Elija un programa para calcular el coste de los trabajos según lo que necesite vincular, desde las cantidades y los precios unitarios hasta los presupuestos por etapas y el proceso para acordarlos con el cliente. Haga una prueba con un caso real para comprobar que el programa calcula las partidas según sus criterios y que puede revisar el total y entregárselo al cliente.
- Qué calcula el programa
- Cuándo conviene dejar de usar Excel
- Qué funciones conviene comprobar
- Cómo calcular el coste de los trabajos en 101
- Cómo configurar la lista de precios y el recargo
- Cómo repartir el trabajo en el equipo
- Por dónde empezar a implantar el programa
- Otras lecturas
Qué calcula el programa
Quien prepara el presupuesto indica los trabajos, las unidades de medida, las cantidades y los precios unitarios. El programa multiplica la cantidad de cada partida por su precio unitario y suma los importes. El cliente puede consultar el importe propuesto en el presupuesto. Los costes reales y el beneficio se comprueban por separado a partir de los trabajos ejecutados y las compras. Los pagos se registran aparte.
Los programas especializados en presupuestos normativos sirven para cálculos basados en normas y baremos. Los servicios que admiten listas de precios propias son prácticos para los presupuestos comerciales. Si también necesita informes sobre trabajos, materiales y movimientos de dinero, compruebe las funciones de contabilidad de gestión.
Cuándo conviene dejar de usar Excel
Una hoja de cálculo sirve para un presupuesto pequeño si el equipo comprueba las fórmulas y trabaja con una sola versión. Si al gestionar varias obras aparecen discrepancias entre los archivos, los precios o las cantidades, vincule los presupuestos con los proyectos y sus etapas en un mismo sistema. Así, la persona responsable podrá abrir el presupuesto correspondiente y comprobar su estado antes de enviarlo.
Qué funciones conviene comprobar
- Lista de precios y unidades. Añada varios trabajos habituales y compruebe que las cantidades y los precios unitarios se expresan en las mismas unidades de medida.
- Coste y precio para el cliente. Compruebe cómo se introducen ambos valores, quién puede verlos y cómo se calcula el total.
- Reutilización de cálculos y acceso. Compruebe si puede reutilizar partidas existentes y dar a los empleados acceso solo a los presupuestos que necesiten.
- Exportación. Genere un documento de prueba en PDF o Excel, según los formatos disponibles. Revise el contenido y los importes antes de entregarlo para acordar el presupuesto.
Cómo calcular el coste de los trabajos en 101
En 101, un evento de tipo presupuesto guarda las partidas previstas de una etapa y por sí solo no modifica el saldo del proyecto. Abra el formulario del presupuesto en la versión web y seleccione el proyecto y la categoría de gasto adecuada, por ejemplo, la de trabajos si está configurada.
- Añada partidas de una lista de precios autorizada o de otra fuente disponible. Indique las cantidades a partir de las mediciones y compruebe las unidades de medida.
- Compruebe los precios, los costes y los importes de las partidas a los que tenga acceso. Si algunos datos están ocultos, pida a un participante con los permisos necesarios que los revise. Guarde las partidas, compruebe los importes que pueda consultar en el formulario y guarde el presupuesto. A continuación, abra la ficha y compruebe los importes a los que tenga acceso y el estado.
- Si el presupuesto requiere confirmación, un participante autorizado lo confirma mediante una acción independiente. Si necesita un cálculo global, reúna los presupuestos de las etapas correspondientes en un documento consolidado (en ruso) una vez que estén confirmados y compruebe el total antes de enviarlo.
En el teléfono puede enviar el PDF desde el menú para compartir. En la versión web, genere el documento, descárguelo en el formato que necesite y envíelo al cliente por separado. Si las partes deben firmar el documento, acuerde con la otra parte cómo hacerlo. Cómo crear un presupuesto en 101 (en ruso).
Cómo configurar la lista de precios y el recargo
Empiece con su propia lista de precios o tome como base la lista de 101 GROUP. Antes de calcular el presupuesto, revise los trabajos incluidos y actualice los precios según la región, la fecha y sus condiciones. Use la lista preparada como punto de partida para las partidas y compruebe por separado los precios vigentes para su obra.
El precio para el cliente y el coste pueden ser distintos ya en la lista de precios. En 101, el recargo adicional se configura por categoría de gasto (en ruso). Revise la configuración y los importes que pueda consultar en un presupuesto de prueba para ver cómo afecta el recargo al cálculo. La diferencia prevista entre el precio y el coste por sí sola no refleja el beneficio real.
Si necesita usar las mismas tarifas en varios proyectos, cargue la lista de precios con la plantilla XLSX (en ruso) y compruebe las partidas. Si necesita trasladar filas a un presupuesto o a un informe, use la inserción de partidas con IA (en ruso) si está permitido añadir partidas propias. Revise el resultado.
Cómo repartir el trabajo en el equipo
Asigne responsables a las etapas y concédales los permisos adecuados. Por ejemplo, la persona responsable del desmontaje prepara su presupuesto y la de los acabados prepara el suyo. El responsable del proyecto revisa las partidas y los importes y reúne los presupuestos confirmados de las etapas en un documento para el cliente.
Cuando se hayan realizado los trabajos, la persona responsable puede trasladar al informe las partidas necesarias del presupuesto (en ruso), indicar las cantidades reales y comprobar el total. Las compras y los pagos se registran por separado. Para acordar qué trabajos se han ejecutado y conciliar los movimientos de dinero, utilice los documentos correspondientes a las operaciones registradas.
Por dónde empezar a implantar el programa
- Elija un proyecto representativo y divida el cálculo en presupuestos por etapas. Configure las categorías de gasto por tipo de coste para que las partidas necesarias estén disponibles en cada presupuesto.
- Revise la lista de precios. Elimine los duplicados, compruebe las unidades y actualice los precios unitarios.
- Haga una prueba en un proyecto desde el presupuesto hasta el informe. Compruebe el total del presupuesto y verifique a qué acciones y precios da acceso cada rol.
- Acuerde con el equipo quién prepara y confirma los presupuestos y quién actualiza los precios unitarios. Así, el equipo podrá trabajar con presupuestos actualizados.
