काम की लागत निकालने का सॉफ़्टवेयर चुनते समय देखें कि आपको किन चीज़ों को जोड़ना है। इनमें काम की मात्राएँ, दरें, हर चरण के लागत अनुमान और ग्राहक से सहमति लेने की प्रक्रिया शामिल हैं। किसी वास्तविक काम पर सॉफ़्टवेयर आज़माकर देखें कि वह आपके नियमों के अनुसार हर मद की रकम निकालता है और आप कुल रकम जाँचकर ग्राहक को भेज सकते हैं।
- सॉफ़्टवेयर क्या गणना करता है
- Excel से दूसरे सॉफ़्टवेयर पर कब जाएँ
- कौन-सी सुविधाएँ जाँचें
- 101 में काम की लागत कैसे निकालें
- दर सूची और मार्कअप कैसे तय करें
- टीम में काम कैसे बाँटें
- सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करना कहाँ से शुरू करें
- और क्या पढ़ें
सॉफ़्टवेयर क्या गणना करता है
लागत अनुमान तैयार करने वाला व्यक्ति काम की सूची, माप की इकाइयाँ, मात्राएँ और दरें दर्ज करता है। सॉफ़्टवेयर हर मद की मात्रा को उसकी दर से गुणा करता है और सभी मदों की रकम जोड़ता है। ग्राहक को लागत अनुमान में प्रस्तावित कीमत दिखती है। वास्तविक लागत और मुनाफ़े की जाँच अलग से करें। इसके लिए पूरे हुए कामों और खरीद के रिकॉर्ड देखें। भुगतान का हिसाब अलग रखें।
मानकों के आधार पर लागत निकालने के लिए ऐसे अनुमान सॉफ़्टवेयर उपयोगी हैं जिनमें मानक दरों के डेटाबेस हों। व्यावसायिक लागत अनुमानों के लिए अपनी दर सूचियाँ इस्तेमाल करने की सुविधा देने वाले सॉफ़्टवेयर उपयोगी हैं। अगर आपको काम, सामग्री और पैसों की रिपोर्ट भी चाहिए, तो प्रबंधन लेखांकन की सुविधाएँ जाँचें।
Excel से दूसरे सॉफ़्टवेयर पर कब जाएँ
छोटे अनुमान के लिए स्प्रेडशीट काफ़ी है, अगर टीम फ़ॉर्मूले जाँचती है और एक ही संस्करण में काम करती है। कई साइटों पर काम करते समय अगर फ़ाइलों, दरों या मात्राओं में अंतर आने लगे, तो लागत अनुमानों को उनके प्रोजेक्ट और चरणों से एक ही सिस्टम में जोड़ें। इससे ज़िम्मेदार व्यक्ति सही अनुमान खोलकर भेजने से पहले उसकी स्थिति जाँच सकेगा।
कौन-सी सुविधाएँ जाँचें
- दर सूची और माप की इकाइयाँ। आम तौर पर किए जाने वाले कुछ काम जोड़ें। देखें कि मात्राएँ और दरें माप की एक ही इकाई में दर्ज हैं।
- लागत और ग्राहक के लिए कीमत। जाँचें कि दोनों आँकड़े कैसे दर्ज होते हैं, उन्हें कौन देख सकता है और कुल रकम कैसे निकलती है।
- मदों का दोबारा इस्तेमाल और पहुँच। देखें कि क्या पहले से तैयार मदें दोबारा इस्तेमाल कर सकते हैं और कर्मचारियों को सिर्फ़ उन अनुमानों की पहुँच दे सकते हैं जिनकी उन्हें ज़रूरत है।
- दस्तावेज़ एक्सपोर्ट करना। उपलब्ध फ़ॉर्मैट में एक नमूना PDF या Excel फ़ाइल बनाएँ। सहमति के लिए भेजने से पहले उसमें शामिल मदें और रकम जाँचें।
101 में काम की लागत कैसे निकालें
101 में लागत अनुमान के इवेंट में किसी चरण की नियोजित मदें दर्ज रहती हैं। लागत अनुमान अपने आप में प्रोजेक्ट का बैलेंस नहीं बदलता। वेब संस्करण में लागत अनुमान का फ़ॉर्म खोलें और प्रोजेक्ट तथा खर्च की उपयुक्त श्रेणी चुनें। उदाहरण के लिए, अगर काम के लिए अलग श्रेणी बनी है, तो उसे चुनें।
- जिस दर सूची का इस्तेमाल करने की अनुमति है, उससे या किसी अन्य उपलब्ध स्रोत से मदें जोड़ें। माप के आधार पर मात्राएँ दर्ज करें और माप की इकाइयाँ जाँचें।
- मदों की कीमत, लागत और रकम के जिन आँकड़ों को देखने की अनुमति है, उनका मिलान करें। अगर कुछ जानकारी आपको नहीं दिखती, तो ज़रूरी अनुमति वाले किसी प्रतिभागी से उसे जाँचने के लिए कहें। मदें सहेजें, फ़ॉर्म में दिखने वाली रकम जाँचें और फिर लागत अनुमान सहेजें। इसके बाद उसका कार्ड खोलें और दिखने वाली रकमों और स्थिति की जाँच करें।
- अगर पुष्टि ज़रूरी है, तो अधिकृत प्रतिभागी अलग से लागत अनुमान की पुष्टि करता है। अगर समेकित अनुमान चाहिए, तो ज़रूरी चरणों के लागत अनुमानों की पुष्टि के बाद उन्हें एक समेकित दस्तावेज़ में जोड़ें (रूसी में) और भेजने से पहले कुल रकम जाँचें।
फ़ोन पर शेयर करने के मेनू से PDF भेज सकते हैं। वेब संस्करण में दस्तावेज़ बनाएँ, उसे ज़रूरी फ़ॉर्मैट में डाउनलोड करें और ग्राहक को अलग से भेजें। अगर पक्षों को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने हैं, तो हस्ताक्षर करने के तरीके पर सहमति बना लें। 101 में लागत अनुमान बनाने का तरीका (रूसी में)।
दर सूची और मार्कअप कैसे तय करें
अपनी दर सूची से शुरू करें या 101 GROUP की तैयार सूची को आधार बनाएँ। गणना से पहले जाँचें कि कौन-से काम शामिल हैं। फिर अपने इलाके, तारीख और काम की परिस्थितियों के अनुसार दरें अपडेट करें। तैयार सूची को शुरुआती मदों का स्रोत मानें और अपने प्रोजेक्ट पर लागू मौजूदा दरें अलग से जाँचें।
ग्राहक के लिए कीमत और लागत दर सूची में ही अलग हो सकती हैं। 101 में अलग से जुड़ने वाला मार्कअप खर्च की श्रेणी के हिसाब से तय होता है (रूसी में)। नमूना लागत अनुमान की सेटिंग और दिखने वाली रकम जाँचें, ताकि पता चले कि मार्कअप का गणना पर क्या असर पड़ता है। कीमत और लागत का अनुमानित अंतर अपने आप में वास्तविक मुनाफ़ा नहीं दिखाता।
अगर कई प्रोजेक्ट में एक जैसी दरें चाहिए, तो XLSX टेम्पलेट की मदद से दर सूची अपलोड करें (रूसी में) और मदों का मिलान करें। अगर पंक्तियाँ किसी एक लागत अनुमान या रिपोर्ट में लानी हैं, तो AI की मदद से मदें जोड़ें (रूसी में)। इसका इस्तेमाल तभी करें जब अपनी मदें जोड़ने की अनुमति हो। फिर परिणाम जाँचें।
टीम में काम कैसे बाँटें
चरणों के लिए ज़िम्मेदार लोग तय करें और उन्हें ज़रूरी अनुमतियाँ दें। उदाहरण के लिए, तोड़ने या हटाने के काम का ज़िम्मेदार व्यक्ति अपना लागत अनुमान बनाता है और फ़िनिशिंग का ज़िम्मेदार व्यक्ति अपना। प्रबंधक मदें और रकम जाँचता है और ज़रूरत होने पर चरणों के पुष्टि किए गए अनुमानों को ग्राहक के लिए एक दस्तावेज़ में जोड़ता है।
काम पूरा होने पर ज़िम्मेदार व्यक्ति लागत अनुमान की ज़रूरी मदें रिपोर्ट में ला सकता है (रूसी में), वास्तविक मात्राएँ दर्ज कर सकता है और कुल रकम जाँच सकता है। खरीद और भुगतान का हिसाब अलग रखा जाता है। पूरे किए गए काम पर सहमति बनाने और लेन-देन की रकम का मिलान करने के लिए दर्ज काम और लेन-देन के संबंधित दस्तावेज़ इस्तेमाल करें।
सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करना कहाँ से शुरू करें
- एक सामान्य प्रोजेक्ट चुनें और हर चरण का अलग लागत अनुमान बनाएँ। खर्च के प्रकार के अनुसार श्रेणियाँ तय करें, ताकि हर अनुमान में ज़रूरी मदें उपलब्ध हों।
- दर सूची जाँचें। दोहराई गई मदें हटाएँ, माप की इकाइयाँ स्पष्ट करें और दरें अपडेट करें।
- किसी परीक्षण प्रोजेक्ट में लागत अनुमान से रिपोर्ट तक की प्रक्रिया आज़माएँ। अनुमान की कुल रकम जाँचें और देखें कि हर भूमिका को कौन-सी कार्रवाइयाँ और कीमतें दिखाई देती हैं।
- टीम के साथ तय करें कि अनुमान कौन बनाएगा, उनकी पुष्टि कौन करेगा और दरें कौन अपडेट करेगा। इससे टीम मौजूदा अनुमानों के आधार पर काम कर सकेगी।
