6 model bisnis berbasis proyek

Pendahuluan: mengapa model bisnis berbasis proyek perlu dikelompokkan?

Bisnis berbasis proyek tampak sederhana: mendapatkan pesanan, membentuk tim, menyelesaikan pekerjaan, lalu menerima pembayaran. Dalam praktiknya, pekerjaan konstruksi atau renovasi yang tampak sama dapat berjalan dengan aturan yang berbeda. Ada perusahaan yang menanggung garansi dan tenggat, ada yang menjual jasa pengelolaan, dan ada yang mengerjakan satu jenis pekerjaan sebagai subkontraktor.

Model bisnis berbasis proyek dapat dijelaskan melalui tiga pertanyaan. Siapa yang bertanggung jawab kepada pelanggan atas hasilnya? Siapa yang memegang uang, dan melalui siapa material, uang muka, serta dana yang harus dipertanggungjawabkan disalurkan? Untuk apa tepatnya pelanggan membayar: lingkup pekerjaan yang tetap, waktu tim, pengelolaan, tahapan pekerjaan, atau pengadaan perlengkapan?

Pengelompokan ini berguna ketika proyek sudah lebih dari satu dan keputusan berdasarkan perasaan tidak lagi mampu mengimbangi beban kerja. Omzet Anda meningkat, jumlah orang dan mitra usaha bertambah, sementara laba mulai hilang di antara berbagai detail. Di blog 101, peralihan ini dijelaskan dalam artikel tentang pengelolaan bisnis berbasis proyek: pembahasannya berfokus pada tujuan, rencana, alat bantu, dan pengendalian anggaran. Pengelolaan bisnis berbasis proyek (dalam bahasa Rusia)

Model 1. Kontraktor utama dengan harga tetap untuk hasil siap pakai

Inti model ini: Anda menandatangani kontrak untuk menghasilkan pekerjaan yang disepakati dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan. Pelanggan membayar bangunan atau fasilitas yang sudah selesai, atau tahapan pekerjaan. Di dalam lingkup tersebut, tenaga kerja, material, subkontraktor, pengendalian mutu, dan tenggat menjadi tanggung jawab Anda.

Pengelolaan uang dalam model ini membutuhkan disiplin. Kesenjangan arus kas mudah terjadi meskipun pekerjaan penuh: uang muka sudah digunakan untuk material, pembayaran subkontraktor sudah jatuh tempo, sementara pelanggan menunda suatu tahap. Sebaiknya setiap lokasi proyek memiliki pengendalian tersendiri agar terlihat apa yang sudah dibayar, apa yang sudah dibelanjakan, dan apa yang masih dalam proses. Blog 101 membahas penyebab kesenjangan arus kas khusus pada proyek konstruksi. Kesenjangan arus kas dalam proyek konstruksi

Contoh hipotetis kontraktor utama: pekerjaan di lokasi berjalan sesuai rencana, mandor menuntaskan pekerjaan, dan pelanggan puas. Tiba-tiba ada hal yang perlu disepakati ulang: material berubah, permintaan kecil bertambah, estimasi biaya meningkat, dan tim terus melakukan pembelian. Jika perubahan tidak segera dicatat, laba bisa habis tanpa terasa.

Hal yang perlu diputuskan sejak awal dalam model kontraktor utama: bagaimana pekerjaan tambahan didokumentasikan, seberapa sering anggaran diperiksa per pos, siapa yang boleh membelanjakan uang, dan di mana sumber data acuan pembayaran disimpan. Dengan aturan ini, margin lebih mudah dijaga dan negosiasi harga dapat dilakukan dengan tenang. Ada pula artikel tersendiri tentang prinsip penetapan harga dalam renovasi dan pekerjaan finishing. Penetapan harga renovasi dan pekerjaan finishing (dalam bahasa Rusia)

Model 2. Subkontrak berdasarkan spesialisasi

Inti model ini: Anda mengerjakan satu jenis pekerjaan sebagai bagian dari proyek pihak lain. Biasanya berupa instalasi sistem bangunan, plesteran, instalasi listrik, fasad, atap, atau tahap tertentu dari pekerjaan finishing. Kontrak biasanya lebih sederhana, siklus lebih pendek, dan hasilnya lebih mudah dikendalikan.

Kelebihan subkontrak adalah fokus. Kekurangannya adalah ketergantungan pada jadwal dan kedisiplinan pembayaran pihak lain. Jika jadwal atau anggaran kontraktor utama bermasalah, pembayaran kepada Anda juga mulai terlambat. Karena itu, aturan tentang uang muka, penyusunan berita acara pekerjaan, dan penerimaan setiap tahap penting dalam subkontrak.

Contoh hipotetis subkontrak: tim tiba di lokasi, tetapi kesiapan lokasi tidak sesuai janji, area kerja belum tersedia, dan tim menganggur selama dua hari. Kelihatannya sepele, tetapi sebenarnya ini kerugian langsung yang jarang bisa ditagihkan sebagai pos tersendiri. Dalam keadaan seperti ini, pencatatan biaya aktual per proyek membantu menunjukkan kapan pekerjaan mulai merugi.

Area risiko lainnya adalah dana yang harus dipertanggungjawabkan dan pembelian kecil. Ketika tim terdiri dari beberapa pekerja terampil dan masing-masing membeli bahan habis pakai, uang cepat keluar. Diperlukan kebiasaan mencatat pengeluaran segera dan mengaitkannya dengan lokasi proyek; jika tidak, laba per pesanan hanya akan menjadi perkiraan.

Model 3. Pengelolaan proyek dengan imbalan jasa

Inti model ini: Anda menjual jasa pengelolaan. Perusahaan menyusun jadwal, mengawasi kontraktor, mengelola dokumen, memantau mutu, dan membantu pelanggan mengambil keputusan. Dalam skema komersial yang dijelaskan di sini, pembayaran pekerjaan dan material berlangsung langsung antara pelanggan dan pelaksana; pendapatan Anda berupa imbalan tetap atau persentase untuk pengelolaan.

Dalam model ini, batas tanggung jawab perlu dirumuskan secara formal. Apa yang termasuk pengelolaan, metrik apa yang digunakan (tenggat, anggaran, mutu), dan bagaimana keputusan mengenai perubahan dibuat? Tanpa kejelasan ini, pelanggan akan berharap perusahaan pengelola juga menjamin hasil pekerjaan pihak lain.

Contoh hipotetis pengelolaan proyek: pelanggan memilih kontraktor yang lebih murah, tetapi kontraktor itu gagal menyelesaikan suatu tahap lalu menghilang. Perusahaan pengelola tetap berada di lokasi dan menyelamatkan proyek, meskipun secara formal tidak menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan. Prosedur yang ditetapkan sejak awal membantu menghadapi keadaan ini: bagaimana kontraktor dipilih, dokumen apa yang wajib ada, serta bagaimana penyimpangan dan keluhan dicatat.

Kekuatan model ini adalah peningkatan skala melalui proses: lebih banyak proyek dapat ditangani oleh tim yang lebih kecil jika akuntansi manajemen dan pelaporan berjalan sebagai satu sistem. Dasar pengelolaan proyek, peran, dan metrik dibahas dalam artikel tentang dasar manajemen proyek bagi pengusaha. Dasar manajemen proyek bagi pengusaha (dalam bahasa Rusia)

Model 4. Desain + pelaksanaan sebagai satu produk

Inti model ini: Anda menjual paket terpadu yang mencakup perancangan, pengadaan perlengkapan, konstruksi, dan pengawasan oleh perancang. Bagi pelanggan, ini memudahkan: jumlah kontraktor lebih sedikit, keputusan lebih selaras, dan tanggung jawab lebih jelas.

Risiko utamanya adalah menjual desain dan konstruksi sebagai satu janji, tetapi menghitung kinerja keuangannya secara terpisah. Tim desain bisa bekerja sekadar menutup biaya demi mendapatkan pekerjaan konstruksi, pekerjaan konstruksi bisa merugi akibat revisi rancangan, dan margin pengadaan perlengkapan bisa habis untuk logistik serta pengembalian barang. Karena itu, dibutuhkan satu model keuangan untuk setiap proyek dengan pos pendapatan dan biaya yang jelas.

Contoh hipotetis desain + pelaksanaan: pelanggan menyetujui visualisasi, lalu di lokasi ternyata sebagian solusi tidak sesuai dengan ukuran sebenarnya. Pekerjaan harus diulang, tenggat bergeser, sementara pembelian sudah dilakukan. Jika semua perubahan hanya dibahas melalui percakapan, penggunaan uang mulai tidak sesuai dengan kontrak. Jika perubahan dicatat sebagai peristiwa proyek, pengelolaannya lebih mudah.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah struktur kontrak: apa yang termasuk lingkup dasar, bagaimana biaya pengadaan perlengkapan dihitung, bagaimana perubahan material dicatat, dan siapa yang bertanggung jawab atas pemasok. Ketika aturan ini sudah ditetapkan, tim lebih sedikit berdebat tentang siapa yang harus mengerjakannya dan lebih banyak menyelesaikan pekerjaan.

Model 5. Rekayasa dan pengadaan perlengkapan (pendekatan EPC)

Inti model ini: Anda menangani rekayasa, penyediaan peralatan, dan pemasangan, sering kali sekaligus pengujian serta pengoperasian awal. EPC adalah perancangan, pengadaan, dan konstruksi di bawah tanggung jawab satu pelaksana. Di sini yang dibahas adalah pendekatan serupa dalam rekayasa, penyediaan, dan pemasangan; kontrak menetapkan lingkup serta tanggung jawab secara spesifik. Proyek lebih besar, dokumen lebih banyak, dan siklus pasokan lebih panjang. Kesalahan spesifikasi atau waktu pengiriman dapat menyebabkan suatu tahap gagal terlaksana dan menimbulkan denda sesuai kontrak.

Dalam pendekatan EPC, arus uang tersebar sepanjang waktu. Pengadaan bisa memakan waktu berbulan-bulan, uang muka pemasok dibayarkan lebih awal, pekerjaan dibayar belakangan, dan pelanggan menerima setiap tahap berdasarkan dokumen. Karena itu, kemampuan pengelolaan yang penting adalah melihat di mana uang muka masih tertahan, pekerjaan apa yang sudah diselesaikan dengan berita acara, dan kewajiban apa yang masih harus dipenuhi.

Contoh hipotetis rekayasa: pemasok telah mengonfirmasi jadwal, lalu menunda pengiriman. Tim pemasangan menganggur, pelanggan menuntut penjelasan, dan rencana berantakan. Dalam proyek seperti ini, kontrak dan pembayaran di muka perlu dikendalikan secara terpisah, dan proyeksi arus kas perlu diperbarui secara berkala.

Ketika ada beberapa proyek, memisahkan biaya proyek dari biaya perusahaan akan membantu. Di 101, hal ini sering dikaitkan dengan Dana Perusahaan dan analitik tingkat bisnis agar jelas apakah masalah berada pada lokasi proyek tertentu atau pada biaya rutin perusahaan.

Model 6. Proyek paket dan layanan terstandar

Inti model ini: Anda mengemas proyek menjadi produk yang dapat diulang. Misalnya, renovasi kamar mandi dan toilet, instalasi listrik siap pakai, pekerjaan finishing awal sesuai rancangan, atau pengadaan perlengkapan dapur. Harga dan lingkup pekerjaan telah distandarkan sejak awal, solusi digunakan kembali, dan tim bekerja dengan templat.

Kelebihannya adalah kemudahan memperkirakan hasil. Kekurangannya adalah risiko kerugian akibat pengecualian. Satu lokasi yang tidak standar, dengan dinding tidak rata dan instalasi utilitas yang tidak lazim, dapat menghabiskan margin jika paket dijual tanpa tahap pemeriksaan awal dan aturan pekerjaan tambahan.

Contoh hipotetis model paket: manajer menjual paket harga tetap, petugas pengukuran di lokasi menemukan pekerjaan tambahan, lalu mandor mulai mengerjakannya agar tidak terjadi pertengkaran; kemudian muncul sengketa pembayaran. Model paket bertumpu pada tiga hal: batas yang tegas, proses persetujuan perubahan yang jelas, dan pencatatan biaya aktual per proyek.

Agar model paket dapat berkembang, biaya pelaksanaan perlu dikendalikan. Ketika Anda mengetahui biaya sebenarnya untuk setiap tahap, produk dapat diperbaiki: mengubah metode kerja, menyusun ulang paket pengadaan, dan menghitung kebutuhan tenaga kerja dengan lebih akurat. Jika informasi biaya hanya ada di kepala masing-masing orang, peningkatan skala akan terbatas oleh ketersediaan mereka.

Bagian akhir: bagaimana memilih model dan mengapa menggunakan Aplikasi 101 beserta versi webnya?

Memilih model bisnis berbasis proyek sebaiknya dimulai dengan jawaban jujur: di posisi mana dalam rantai pekerjaan Anda ingin berada, dan tanggung jawab keuangan apa yang siap Anda tanggung? Menjadi kontraktor utama memberi kendali dan nilai kontrak besar, sekaligus membawa risiko. Subkontrak memberi fokus dan kecepatan, sekaligus menambah ketergantungan pada jadwal pihak lain. Pengelolaan proyek dengan imbalan jasa memerlukan keahlian, proses yang tertata, dan batas tanggung jawab yang jelas. Paket memungkinkan pengulangan, tetapi memerlukan pengendalian pengecualian yang ketat.

Agar pilihan tidak sekadar mengikuti suasana hati, pertimbangkan pertanyaan berikut:

• Siapa yang menandatangani kontrak dengan pelanggan, dan siapa yang pada akhirnya bertanggung jawab atas tenggat serta mutu?
• Melalui rekening siapa pembayaran material, uang muka, serta pembayaran kepada tenaga kerja dan subkontraktor dilakukan?
• Bagaimana harga dihitung: harga tetap untuk hasil akhir, per tahap, berdasarkan waktu tim, atau persentase untuk pengelolaan?
• Apa aturan untuk perubahan lingkup: pekerjaan tambahan, penggantian material, dan persetujuan ulang?

Berikutnya adalah pilihan alat bantu. Ketika proyek sudah lebih dari satu, pengelolaan bertumpu pada sistem pencatatan: setiap lokasi menjadi proyek tersendiri, perhitungan dengan kontraktor dan pemasok transparan, serta saldo uang untuk pekerjaan dan material jelas. Inilah fokus Aplikasi 101: aplikasi ini menampilkan gambaran keuangan proyek berdasarkan data yang dimasukkan, membantu mencatat mitra usaha, uang muka, dan laporan, menyusun berita acara, serta menganalisis pendapatan, biaya, dan laba.

Aplikasi 101 juga memiliki versi web. Perangkat seluler memudahkan pencatatan peristiwa di lokasi, sedangkan versi web memudahkan penelaahan arus uang, pembayaran, uang muka, dan analitik saat Anda perlu mengambil keputusan pengelolaan dengan tenang. Ketersediaan fitur bergantung pada paket langganan, hak akses, dan versi yang digunakan.

Jika Anda ingin melihat bagaimana sistem ini cocok dengan model bisnis berbasis proyek Anda, cara termudah untuk memulai adalah melalui presentasi dan pembahasan kebutuhan perusahaan. Aplikasi 101 beserta versi webnya menghubungkan lapangan dan kantor untuk mengatasi masalah tim proyek: uang melalui banyak tangan, sehingga dibutuhkan satu sumber data acuan untuk proyek.