27.12.2025 у многих организаторов новогодних праздников сезон уже в разгаре: корпоративы идут один за другим, детские ёлки собираются «на коленке», подрядчики пишут в мессенджеры, а деньги разъезжаются по переводам и чекам.
В этот момент учёт ломается не из-за «сложной бухгалтерии». Ломается базовая управляемость: вы теряете ответы на простые вопросы — сколько денег осталось по конкретному мероприятию, кому уже выдали аванс, кто ещё не отчитался, где появился перерасход.
Ниже — практичная схема, как вести проектный учёт новогодних мероприятий в Приложении 101: от сметы и статей расходов до подрядчиков, подтверждений и итоговой прибыли по каждому празднику.
- Почему у организаторов Нового года ломается учёт
- Как разложить новогодний праздник в логику «одно мероприятие = один проект»
- Смета и бюджет: как считать, обновлять и объяснять заказчику
- Подрядчики и подотчёт: авансы, чеки и дисциплина подтверждений
- Документы и спорные ситуации: что фиксировать по ходу проекта
- Закрытие сезона в январе: прибыль, ДДС, долги и PRO+
Почему у организаторов Нового года ломается учёт
Сценарий знакомый: клиент оплатил предоплату за корпоратив, вы уже внесли аванс площадке, звук и свет попросили доплату «сегодня», декоратор закупил расходники, ведущий прислал счёт, а координатор держит наличные на мелкие задачи. Через неделю вы помните только то, что «вроде укладываемся».
В проектном бизнесе помогает простой принцип: один праздник — один финансово понятный проект. В Приложении 101 это базовая логика: по проекту видно поступления, расходы и остаток, а затраты раскладываются по статьям.
Когда учёт собран по проектам, разговоры с заказчиком становятся короче. Вы открываете проект и показываете: вот смета, вот фактические траты, вот что ещё предстоит оплатить, вот остаток.
Отдельная боль новогодних мероприятий — большое количество участников. Площадка, кейтеринг, артисты, техслужбы, транспорт, печать, промо, подарки. Пока данные живут в переписках, управлять ими сложно. Для ивент‑команд в блоге 101 есть отдельный разбор этой темы: финансовый учёт в ивент‑бизнесе.
Как разложить новогодний праздник в логику «одно мероприятие = один проект»
Представьте, что у вас три проекта одновременно: детская ёлка в ТЦ, корпоратив на 120 гостей и камерный праздник в офисе на 25 человек. Ошибка — вести их одной «кассой», даже если заказчик один и тот же холдинг. Дальше начинаются перекрёстные оплаты и путаница, где чьи деньги.
В Приложении 101 вы заводите отдельный проект под каждое мероприятие и ведёте его как мини‑бизнес: поступления, расходы, подрядчики, документы. Этот подход одинаково хорошо ложится на ивенты, свадьбы и продакшн: деньги идут через много участников, а результат нужен по каждому событию.
Быстрый запуск можно сделать за вечер, если не пытаться «оцифровать всё».
- Создайте проект под мероприятие и зафиксируйте ключевые условия: дата, формат, ответственный, бюджетный лимит.
- Заведите плановую смету по основным статьям (площадка, техника, артисты, декор, логистика).
- Добавьте участников, которые влияют на деньги: координатора, закупщика, администратора, подрядчиков.
- Договоритесь о правиле: все расходы фиксируются в проекте в день оплаты.
- Раз в день (в сезон — вечером) сверяйте остаток и список «кто не отчитался».
Отдельно стоит подключить контрагентов в проект: заказчика, подрядчиков, партнёров. В 101 это делается через систему приглашений и ролей — так люди видят только то, что им нужно по проекту. Подробная инструкция есть в статье как пригласить контрагента в Приложение 101.
Приложение для проектного учёта мероприятий. Ведите каждый новогодний праздник отдельным проектом: смета, расходы, подрядчики, отчёты.
Смета и бюджет: как считать, обновлять и объяснять заказчику
В новогодних проектах смета меняется постоянно: добавили фотозону, поменяли состав артистов, сдвинули время монтажа, расширили меню, появилась доставка подарков. Если смета не обновляется, вы узнаете о перерасходе в конце, когда влиять уже не на что.
В Приложении 101 можно собрать смету из собственного прайс‑листа, быстро менять позиции и видеть итог по статьям расходов. Это удобно, когда заказчик просит «пересоберите вариант под другой бюджет» прямо на созвоне. Подробности — в материале про конструктор смет в Приложении 101.
Чтобы смета была управляемой, держите статьи расходов укрупнёнными. Детализация пригодится позже, когда будете оптимизировать закупки и подрядчиков.
- Площадка и аренды (зал, гримёрки, парковка, уборка, охрана).
- Техника (звук, свет, экран, генератор, монтаж и демонтаж).
- Контент и люди (ведущий, DJ, артисты, аниматоры, режиссёр, координаторы).
- Декор и производство (оформление, полиграфия, сувениры, печать, сборка).
- Питание и сервис (кейтеринг, бар, персонал, расходники).
- Логистика (транспорт, грузчики, доставки, такси подрядчиков).
- Комиссия и расходы агентства (ваша маржа, эквайринг, комиссии агрегаторов).
Дальше правило простое: у каждой статьи есть план и факт. Если вы хотите глубже разобрать базу управленческого подхода, пригодится статья про финансовый учёт доходов и расходов.
Подрядчики и подотчёт: авансы, чеки и дисциплина подтверждений
В сезон вы почти неизбежно выдаёте деньги под отчёт: координатору на закупки, декоратору на материалы, техслужбе на расходники, водителю на парковки и платные въезды. Если подотчёт живёт в чате, вы теряете связку «кому выдали → что купили → чем подтвердили → что осталось».
В 101 подотчёт держится через баланс по каждому участнику: видно, сколько выдали, сколько списано расходами, есть ли остаток или задолженность. Разбор логики — в статье учёт подотчётных средств.
Важный стандарт для команды: расход без подтверждения не считается фактом. В приложении удобно прикреплять чек и файлы к расходу, чтобы потом не собирать «пакет» по папкам.
Если траты подтверждаются кассовыми чеками, их можно фиксировать по QR‑коду: данные по чеку подтягиваются из ФНС, а у заказчика остаётся прозрачная картина по расходам проекта.
Документы и спорные ситуации: что фиксировать по ходу проекта
Новогодний сезон любит «переобувания»: перенос даты, замена подрядчика, отмена части программы, претензии к объёму работ, обсуждение возврата предоплаты. Спор чаще возникает не из-за злого умысла, а из-за отсутствия единого источника правды.
Смысл Приложения 101 в том, что договорённости по проекту перестают жить только в переписке. События, согласования и подтверждения фиксируются внутри проекта, и это может помогать в спорных ситуациях. В блоге есть разбор, как подтверждённые события и документы из 101 могут сыграть роль доказательств.
Отдельная мысль для тех, кто даёт заказчику доступ в проект: закрывать информацию от клиента рискованно. Если уж выстроили прозрачный учёт, держите его до закрытия проекта. На эту тему есть статья почему не стоит закрывать информацию от заказчика.
Минимальный набор, который стоит вести по каждому новогоднему мероприятию внутри проекта:
- утверждённая версия сметы и даты, когда она менялась;
- счета и авансы подрядчикам с привязкой к этапам;
- акты, закрывающие документы, подтверждения оказания услуг;
- чеки и первичка по закупкам (с привязкой к статье расходов);
- переписка по изменениям программы и бюджета (в виде файлов/скринов в проекте).
Если вы работаете с физлицами, полезно помнить базовую рамку: договор возмездного оказания услуг описан в ГК РФ, а потребитель по закону о защите прав потребителей вправе отказаться от договора при оплате фактически понесённых расходов исполнителя. Это влияет на формулировки условий по отменам и возвратам, особенно в сезоне.
И ещё один практический слой: касса и чеки. В 2025 году продолжились изменения в правилах применения ККТ по 54‑ФЗ, отдельные требования уточнялись для сфер с расчётами «в присутствии клиента». Поэтому сценарии по предоплатам и закрывающим документам лучше заранее проверить с бухгалтером под вашу модель продаж.
Закрытие сезона в январе: прибыль, ДДС, долги и PRO+
В январе обычно всплывает то, что в декабре не успели довести до конца: не закрыт подрядчик, не собраны акты, зависли авансы, есть возвраты, кто-то ждёт доплату, кто-то должен вернуть остаток подотчёта. Если не собрать это в отчёты, новый сезон вы начнёте с долгов прошлого.
Для руководителя полезна связка из трёх отчётов: прибыль по проектам (P&L), движение денег (ДДС) и долги (дебиторка/кредиторка). Эта логика хорошо разобрана на примере ивент‑сферы в статье про учёт финансов для свадебного агентства, она один в один подходит под новогодние мероприятия.
Чтобы планировать деньги по календарю оплат, пригодится материал про отчёт о движении денежных средств и балансовый отчёт по проекту.
Когда проектов становится много, появляется второй контур: расходы компании, которые не относятся к конкретному празднику (зарплаты, реклама, аренда, налоги). В Приложении 101 эту зону закрывает Фонд компании на тарифе PRO+, чтобы прибыль проектов не растворялась в общих тратах.
PRO+ для агентства и студии. Фонд компании, расширенная аналитика и брендирование документов — чтобы видеть прибыль после общих расходов.
Если вы хотите закрепить систему, выберите два ближайших проекта и проведите их полностью в одной логике: смета → расходы по статьям → подотчёт → подтверждения → итоговый финансовый результат. Дальше это станет стандартом, который выдерживает сезон.