Un gran desfase de tesorería suele presentar el mismo panorama: las obras avanzan, los pagos de salarios y suministros tienen fecha en el calendario, no hay dinero en la cuenta y el siguiente cobro del cliente llegará después. El contrato y el presupuesto pueden seguir mostrando beneficio; el problema está en el desajuste entre las fechas de cobro y de pago.
En esta situación es fácil actuar con precipitación: pedir prestado, aplazar pagos, insistir para que le paguen o recortar gastos. Puede ayudar de inmediato, pero, sin un diagnóstico breve y un plan claro, el desfase de tesorería puede reaparecer en la siguiente obra.
A continuación encontrará una guía práctica para calcular rápidamente la magnitud del desfase, decidir qué hacer durante las próximas 48 horas y establecer reglas financieras que reduzcan el riesgo de que se repita.
Contenido:
- ¿Qué es un desfase de tesorería y cuándo se considera grande?
- Diagnóstico rápido: las cifras que necesita el plan
- Plan de acción de 48 horas: estabilizar la tesorería
- ¿Cómo negociar cobros y aplazamientos sin perder la dignidad?
- Después de la urgencia: reglas para mantener la tesorería
- ¿Cómo ayuda la aplicación 101 a conocer la tesorería por proyecto?
- Errores que convierten el desfase en un problema crónico
¿Qué es un desfase de tesorería y cuándo se considera grande?
Un desfase de tesorería se produce cuando la empresa no dispone de dinero suficiente para los pagos corrientes en fechas concretas. Se esperan cobros y el proyecto puede generar beneficio, pero los pagos vencen antes.
Un desfase de tesorería grande ya supera la simple incomodidad. Llega cuando tiene que elegir a quién dejar sin pagar: a la cuadrilla, al proveedor, el alquiler o los impuestos. Después aparecen penalizaciones, interrupciones de las obras, conflictos en el equipo y una menor velocidad de ejecución.
En construcción, el desfase suele surgir por gastos imprevistos, un aumento del número de obras y la falta de costumbre de planificar los pagos con antelación. A ello se suma el cobro posterior a la ejecución: en la práctica, usted financia la obra hasta que el cliente paga.
Diagnóstico rápido: las cifras que necesita el plan
El pánico empieza cuando falta la respuesta a una pregunta: «¿Cuánto dinero hace falta para llegar hasta el próximo cobro?». Para el diagnóstico necesita un modelo sencillo del movimiento del dinero por fechas: cuándo y cuánto entrará, y cuándo y cuánto saldrá. Es una previsión de flujos de efectivo por fechas; debe distinguir los cobros y pagos previstos de los movimientos realmente registrados en el estado de flujos de efectivo.
Reúna datos para un horizonte de 14–30 días. Si el dinero ya no alcanza para una semana, por ahora no necesita una previsión larga, pero dos semanas le dan margen para negociar y reorganizar pagos.
Para el primer cálculo necesita el saldo inicial disponible dentro del ámbito de tesorería elegido. Excluya el dinero no disponible y las cantidades destinadas a otros fines; los anticipos entregados a personas para gastos sujetos a rendición de cuentas y las reservas tienen un destino concreto, por lo que debe comprobar por separado para qué pueden utilizarse y si estarán disponibles antes del vencimiento. Saldo previsto de cada día = saldo inicial disponible + cobros disponibles acumulados − pagos acumulados del mismo ámbito. Déficit en el horizonte = max(0, −min de los saldos diarios previstos). Si todos los saldos son no negativos, el déficit es 0; un saldo positivo al final del período no descarta un déficit anterior. Si una reserva ya está incluida en el saldo inicial y el pago que cubrirá figura en el calendario, no reste de nuevo la reserva: el propio pago reducirá el saldo. Compruebe por separado el dinero y los pagos correspondientes que queden fuera de este ámbito, evitando contabilizarlos dos veces. Analice los cobros inciertos mediante distintos escenarios; si importa el orden de las operaciones dentro del día, compruébelo por separado.
| Qué reunir para el cálculo | Cómo registrarlo para poder utilizarlo después |
|---|---|
| Saldos disponibles en cuentas y caja; por separado, anticipos sujetos a rendición de cuentas | A fecha de hoy, por proyectos. Registre por separado las restricciones y reservas; para los anticipos sujetos a rendición de cuentas, indique quién puede pagar cada obligación antes de su vencimiento o cuándo se devolverá el dinero. Cuente la devolución una sola vez. |
| Cobros de clientes por fechas | Fecha prevista, importe y estado de confirmación; los cobros inciertos se analizan en escenarios separados |
| Pagos a cuadrillas y empleados | Fecha, importe y personas esenciales para mantener el ritmo de las obras |
| Proveedores, alquileres, maquinaria y logística | Fecha, importe y actividades que se detendrán si no se paga |
| Impuestos, préstamos y pagos obligatorios | Fecha, importe y consecuencias del retraso |
Si gestiona varias obras, lleve los datos por separado: el desfase de un proyecto suele cubrirse con dinero de otro y la visión conjunta puede resultar engañosa. Puede parecer que «la empresa tiene dinero», aunque en realidad ya esté comprometido para otras obligaciones.
Plan de acción de 48 horas: estabilizar la tesorería
El siguiente paso es un plan que le devuelva el control. Su objetivo: frenar el crecimiento de las obligaciones, acelerar los cobros, aplazar parte de los pagos y cubrir el déficit teniendo en cuenta el coste y los riesgos.
Conviene avanzar por etapas: comenzar con las negociaciones y la reorganización del calendario y después valorar el dinero prestado. Este orden reduce el coste de resolver la urgencia y refuerza su reputación como una persona que gestiona la situación.
- Establezca una pausa de 48 horas para asumir nuevas obligaciones: nuevas compras, anticipos y compromisos con la cuadrilla solo después de recalcular la tesorería.
- Prepare una lista de pagos para los próximos 7–14 días y clasifíquelos por prioridad: cuáles detendrían la obra, cuáles generarían penalizaciones y cuáles admiten un aplazamiento.
- Contacte con los clientes de los que espera cobros. El objetivo es adelantar la entrada de dinero o dividir el importe en dos pagos, con el primero en una fecha anterior.
- Revise las cuentas por cobrar: recordatorios, actas de conformidad, documentación de cierre y facturas. A menudo el cobro queda «casi listo» porque nadie termina de impulsar la documentación.
- Acuerde un aplazamiento admisible donde el riesgo sea menor: algunos proveedores, alquileres, maquinaria o parte de los pagos a la cuadrilla. Fije de inmediato la nueva fecha, sin dejarlo en «ya hablaremos».
- Venda o convierta en dinero aquello que no afecte al cumplimiento de las obligaciones actuales: materiales sobrantes, herramientas o maquinaria sin uso. Puede parecer una medida obvia, pero a veces permite cubrir la necesidad de tesorería sin préstamos.
- Si el déficit persiste, elija una fuente de financiación disponible: descubierto autorizado, tarjeta de crédito o préstamo. Compare el coste y los plazos y vincule la devolución a una fecha concreta.
Los gastos recurrentes de la empresa merecen atención aparte. Cuando la tesorería es escasa, incluso los pequeños gastos fijos consumen rápidamente el saldo, porque se cargan sin vincularse a un proyecto. Por eso, para estabilizar la tesorería, conviene conocer los gastos fijos mensuales y mantener ese mínimo bajo control.
¿Cómo negociar cobros y aplazamientos sin perder la dignidad?
La negociación es la principal herramienta ante un desfase de tesorería. En construcción, el dinero circula a través de personas: clientes, proveedores, encargados de obra y cuadrillas. Si habla con cada una de forma concreta y con cifras, puede cubrir parte del desfase sin dinero prestado.
Con el cliente funciona la lógica de las etapas y la transparencia: «Este es el volumen ejecutado, esta es el acta de conformidad, esta es la fecha de la próxima intervención de la cuadrilla y este es el importe necesario para ese día». Una petición vinculada al plan de trabajo y a los documentos se recibe con mayor tranquilidad.
- Cobrar antes. Proponga dividir el pago: una parte hoy y el resto según lo previsto. A cambio, concrete el calendario de las obras para la próxima semana.
- Aplazamiento del pago a un proveedor. Ofrezca una fecha y un mecanismo concretos: «pago en dos partes» o «anticipo hoy y saldo después del cobro del cliente».
- Pago a la cuadrilla. Explique directamente qué ocurre con las fechas y proponga una fórmula admisible: una parte fija ahora y el resto en un día concreto. Evite promesas imprecisas.
Si cobra después de ejecutar los trabajos, el desfase de tesorería se convierte en un riesgo recurrente del modelo de negocio. Acordar el paso a anticipos y pagos por etapas puede reducir la necesidad de capital de trabajo y hacer más regular el calendario de dinero. En el blog de 101 encontrará un análisis específico sobre el paso al cobro por anticipado (en ruso).
Después de la urgencia: reglas para mantener la tesorería
Cuando consigue equilibrar la tesorería, surge la tentación de relajarse y volver a la forma anterior de trabajar. Ahí empieza la repetición del problema. Necesita tres apoyos: gastos claros, un margen de seguridad y el cálculo del capital de trabajo.
El primer apoyo son los gastos fijos y variables. Los gastos fijos constituyen el mínimo que se paga con independencia de la carga de trabajo. Si no calcula ese mínimo, resulta más difícil valorar con antelación si la tesorería resistirá un retraso en los cobros. Como base, puede consultar el artículo sobre los gastos fijos (en ruso).
El segundo apoyo es un fondo de reserva. Es una bolsa de dinero separada de la empresa a la que se transfieren regularmente fondos disponibles, teniendo en cuenta el beneficio y las obligaciones próximas, para cubrir necesidades de tesorería ante imprevistos y superar períodos de caída. El beneficio devengado, por sí solo, no demuestra que exista dinero libre. En 101 explicamos en detalle cómo determinar el importe y establecer la disciplina necesaria.
El tercer apoyo es el capital de trabajo. Permite evaluar si hay recursos suficientes para financiar la cartera actual de obras hasta cobrar de los clientes. Cuando el capital de trabajo es insuficiente, la empresa se ve obligada a depender de aplazamientos y préstamos. Encontrará la fórmula y su lógica en el artículo «¿Por qué calcular el capital de trabajo?».
Otra práctica ayuda a detectar antes los riesgos: la contabilidad financiera por proyectos y un estado de flujos de efectivo periódico. Compare los datos reales con el calendario previsto de cobros y pagos: así puede advertir un desfase esperado con antelación, aunque la previsión no garantiza que los resultados reales coincidan con ella. Puede apoyarse en el artículo sobre la contabilidad financiera de ingresos y gastos.
¿Cómo ayuda la aplicación 101 a conocer la tesorería por proyecto?
El desfase de tesorería suele nacer de mezclar el dinero: una obra tiene saldo positivo, otra negativo, una tercera espera un cobro y en la cuenta solo aparece una cifra total. Llevar registros separados permite comparar los cobros y los gastos registrados por proyecto. Para evaluar la tesorería disponible, compruebe por separado el dinero real, las restricciones y el calendario de próximos pagos.
En la aplicación 101 (en ruso) puede gestionar cada obra como un proyecto independiente: registrar cobros, gastos, saldo e importes sujetos a rendición de cuentas a partir de los datos introducidos, comprobando la confirmación de las operaciones. El saldo del proyecto es la diferencia entre los cobros y los gastos registrados; no equivale al dinero que tiene una persona concreta. Este registro ayuda a detectar cuándo una obra se financia con otra, pero las decisiones de pago exigen comprobar por separado el dinero disponible y las obligaciones.
Para comentar la situación de su empresa y conocer ejemplos del funcionamiento de la aplicación 101, solicite una demostración del producto.
Si necesita un análisis más profundo de la empresa y de los proyectos, consulte PRO+ en la aplicación 101: la oferta incluye análisis ampliados y la aprobación de eventos del Fondo de la empresa. Compruebe las funciones disponibles en la tabla de planes vigente, teniendo en cuenta los permisos de acceso y la versión utilizada; la imagen financiera depende de los datos introducidos. Estas funciones requieren igualmente comprobar el dinero disponible y el calendario de pagos futuros.
Errores que convierten el desfase en un problema crónico
Un desfase de tesorería rara vez es el único problema. A menudo pone de manifiesto que los registros se llevan de memoria, no se comprueba el margen, el dinero circula entre proyectos sin reglas y las decisiones se basan en impresiones. El blog de 101 ya ha tratado estas cuestiones al analizar los errores habituales de la contabilidad de gestión.
- Cubrir el desfase con dinero personal sin reglas para su devolución. Esto oculta el problema y convierte al propietario en una fuente permanente de financiación.
- Adoptar por defecto el cobro después de ejecutar los trabajos. El calendario de dinero depende de la disciplina de terceros, mientras sus obligaciones salariales y de suministro siguen teniendo plazos firmes.
- No calcular los gastos fijos. Si desconoce el mínimo necesario cada mes, no puede planificar la tesorería.
- No elaborar los flujos de efectivo por fechas. Se evalúa el dinero a partir del saldo de la cuenta, aunque también importan los cobros y pagos futuros.
- Mezclar proyectos. Una obra rentable financia otra que genera pérdidas y usted se entera demasiado tarde.
Si el desfase de tesorería ya es grande, empiece por el diagnóstico y el plan de 48 horas. Una vez estabilizada la tesorería, establezca reglas: gastos calculados, fondo de reserva, control del capital de trabajo y contabilidad por proyectos. Esto ayuda a reducir el riesgo de volver a buscar dinero cada mes.
