В стройке и ремонте учёт почти всегда появляется поздно. Сначала кажется, что и так ясно: деньги пришли, материалы купили, бригада получила, объект движется. Потом появляется второй объект. Потом третий. Потом поставщик просит доплату, мастер приносит чек без подписи, заказчик спорит по объёму, и внезапно выясняется: ответа на вопрос «сколько заработали на объекте?» нет.
Стадии принятия тут работают почти как в классической модели «принятия неизбежного». Только вместо философии — управленческий учёт, дедлайны, подотчёт, кассовые разрывы и попытки собрать правду из переписок.
Ниже — пять стадий, через которые обычно проходит собственник или прораб, пока учёт не станет привычкой. И главное: что делать на каждой стадии, чтобы внедрить учёт в Приложение 101 без саботажа и лишней нагрузки.
- Почему учёт становится неизбежным
- Стадия 1. Отрицание: «и так ясно, сколько заработали»
- Стадия 2. Злость: «чеки и отчёты мешают работать»
- Стадия 3. Торг: «давай частично, по пятницам и в таблицах»
- Стадия 4. Уныние: «ничего не сходится»
- Стадия 5. Принятие: учёт становится рутиной
- Как внедрить учёт в Приложение 101 без перегруза
- Что считать в PRO+: фонд компании и общие расходы
- Частые ошибки и быстрые правки
Почему учёт становится неизбежным
В проектном бизнесе деньги живут внутри объектов: аванс пришёл под один ремонт, закупка ушла под другой, мастер взял подотчёт на третий. Пока объектов мало, мозг держит это в памяти. Когда объектов становится больше, память превращается в догадки.
Проблема редко начинается со слов «нам нужен управленческий учёт». Она начинается с бытовых вопросов: «почему денег на счёте мало», «кто взял наличку», «почему по этому объекту опять доплата», «почему заказчик видит одно, прораб другое».
Приложение 101 как раз про эту часть: по каждому объекту видно поступления, расходы, долги, подотчёт и итоговую прибыль. Когда цифры фиксируются по факту, споров меньше, решений больше.
Стадия 1. Отрицание: «и так ясно, сколько заработали»
На этой стадии обычно живёт схема «всё в голове». Заказчик платит по этапам, бригада получает по договорённости, материалы берутся «по месту». Вопрос «маржа по объекту» звучит как занудство.
Типичная сцена: прораб вечером пишет в чат «по материалам вышло больше», утром поставщик присылает счёт на доплату, а заказчик спрашивает, почему смета растёт. И тут выясняется: нет единого места, где видна логика расходов и движения денег.
Что помогает мягко выйти из отрицания — завести один объект в 101 и начать с минимума. Без героизма: зафиксировать оплаты от заказчика и крупные траты, которые влияют на итог. Дальше постепенно добавлять детализацию: статьи расходов, подотчёт, документы.
Если хочется начать с плана, пригодится логика расчёта сметы в приложении: как сделать смету быстро и подробный разбор составления сметы. План нужен, чтобы потом честно сравнить план и факт.
Стадия 2. Злость: «чеки и отчёты мешают работать»
Когда учёт начинают трогать руками, появляется сопротивление. Мастеру лень фотографировать чек. Прорабу некогда разносить расходы. Собственнику обидно тратить вечер на разбор «кто куда потратил».
Эта злость не про лень. Она про страх: «учёт превратит работу в бюрократию». Если в команде нет простой механики, страх подтверждается. Люди начинают забывать, терять, путаться, защищаться.
В 101 эта стадия проходит легче, когда учёт подотчёта превращается в понятный баланс: сколько выдали человеку или поставщику, на что потратил, сколько осталось вернуть или закрыть чеками. Это снимает личные разборки и переводит разговор в цифры.
Тут помогает отдельный материал: учёт подотчётных средств. Он про то, как выстроить правила так, чтобы прораб перестал «выбивать отчёты», а мастер не копил чеки в бардачке месяцами.
Стадия 3. Торг: «давай частично, по пятницам и в таблицах»
Торг выглядит разумно: «давай пока только основные расходы», «давай один раз в неделю», «давай закупки отдельно, работы отдельно». На деле торг часто заканчивается тем, что часть данных живёт в 101, часть — в Excel, часть — в чате, и общий итог снова приходится угадывать.
История из практики: объект ведут в приложении, закупки фиксируют, оплаты заказчика заносят. Потом появляется субподрядчик, ему выдают аванс наличными, акт подписывают в мессенджере, чеков нет. Через месяц объект «в плюсе», по ощущениям. По факту прибыль съедают выплаты, которые не попали в учёт.
Если хочется торговаться, торгуйся правильно: торговаться стоит только за уровень детализации, который команда потянет. При этом правила внесения должны быть едиными: любая трата попадает в объект и получает смысл (статья, контрагент, дата).
Чтобы расходы начали «говорить», нужна структура статей. В блоге есть инструкция распределение расходов по статьям. Она помогает договориться, где «материалы», где «работа», где «субподряд», где «доставка», чтобы потом анализировать без ручного пересчёта.
Стадия 4. Уныние: «ничего не сходится»
Когда данные начинают накапливаться, прилетает неприятный эффект: цифры сходятся хуже, чем ожидалось. Объект «в минусе», хотя по ощущениям «нормально шли». Подотчёт по людям растёт. Долги всплывают в конце месяца.
На этой стадии хочется бросить: «учёт только расстраивает». Хотя учёт тут выполняет правильную работу — показывает реальность. Просто реальность непривычная.
Два действия, которые вытаскивают из уныния. Первое — чистка правил: кто вносит расходы, в какой день, как закрывается подотчёт, где хранятся документы. Второе — короткий финансовый ритм: раз в неделю просматривать баланс по объектам и подотчёт, раз в месяц смотреть прибыль по закрытым этапам.
Отдельная боль — когда денег не хватает в моменте, хотя по итогам объекта прибыль есть. Это классика кассовых разрывов. В блоге есть разбор кассовых разрывов в стройке: полезно, чтобы не путать прибыльность и наличие денег на счету.
Стадия 5. Принятие: учёт становится рутиной
Принятие выглядит скучно. Тут нет героических ночей с таблицами. Есть простые привычки: расход фиксируется в день расхода, подотчёт закрывается чеками, заказчик видит прозрачный баланс, по объектам понятна маржа.
На этой стадии возникает другой интересный эффект: учёт начинает экономить время. Заказчик спрашивает про допработы — открываешь историю, видишь согласования и приёмку. Поставщик спорит по сумме — видно платежи и остатки. Команда перестаёт пересказывать проект словами, проект начинает «говорить цифрами».
Если хочется смотреть на бизнес шире, чем один объект, пригодится логика трёх отчётов для собственника: ДДС, ОПиУ и управленческий баланс. Это тот уровень, где решения про найм, рекламу, технику и резервы опираются на данные, которые собираются по проектам.
Как внедрить учёт в Приложение 101 без перегруза
Внедрение проваливается, когда пытаются сразу учесть всё: каждый саморез, каждый перевод, каждый час. Команда быстро устает и начинает «откладывать внесение». Итог предсказуем: снова ручной сбор по кускам.
Рабочая схема — внедрять учёт слоями. Сначала — то, что влияет на деньги сегодня: оплаты заказчика, крупные закупки, подотчёт. Потом — детализация по статьям. Потом — аналитика и общие расходы.
Ниже — алгоритм, который часто срабатывает на небольших строительных и ремонтных командах.
- Шаг 1. Создай в 101 объект как отдельный проект и заведи «скелет» финансов: поступления от заказчика и ключевые расходы, которые двигают итог.
- Шаг 2. Договорись о правилах подотчёта: кому выдаются деньги, в какой срок закрываются чеки, что считается «нормой» по остаткам.
- Шаг 3. Настрой статьи расходов и начни раскладывать траты по смыслу. Для ориентира используй распределение расходов по статьям.
- Шаг 4. Введи короткий ритм контроля: раз в неделю смотри баланс по объектам и подотчёт, раз в месяц — прибыль по объектам и ключевые отклонения план-факт.
- Шаг 5. Закрепи приёмку и документы внутри проекта. Если важна защита в спорных ситуациях, почитай, как это работает: как приложение помогает защитить подрядчика.
Что считать в PRO+: фонд компании и общие расходы
Когда объектов становится много, появляется второй слой денег: аренда офиса, зарплаты управленцев, реклама, техника, сервисы, налоги. Эти расходы не живут в одном объекте, их нужно учитывать отдельно, чтобы не обманывать себя прибылью «по объектам».
В PRO+ есть режим фонда компании: можно фиксировать общие затраты и видеть картину по бизнесу целиком, переносить финансовый результат между проектами, распределять деньги между партнёрами.
Полезное чтение по этой теме — про оборотный капитал и запас прочности: оборотный капитал компании. На практике это помогает отвечать на простой вопрос: «сколько денег нужно, чтобы спокойно вести текущие объекты».
Частые ошибки и быстрые правки
Ошибка 1: фиксировать расходы раз в месяц. Правка: вносить траты в день покупки или оплаты. Иначе память заменяет факты, потом начинаются переписки «кто помнит».
Ошибка 2: путать смету для заказчика и управленческий учёт. Смета помогает договориться о цене. Учёт помогает прожить объект каждый день: авансы, долги, приёмка, подотчёт. Мысль хорошо разобрана в статье что такое управленческий учёт.
Ошибка 3: держать статьи расходов «на глаз». Правка: ввести 10–20 статей, которые повторяются на каждом объекте, и закрепить их в команде. Потом уже добавлять детализацию, когда она даёт пользу.
Ошибка 4: выдавать подотчёт без дедлайна. Правка: договориться, через сколько дней чек должен попасть в учёт, и что делать, если чека нет (возврат, удержание, акт). Под это есть готовая логика учёта подотчётных средств.
Ошибка 5: пытаться внедрить учёт без ответственного. Правка: назначить одного человека, кто держит стандарт, проверяет «дыры» и закрывает неделю. В материалах про инструменты управления проектами есть полезная мысль про владельцев контуров.