Расходы, снижающие налог на прибыль

• Какие расходы снижают налог на прибыль?
• Какие условия нужны, чтобы расходы приняли?
• Большой список расходов, уменьшающих налог на прибыль
• Что чаще всего снимают на проверке
• Документы под расходы: короткий чеклист
• Как держать расходы под контролем в проектном бизнесе?

Какие расходы снижают налог на прибыль?

В налоге на прибыль расход — это трата, которая связана с деятельностью компании и подтверждена документами. Часто звучит абстрактно, пока не столкнёшься с живой ситуацией: бригада купила материалы наличными, чек есть, договор с поставщиком нет, актов по работам по субподряду тоже нет. Деньги ушли, в управлении это расход, в налоговой базе — риск.

Для ориентира полезно разделять расходы на три больших группы. Первая — прямые затраты по проекту: материалы, субподряд, аренда техники под объект. Вторая — косвенные расходы компании: офис, связь, сервисы, бухгалтерия, маркетинг. Третья — неоперационные: проценты, комиссии, курсовые разницы, списания. Эту логику удобно держать в голове, когда наводишь порядок в учёте: прямые и косвенные затраты и неоперационные расходы в проектном бизнесе смешиваются чаще всего.

Если кратко: налог на прибыль уменьшают расходы, которые можно защитить документами и логикой бизнеса. Сумма без защиты превращается в спор с инспекцией.

Какие условия нужны, чтобы расходы приняли?

В налоговом учёте работает правило трёх опор: смысл, первичка, отражение в учёте. Когда одна опора отсутствует, спор начинается с формулировки «расход экономически не обоснован» или «документы не подтверждают факт».

Представь ситуацию: компания оплатила консультацию «по развитию бизнеса», есть акт на одну строку и счёт. На вопрос «что сделали?» ответа нет. Даже если консультация реально помогла, в налоговой защите слабое место — содержание услуги и связь с доходом.

Что проверять заранее:

• Расход связан с деятельностью, которая приносит доход (или поддерживает её: техника, безопасность, управление).
• Есть договор или оферта с понятным предметом, сроками, ценой, ответственностью.
• Есть первичка по факту: акт, накладная, УПД, чек, путевой лист, отчёт подотчётника.
• Есть подтверждение оплаты: выписка, платёжка, чек по карте, кассовый документ.
• Расход отражён в учёте по понятной статье. Для управленки помогает структура статей: распределение расходов по статьям.

Отдельная зона риска — «размытые» услуги: маркетинг без отчётов, консультации без результата, аренда без актов, работы без исполнительной документации. Их лучше упаковывать сильнее остальных.

Большой список расходов, уменьшающих налог на прибыль

Список ниже — рабочая шпаргалка по видам расходов, которые обычно принимают по налогу на прибыль. Точный состав зависит от деятельности и деталей договора. Если вид расхода попадает под нормирование или особые правила, это отмечено в тексте.

1) Прямые расходы проекта (себестоимость работ, производства, услуг)

• Материалы для работ и производства (включая крепёж, расходники, комплектующие).
• Сырьё и полуфабрикаты.
• Покупные изделия для комплектации объекта.
• Доставка материалов до объекта, погрузка/разгрузка.
• Аренда инструмента под объект.
• Аренда техники и оборудования под объект.
• Оплата услуг субподрядчиков по работам на объекте.
• Оплата услуг спецорганизаций на объекте (испытания, лаборатория, замеры).
• Проектирование, рабочая документация, авторский надзор по объекту.
• Геодезия, обследования, изыскания, технадзор в рамках проекта.
• Расходы на временные сооружения/ограждения, если это часть технологии работ.
• Вывоз строительного мусора с объекта.
• Охрана объекта, пропускной режим, если нужно по условиям площадки.
• Спецодежда и СИЗ для работников на объекте (по нормам и назначению).
• Расходы на охрану труда по проекту (инструктажи, медосмотры, если связаны с работами).

2) Расходы на персонал

• Заработная плата по трудовым договорам.
• Премии и стимулирующие выплаты, если закреплены локальными документами.
• Отпускные, компенсации отпуска.
• Оплата больничных в части, которую платит работодатель.
• Страховые взносы (в пределах правил законодательства).
• Взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев.
• Компенсации за разъездной характер работы, если оформлено.
• Командировочные расходы (проезд, проживание, суточные по правилам).
• Обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования для работ.
• Обучение и повышение квалификации сотрудников, если связано с должностью.
• Специальная оценка условий труда (СОУТ).
• Обеспечение нормальных условий труда: вода, санитария, бытовые помещения (в разумных пределах и по назначению).
• Материальная помощь в случаях, которые прямо разрешены учитывать (по отдельным основаниям и лимитам).

3) Основные средства, оборудование, ремонт и содержание имущества

• Амортизация основных средств (станки, техника, транспорт, оборудование).
• Амортизация нематериальных активов (ПО, лицензии, права, если оформлены как НМА).
• Ремонт основных средств (по документам и назначению).
• Техническое обслуживание оборудования и техники.
• Расходные материалы для обслуживания (масла, фильтры, запчасти).
• Лизинговые платежи (в рамках правил договора и налогового учёта).
• Аренда производственных помещений, складов, мастерских.
• Коммунальные услуги по объектам компании (электричество, вода, отопление).
• Уборка и обслуживание помещений (клининг, вывоз ТКО).
• Охрана офиса/склада, сигнализация.
• Пожарная безопасность, обслуживание систем (при наличии договоров и актов).

4) Транспорт и логистика

• ГСМ для транспорта, который используется в деятельности.
• Путевые листы и документы по эксплуатации транспорта.
• Ремонт транспорта, шиномонтаж.
• Платные дороги, парковки, пропуска, если связаны с работой.
• Доставка сотрудниками материалов на объект (если оформлено как служебные поездки).
• Услуги транспортных компаний и курьерских служб.
• Аренда транспорта.
• Страхование транспорта (по видам, которые допускаются учитывать).

5) Управленческие и общехозяйственные расходы

• Аренда офиса.
• Связь: телефония, корпоративная мобильная связь, интернет.
• Канцелярия, бумага, хозтовары для офиса.
• Обслуживание оргтехники, заправка картриджей.
• Почтовые и курьерские отправления документов.
• Бухгалтерские услуги на аутсорсе.
• Юридические услуги (договорная работа, претензии, суды по деятельности).
• Аудиторские услуги, оценка (если есть деловая цель и документы).
• Банковские комиссии за расчётно-кассовое обслуживание.
• Комиссии эквайринга, платёжных сервисов.
• Комиссии по гарантиям, аккредитивам (при применимости).
• Налоги и сборы, которые разрешено включать в расходы (кроме самого налога на прибыль и иных исключений).
• Обязательные платежи и взносы, связанные с разрешениями и допусками (по ситуации).

6) Маркетинг, продажи, реклама

• Расходы на рекламу (с учётом правил нормирования для отдельных видов).
• Создание и поддержка сайта, домены, хостинг.
• Контекстная реклама, продвижение в интернете (при наличии отчётности подрядчика).
• Производство рекламных материалов (макеты, баннеры, печать).
• Участие в выставках, ярмарках (если связано с продажами).
• Агентские вознаграждения за привлечение клиентов (по договорам).
• Комиссии маркетплейсов и площадок (если канал продаж подходит под модель бизнеса).
• Коммерческие расходы на продажи и логистику сделки. Полезная рамка — что такое коммерческие расходы.
• Представительские расходы (в рамках правил и лимитов, с протоколами/сметой встречи).

7) IT, софт, сервисы, безопасность данных

• Лицензии на ПО и подписки на сервисы, которые нужны для работы.
• Облачные хранилища и корпоративные инструменты коммуникации.
• Антивирусы, средства защиты информации.
• Обслуживание сайта и внутренних систем.
• Электронный документооборот, электронные подписи (в рамках задач компании).
• Покупка прав пользования программами и базами данных (по условиям договора и правилам учёта).
• Подписка на управленческие сервисы, где фиксируются деньги, документы и проекты. Для проектного бизнеса это часто окупается дисциплиной: скрытые расходы проще находить, когда учёт системный.

8) Внереализационные и прочие расходы (часто забывают, хотя они тоже уменьшают базу)

• Проценты по кредитам и займам (в рамках налоговых правил).
• Комиссии банков по финансовым операциям.
• Курсовые разницы (если есть валютные операции).
• Расходы по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию (если бизнес даёт гарантию).
• Резерв по сомнительным долгам (по условиям законодательства и документам).
• Судебные расходы по спорам, связанным с деятельностью.
• Расходы на взыскание дебиторки (госпошлина, юристы, экспертиза).
• Страхование имущества и ответственности (по видам, которые подходят под налоговый учёт).
• Услуги охраны и безопасности, если это часть защиты имущества и процессов.
• Потери и недостачи в пределах правил учёта и подтверждения (вопрос тонкий, лучше заранее проговорить с бухгалтером).

Большой список помогает вспомнить статьи затрат, которые часто «выпадают» из налоговой базы из‑за хаоса в первичке. Задача не в том, чтобы вписать всё подряд. Задача — упаковать реальные расходы так, чтобы их приняли.

Что чаще всего снимают на проверке

Самая частая причина снятия — слабая связка «договор → факт → оплата». Деньги ушли, факт размытый. Типичная история из стройки: субподрядчик получил оплату, акт подписали в конце месяца «одним листом», в акте нет объёма, нет привязки к объекту, нет исполнительной документации. В учёте это «работы», для проверки это «вопрос».

Ещё один частый сценарий — расходы «для офиса», которые выглядят как личное потребление: техника, питание, бытовые покупки. В таких тратах важна логика: зачем компании это нужно, где используется, кто ответственный, как оформлено.

Зоны, где стоит быть внимательнее:

• Реклама и продвижение без отчётов, медиаплана, актов с расшифровкой работ.
• Представительские расходы без приказа, сметы, отчёта о встрече и списка участников.
• Консультации «в целом про бизнес» без результата в документах.
• Подотчёт без авансовых отчётов и без привязки к проекту.
• Субподряд без конкретики в актах и без подтверждения результата.
• Смешивание расходов проекта и расходов компании. Для управленки помогает разделение на прямые/косвенные и отдельный учёт фонда компании.

Если хочется снизить риск, полезно заранее договориться внутри команды: что считается «нормальной первичкой» и в какой срок она должна появляться.

Документы под расходы: короткий чеклист

Нормальный набор документов зависит от вида расходов, отрасли и условий договора. Ниже — практичный минимальный чеклист, который закрывает большую часть повседневных трат.

1. Шаг 1. Зафиксируй основание: договор, счёт, заказ‑наряд, заявка, служебная записка.
2. Шаг 2. Собери факт: акт/УПД/накладная/чек с номенклатурой, отчёт подрядчика, путевой лист, авансовый отчёт.
3. Шаг 3. Привяжи расход к смыслу: объект, проект, подразделение, статья затрат.
4. Шаг 4. Подтяни оплату: платёжка или банковская выписка, кассовый документ, чек по карте.
5. Шаг 5. Проверь формальности: даты, подписи, реквизиты, расшифровка работ и объёма.
6. Шаг 6. Сложи всё в одно место, чтобы через год не собирать «по чатам».

Если в компании много подотчёта и мелких закупок, дисциплина по чекам даёт заметный эффект: расходы попадают в учёт вовремя, а налоговая база считается по реальным цифрам.

Как держать расходы под контролем в проектном бизнесе?

Когда проектов больше одного, расходы теряются между объектами. Снаружи это выглядит как «вроде заработали, денег нет». Внутри обычно две причины: косвенные расходы компании не видны отдельно и первичка по прямым расходам собирается с задержкой.

Хорошая практика — вести учёт так, чтобы у каждой траты было место: либо внутри проекта, либо в расходах компании. Про прямые/косвенные и дисциплину статей удобно почитать отдельно: как различать прямые и косвенные затраты и как находить скрытые расходы.

Если учёт ведётся в Приложение 101, удобно разнести прямые расходы по проектам и статьям, а косвенные вести в фонде компании. По настройкам пригодятся материалы: как создать статьи расходов и как вести учёт в Фонде компании. Налоги как отдельную статью тоже проще фиксировать сразу: как добавить налог в приложение.

Дальше появляется управленческий уровень: видно, какая статья расходов растёт быстрее выручки, где просадка маржи, какой проект тянет кассу вниз. Для этого помогает регулярный разбор финансовых отчётов и понятная структура расходов, чтобы команда не складывала проценты по кредиту в «материалы объекта».

Если нужна опора по терминам, полезно держать рядом два материала: что такое выручка и чем отличаются доход, выручка и прибыль. Так проще разговаривать про налог на прибыль без путаницы в словах.