلف القوائم في تطبيقات iOS وAndroid المثبّتة على الأجهزة. يوضح دليل إصدار الويب من 101 (باللغة الروسية) كيفية فتح الخدمة والتحقق من الحساب واختيار الشركة. تظهر نصوص الواجهة في لقطات الشاشة باللغة الروسية؛ وترد التسميات المقتبسة أدناه مع توضيح معناها بالعربية.
تتناول مقالة «تطبيق لحساب تقدير التكاليف مباشرة من الهاتف» مثالًا على إعداد الحساب من الهاتف. قارنوا طريقة العمل المقترحة بسيناريو عملكم، وتحققوا من المستند النهائي قبل تسليمه إلى العميل.
كيف تُعدّون تقديرًا للتكاليف وتتحققون من النتيجة؟
يصبح إعداد الحسابات اللاحقة أكثر سهولة عندما تكون أسماء الأعمال ووحداتها وأسعارها منظّمة مسبقًا. يمكنكم استخدام البنود المعدّة مسبقًا أساسًا للحساب، والتحقق من الكميات لكل موقع جديد. وإذا كانت البيانات الأولية لا تزال محفوظة في جداول، فقد تفيدكم مقالة «كيفية إجراء الحسابات في Excel» (باللغة الروسية).
قسّموا التحضير إلى سبع خطوات. تعتمد طرق إضافة البنود والإجراءات المتاحة على دوركم وإعدادات المشروع. استُخدم على الكمبيوتر والهاتف تقديران تدريبيان افتراضيان منفصلان. ويعرض كل مثال إدخال البنود، وحفظ التقدير، وإعادة التحقق من الحساب.
1. افتحوا إصدار الويب من 101 وسجّلوا الدخول إلى حسابكم. تحقّقوا من الشركة ومن صلاحية الوصول إلى المشروع المطلوب. إذا لم يظهر المشروع، فاستوضحوا الصلاحيات الممنوحة لكم.
2. جهّزوا البنود والأسعار. استيراد قائمة الأسعار اختياري: فعندما يكون الإدخال اليدوي متاحًا، يمكنكم البدء بأعمال منفردة. وإذا كانت لديكم قائمة أسعار خاصة بكم في Excel، فاستخدموا دليل استيراد قائمة الأسعار (باللغة الروسية). يوفّر الدليل قالب XLSX فارغًا لتعبئته والتحقق من بنيته. أما قائمة الأسعار الجاهزة والمعبّأة مسبقًا فهي منتج منفصل يُشترى. وإذا كانت لديكم صلاحية الوصول إليه، فراجعوا دليل الحصول على قائمة الأسعار الجاهزة (باللغة الروسية). قبل الاستخدام، تحقّقوا من بنودها وأسعارها وعدّلوها بما يناسبكم. لا يتطلب إدخال البنود يدويًا شراء قائمة أسعار جاهزة.
3. ابدؤوا إنشاء حدث واختاروا «Смета» (تقدير التكاليف). خصّصوا كل حساب لمرحلة منفصلة أو لجزء من الأعمال، حتى تتمكنوا لاحقًا من التحقق من محتواه والاتفاق عليه مع المشاركين المسؤولين.
4. حدّدوا المشروع وفئة المصروفات، وأدخلوا الوصف وحدّدوا المشاركين. اكتبوا اسم المرحلة في الوصف. تحدّد فئة المصروفات نوع التكلفة، مثل الأعمال أو المواد. ثم انتقلوا إلى البنود.
5. اختاروا البنود من قائمة أسعار متاحة، أو أضيفوا صفوفًا يدويًا إذا كانت إعدادات فئة المصروفات وصلاحياتكم تسمح بذلك. وإذا استخدمتم خاصية إدراج البنود بمساعدة الذكاء الاصطناعي المتاحة لكم، فقارنوا النتيجة بالمصدر. لا تعتبروا الصفوف المنقولة تلقائيًا حسابًا مكتملًا تم التحقق منه.
6. تحقّقوا من كمية كل بند ووحدة قياسه وسعره وتكلفته وإجماليه. على الكمبيوتر، احفظوا البنود باستخدام «Сохранить» (حفظ). وفي متصفح الهاتف، احفظوا البند الجديد باستخدام «Сохранить» (حفظ)، ثم أنهوا العمل على قائمة البنود باستخدام «Готово» (تم). بعد العودة إلى النموذج الرئيسي لتقدير التكاليف، تحقّقوا من الحقول المتبقية واضغطوا على زرّه المنفصل «Сохранить» (حفظ). أعيدوا فتح تقدير التكاليف نفسه وقارنوا بنوده ومبالغه وحالته بالحساب. تحقّقوا أيضًا من حقل الإجمالي في النموذج، فقد يختلف عن مجموع البنود. يؤكد المشارك المخوّل تقدير التكاليف بإجراء منفصل. في المثال التدريبي، 20 م² × 250 = 5 000، بينما تبلغ التكلفة 20 م² × 150 = 3 000؛ والفرق هو 2 000. وهذا فرق بين مبالغ محسوبة، وليس أموالًا مستلمة أو صافي ربح.
7. في تقدير التكاليف المحفوظ، اضغطوا على «Поделиться» (مشاركة) واختاروا PDF أو Excel لإعداد مستند للاتفاق عليه.
تجدون تحليلًا إضافيًا للحساب في مقالة «اختبار أداة إعداد تقديرات التكاليف في 101» (باللغة الروسية). تعاملوا معها بوصفها مثالًا منفصلًا، وقارنوا الإجراءات المذكورة بالواجهة المتاحة لكم.
ما الذي ينبغي التحقق منه في قائمة الأسعار والكميات؟
قد تغيّر الأخطاء في البيانات الأولية نتيجة تقدير التكاليف. تحقّقوا من عدم وجود بنود مكررة، أو وحدات مختلفة للعمل نفسه، أو أسعار قديمة، أو كميات أُدخلت من دون قياس. ومن الأفضل تصحيح هذه الاختلافات قبل مناقشة الإجمالي مع العميل.
تحقّقوا من ثلاث مجموعات من البيانات. أولًا، رتّبوا الأعمال ضمن مراحل واضحة لتسهيل العثور على البنود المطلوبة. ثانيًا، استخدموا وحدات لا تحتمل اللبس: المتر المربع، أو المتر الطولي، أو القطعة، أو الخدمة. ثالثًا، افصلوا الأعمال عن المواد حتى يفهم العميل مكونات الحساب. تنظيم البيانات حسب المراحل توصية للتحضير، ولا يجعل استيراد قائمة الأسعار إلزاميًا.
إذا لم تكن لديكم قائمة أسعار بعد، فابدؤوا بقائمة الأعمال ووحداتها وأسعاركم الخاصة التي تحقّقتم منها. تساعدكم مقالة «دليل مفصّل لإعداد تقدير التكاليف» (باللغة الروسية) على تخطيط بنية الحساب والبيانات الواردة في رأس المستند.
كيف تُعدّون ملف PDF وتتفقون على تقدير التكاليف؟
جهّزوا للاتفاق مستندًا يسهل على العميل قراءته. يحافظ PDF على تنسيق الحساب عند نقل الملف. بعد اختيار الصيغة، افتحوا الملف الناتج وتحقّقوا من بياناته وبنوده ومبالغه. وقبل الإرسال، تأكدوا من أنكم ترسلون الإصدار الحالي. إذا احتجتم إلى مستند واحد لعدة مراحل، فاستخدموا دليل تقدير التكاليف المجمّع (باللغة الروسية). جهّزوا له تقديرات التكاليف المؤكدة المطلوبة. وفي المستند المجمّع، تحقّقوا من الحسابات المدرجة وأقسام المستند والإجمالي.
اتفقوا مسبقًا على آلية التعديلات وحدّدوا من يجمع الملاحظات. وإذا وردت التغييرات على دفعات، فميّزوا إصدارات تقدير التكاليف. مثلًا: «نراجع الإصدار 2 المؤرخ في 17 يونيو» أو «في الإصدار 3 حذفنا التدفئة تحت الأرضية وأضفنا عزل الصوت». وعند الإرسال، وضّحوا أي مستند هو الإصدار الحالي.
بعد الاتفاق على تقدير التكاليف، واصلوا تسجيل بيانات المشروع: المصروفات، والمبالغ الواردة، والدفعات المقدّمة، والمشتريات، والتقارير الخاصة بالعميل. توضّح مقالة «خمس وظائف في 101 لمراقبة المشاريع والشؤون المالية» كيفية الربط بين بيانات المشاريع والمصروفات والمقارنة بين المخطط والفعلي.
إذا كان هناك أكثر من مشارك يُعدّ حسابات لأقسام مختلفة، فوزّعوا أجزاء العمل بينهم وتحقّقوا من صلاحية الوصول إلى البيانات. تتناول مقالة «نظام جديد للعمل على تقديرات التكاليف عبر 101» (باللغة الروسية) أسلوب العمل بتقديرات منفصلة ومستند مجمّع. وقبل إعداد الحساب المجمّع، راجعوا تقديرات التكاليف المدرجة واستبعدوا البنود المكررة.
يمكنكم خلال العرض التوضيحي لـ101 مناقشة سير عملكم: إعداد تقديرات التكاليف، والاتفاق عليها، ثم متابعة سجلات المشروع. جهّزوا مثالًا للأعمال، والبيانات الأولية، والأسئلة المتعلقة بالإجراءات المتاحة لفريقكم.
ما الذي ينبغي التحقق منه في خطة الاشتراك إلى جانب تقديرات التكاليف المجانية؟
إعداد تقديرات التكاليف اللاحقة مشمول أيضًا ضمن الأدوات الأساسية المجانية في 101. قيّموا حاجتكم إلى الاشتراك وفق الإجراءات الأخرى التي تحتاج إليها الشركة وشروط الخدمة الحالية.
تحقّقوا من الميزات والقيود داخل حسابكم. يوضح دليل التحقق من خطة الاشتراك (باللغة الروسية) أين تجدون الخطة الحالية وكيف تقارنون الميزات المتاحة.
إذا كنتم تفكّرون في PRO+، فقارنوا أدواته الإضافية بمهام الشركة. تحقّقوا بصورة منفصلة من خطة الاشتراك ومن الصلاحيات في الشركة أو المشروع: فالاشتراك وحده لا يمنحكم صلاحية الوصول إلى بيانات الآخرين.
تساعدكم مقالة «برنامج مجاني لإعداد تقديرات التكاليف عبر الإنترنت» على اختيار الطريقة المناسبة لإعداد الحساب.
