“मुफ़्त CRM” की खोज के पीछे व्यावहारिक ज़रूरत हो सकती है: पूछताछ और सहमति की जानकारी सुरक्षित रखना, लागू करने पर अनावश्यक खर्च से बचना और भविष्य के खर्च समझना। निर्माण कंपनी के लिए ग्राहक रिकॉर्ड के साथ यह भी जाँचना ज़रूरी है कि बिक्री परियोजनाओं, लागत अनुमानों और समय-सीमाओं से कैसे जुड़ती है।
मुफ़्त प्लान में आपके लिए ज़रूरी सभी काम शामिल हों, यह आवश्यक नहीं है। चुनने से पहले उपयोगकर्ताओं, सौदों, विश्लेषण और एकीकरण की सीमाएँ जाँचें। अलग सेवाओं की शर्तें अलग होती हैं और बदल सकती हैं; तुलना में सेटअप की लागत भी शामिल करें।
101 में लागत अनुमान, कार्य, गैंट चार्ट, दस्तावेज़ और मूल्य-सूचियाँ जैसे मुफ़्त बुनियादी साधन हैं। परियोजना और कंपनी फ़ंड में असीमित घटनाएँ बनाना, ग्राहक की मंज़ूरी और दस्तावेज़ भेजना सशुल्क स्तर में आते हैं; उन्नत विश्लेषण और घटनाओं के इतिहास का निर्यात अगले स्तर में हैं। CRM की सभी सुविधाओं को अपने-आप मुफ़्त न मानें। मौजूदा शर्तें 101 की आधिकारिक वेबसाइट के “प्लान और सदस्यताएँ” अनुभाग और अपनी प्रोफ़ाइल में जाँचें।
विषय-सूची:
मुफ़्त CRM में क्या जाँचना चाहिए?
मुफ़्त CRM में उपयोगकर्ताओं और सौदों की संख्या, स्वचालन, विश्लेषण या एकीकरण पर सीमाएँ हो सकती हैं। ये किसी खास सेवा को जाँचने के प्रश्न हैं, यह दावा नहीं कि सभी मुफ़्त प्रणालियाँ एक जैसी हैं।
टीम का समय भी एक अलग लागत है। फ़ील्ड, नियम, पहुँच की अनुमतियाँ और रिपोर्ट तैयार करने में लाइसेंस शुल्क न होने पर भी मेहनत लग सकती है। तय करें कि डेटा कौन सँभालेगा और सेटअप के लिए आप कितना समय दे सकते हैं।
अपनी परिस्थितियों के अनुसार मुफ़्त CRM का आकलन करने के लिए यह संक्षिप्त जाँच-सूची उपयोग करें।
- क्या आप बिना दोहराव के कई परियोजनाएँ और पूछताछ के कई स्रोत सँभाल सकते हैं?
- क्या अंतिम लागत अनुमान और दस्तावेज़ सौदे के रिकॉर्ड में रखे जा सकते हैं, ताकि वे चैट में न खो जाएँ?
- कारोबार बढ़ने पर क्या होगा: नए उपयोगकर्ता, बिक्री फ़नल का विस्तार, रिपोर्ट और एकीकरण कितने महँगे होंगे?
- अगर आप प्रणाली बदलना चाहें, तो क्या डेटा निर्यात कर सकते हैं?
- क्या “सौदा → परियोजना → धन” का संबंध है, जिससे केवल रूपांतरण दर के बजाय लाभ का परिणाम भी दिखे?
लागत अनुमान और परियोजना प्रबंधन के तरीकों की अतिरिक्त तुलना के लिए देखें “Smetter बनाम 101” (लेख रूसी में)। उसमें दिए प्लान के विवरण को मौजूदा शर्तों से मिलाएँ: तुलना वाला लेख लागू प्लान की शर्तों का विकल्प नहीं है।
101 ऐप में CRM की बुनियादी सुविधाएँ
शुरुआत में तीन काम चुनें: संपर्क डेटाबेस, सौदों के चरण और दस्तावेज़ों का संग्रह। 101 में व्यावसायिक पक्ष परियोजनाओं में भाग लेते हैं; परियोजना रिकॉर्ड में ग्राहक, प्रबंधक, प्रतिभागी और वित्तीय घटनाएँ दिख सकती हैं। अगर टीम नियमित रूप से डेटा भरती है, तो यह व्यवस्था काम का संदर्भ समझने में मदद कर सकती है।
डेमो परियोजना के प्रतिभागी: ग्राहक और साझेदार। शेष राशि लेखांकन डेटा का उदाहरण है, बैंक लेन-देन की पुष्टि नहीं। चित्र में रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
सुविधाओं का परिचय इस लेख में है: “101 बिज़नेस प्लेटफ़ॉर्म”। सुविधा की उपलब्धता, प्लान की शर्तों और डेटा की गुणवत्ता को अलग समझें: किसी अनुभाग का मौजूद होना अपने-आप तैयार कार्य-प्रक्रिया नहीं दर्शाता।
फ़ोन के संपर्कों में नाम, स्थिति, निर्माण स्थल और पूछताछ के स्रोत का एक समान प्रारूप तय करें। अधिक जानकारी के लिए देखें “फ़ोन में संपर्क सही तरीके से कैसे सहेजें?”। ऐप की व्यावसायिक पक्षों की सूची ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों को अलग पहचानने में मदद करती है; यह संपर्क विवरण के अद्यतन होने की जाँच का विकल्प नहीं है।
काल्पनिक कंपनी Forge Construction के व्यावसायिक पक्षों की सूची। श्रेणियाँ ग्राहकों, ठेकेदारों और आपूर्तिकर्ताओं को अलग पहचानने में मदद करती हैं। चित्र में रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
बिक्री फ़नल दिखाता है कि सौदा किस चरण में है। अगली कार्रवाई और उसके ज़िम्मेदार व्यक्ति पर टीम में सहमति बनाएँ। निर्माण के लिए चरणों का तरीका इस लेख में समझाया गया है: “बिक्री फ़नल”। 101 के मौजूदा सौदे के रिकॉर्ड में चरण, स्रोत, संपर्क और ज़िम्मेदार व्यक्ति के फ़ील्ड दिखते हैं; उनका अर्थ तय किए बिना केवल औपचारिकता के लिए न भरें।
डेमो फ़नल के चरण और मौजूदा सौदे। चित्र में कुछ कॉलम दिखते हैं, सभी सौदों का पूरा रास्ता नहीं। चित्र में रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
मौजूदा डेमो सौदे के फ़ील्ड: चरण, स्रोत, संपर्क और ज़िम्मेदार व्यक्ति। कोई बदलाव नहीं किया गया; चित्र नया सौदा सहेजना नहीं दिखाता। चित्र में रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
डेमो परियोजना का मौजूदा लागत अनुमान, जिसमें मदें और जुड़ी रिपोर्ट हैं। यह सहेजे गए परिणाम का उदाहरण है, मुफ़्त प्लान या PDF भेजने का प्रमाण नहीं। चित्र में रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
बिक्री के साथ गैंट चार्ट क्यों उपयोग करें?
गैंट चार्ट ग्राहक के साथ चरणों और समय-सीमाओं पर चर्चा करने में उपयोगी है। स्पष्ट योजना अपेक्षाओं पर सहमति बनाने में मदद कर सकती है, लेकिन अपने-आप बिक्री या वादे पूरे होने की गारंटी नहीं देती। काम करने वालों के साथ समय-सीमाओं की व्यवहार्यता जाँचें।
101 के वेब संस्करण में चार्ट परियोजना के लागत अनुमानों और रिपोर्टों से जुड़ा है: अनुमान योजना तय करता है और रिपोर्ट वास्तविक काम दर्ज करती है। मूल्य-सूची की मदें गणना और रिकॉर्ड में काम के एक समान नाम उपयोग करने में मदद करती हैं। अधिक जानकारी के लिए देखें “101 ऐप में गैंट चार्ट”।
लागत अनुमान से योजना बनाने की प्रक्रिया इस लेख में है: “101 ऐप में स्वचालित कार्य-सारणी” (लेख रूसी में)। नीचे दिखाए समय-अक्ष के अंश में लागत अनुमान और रिपोर्ट हैं। यह नियोजित और वास्तविक काम का उदाहरण है, सभी कामों की पूरी समय-सारणी नहीं।
डेमो परियोजना की समय-सारणी का अंश, जिसमें लागत अनुमान और रिपोर्ट दिखते हैं। चित्र पूरी योजना, काम करने वालों की नियुक्ति या भुगतान कैलेंडर नहीं दिखाता। चित्र में रूसी इंटरफ़ेस दिखाया गया है।
नकदी की कमी पर नज़र रखने के लिए काम की समय-सीमाओं की तुलना अलग से बनाई खरीद और भुगतान योजना से करें। काम की तारीख भुगतान की तारीख नहीं होती: अनुबंध की शर्तें, अग्रिम और टाले गए भुगतान अलग से ध्यान में रखें। गैंट चार्ट को अपने-आप बना भुगतान कैलेंडर न मानें।
CRM की एक सप्ताह की समीक्षा योजना का उदाहरण
पहली बार लागू करते समय दायरा सीमित रखना समझदारी है: डेटा पर सहमति बनाएँ, फिर संपर्कों, सौदों और परियोजना के संबंध जाँचें, और उसके बाद समय-सीमाओं तथा वित्त पर जाएँ। यह सुझाया गया संगठनात्मक तरीका है, परिणाम की गारंटी नहीं।
नीचे मरम्मत टीम या छोटी निर्माण कंपनी के लिए एक सप्ताह की समीक्षा योजना का उदाहरण है। ज़रूरत हो तो अवधि बढ़ाएँ: शुरुआती डेटा की मात्रा और प्रतिभागियों की अनुमतियाँ समय को प्रभावित करती हैं। चित्र मौजूदा डेमो रिकॉर्ड दिखाते हैं; लेख में नए रिकॉर्ड बनाना, PDF निर्यात करना या काम करने वालों को नियुक्त करना नहीं दिखाया गया है।
- चरण 1. तय करें कि डेटा की ज़िम्मेदारी कौन लेगा और घटनाएँ समय पर दर्ज होने की जाँच कौन करेगा।
- चरण 2. अपनी मूल्य-सूची में काम के नाम, इकाइयाँ और चरण जाँचें। नोट करें कि किन मदों को एक समान बनाना है।
- चरण 3. एक लागत अनुमान में काम के दायरे और लागत का मिलान करें। मुफ़्त गणना की सुविधा इस लेख में समझाई गई है: “101 ऐप में मुफ़्त लागत अनुमान!” (लेख रूसी में)। ग्राहक तक दस्तावेज़ पहुँचाने का प्रारूप और उपलब्ध काम अपने प्लान के अनुसार जाँचें।
- चरण 4. जाँचें कि ग्राहक और परियोजना प्रबंधक के रूप में कौन दर्ज है और कौन से व्यावसायिक पक्ष शामिल हैं। छूटे हुए संबंधों पर सहमति बनाएँ।
- चरण 5. नियम तय करें: वास्तविक खर्च, पूरा काम, धन हस्तांतरण और प्राप्त धन समय पर सहायक प्रमाणों के साथ दर्ज हों। ऐप का रिकॉर्ड भुगतान की बैंक पुष्टि का विकल्प नहीं है।
- चरण 6. समय-अक्ष पर लागत अनुमान और रिपोर्टों की तुलना करें। टीम के साथ समय-सीमाओं और ज़िम्मेदारी पर चर्चा करें; दिखाया गया अंश काम करने वालों की नियुक्ति की पुष्टि नहीं करता।
- चरण 7. सौदों के चरणों और परियोजना के वित्त की नियमित समीक्षा तय करें। मंज़ूरी और भुगतान में देरी को अलग जाँचें; लाभ की जगह बंद हुए सौदों की संख्या न रखें।
प्रक्रिया चुनने में मदद चाहिए तो 101 का प्रदर्शन देखने पर विचार करें। उसमें उपलब्ध काम, प्लान की शर्तें और सौदों का परियोजना तथा दस्तावेज़ों से संबंध स्पष्ट किया जा सकता है।
CRM और प्रबंधन लेखांकन का अंतर इन लेखों में अधिक विस्तार से है: “CRM या पहले लेखांकन?” (लेख रूसी में) और “वित्तीय प्रबंधन लेखांकन या CRM प्रणाली?” (लेख रूसी में)।
