La búsqueda de un «CRM gratuito» puede responder a una necesidad práctica: guardar solicitudes y acuerdos, evitar gastos innecesarios de implantación y entender los costes futuros. Para una empresa constructora es importante comprobar tanto las fichas de clientes como la relación entre ventas, proyectos, presupuestos y plazos.
Un plan gratuito no necesariamente incluye todas las operaciones que necesita. Antes de elegir, compruebe los límites de usuarios, oportunidades comerciales, análisis e integraciones. Las condiciones varían entre servicios y pueden cambiar; incluya también los costes de configuración en la comparación.
101 ofrece herramientas básicas gratuitas, entre ellas presupuestos, tareas, diagramas de Gantt, documentos y listas de precios. La creación ilimitada de eventos en proyectos y en el Fondo de la empresa, las aprobaciones del cliente y el envío de documentos pertenecen a un nivel de pago; el análisis avanzado y la exportación del historial de eventos, al siguiente. No dé por hecho que todas las funciones de CRM son gratuitas. Consulte las condiciones actuales en «Planes y suscripciones» del sitio oficial de 101 y en su perfil.
Contenido:
¿Qué comprobar en un CRM gratuito?
Un CRM gratuito puede limitar el número de usuarios y oportunidades, la automatización, el análisis o las integraciones. Son preguntas para evaluar un servicio concreto, no una afirmación de que todos los sistemas gratuitos funcionen igual.
El tiempo del equipo es otro coste. Preparar campos, reglas, permisos de acceso e informes puede exigir trabajo incluso sin pagar una licencia. Evalúe quién mantendrá los datos y cuánto tiempo puede dedicar a la configuración.
Utilice esta breve lista para evaluar un CRM gratuito según sus necesidades.
- ¿Puede gestionar varios proyectos y varias fuentes de solicitudes sin duplicar datos?
- ¿Puede guardar la versión final del presupuesto y los documentos en la oportunidad para que no se pierdan en los chats?
- ¿Qué ocurre al crecer: cuánto cuestan los nuevos usuarios, la ampliación del embudo, los informes y las integraciones?
- ¿Puede exportar los datos si decide cambiar de sistema?
- ¿Existe una relación «oportunidad → proyecto → dinero» que permita ver el resultado en beneficios y no solo la conversión?
Encontrará otra comparación de enfoques para presupuestos y gestión de proyectos en «Smetter vs 101» (artículo en ruso). Contraste su descripción de los planes con las condiciones actuales: una comparativa no sustituye las condiciones vigentes.
Funciones esenciales de CRM en la App 101
Empiece por tres tareas: una base de contactos, las etapas de las oportunidades y el almacenamiento de documentos. En 101, las contrapartes participan en proyectos; la ficha de un proyecto puede mostrar al cliente, el responsable del proyecto, los participantes y los eventos financieros. Esta organización puede ayudar a recuperar el contexto si el equipo actualiza los datos regularmente.
Participantes de un proyecto de demostración: cliente y socio. Los saldos son ejemplos de datos contables, no confirmaciones de operaciones bancarias. La captura muestra la interfaz en ruso.
Encontrará un resumen de las funciones en «Plataforma empresarial 101». Distinga entre disponibilidad de una función, condiciones del plan y calidad de los datos: que exista una sección no significa que ya haya un proceso de trabajo organizado.
Acuerde un formato uniforme para el nombre, el estado, la obra y la fuente de consulta de los contactos del teléfono. Más información en «Cómo guardar correctamente los contactos en el teléfono». La lista de contrapartes de la aplicación permite distinguir clientes, proveedores y contratistas; no sustituye la comprobación de que los datos de contacto estén actualizados.
Lista de contrapartes de la empresa ficticia Forge Construction. Las categorías permiten distinguir clientes, contratistas y proveedores. La captura muestra la interfaz en ruso.
El embudo muestra en qué etapa se encuentra una oportunidad. Acuerde con el equipo la siguiente acción y su responsable. El enfoque de las etapas en construcción se explica en «Embudo de ventas». La ficha de una oportunidad existente en 101 muestra campos de etapa, fuente, contacto y responsable; no los rellene por cumplir, sin acordar su significado.
Etapas y oportunidades existentes en el embudo de demostración. Se ven algunas columnas, no el recorrido completo de todas las oportunidades. La captura muestra la interfaz en ruso.
Campos de una oportunidad de demostración existente: etapa, fuente, contacto y responsable. No se hicieron cambios; la captura no muestra cómo se guarda una oportunidad nueva. La captura muestra la interfaz en ruso.
Presupuesto existente de un proyecto de demostración con partidas y un informe vinculado. Es un ejemplo de un resultado guardado, no una prueba de un plan gratuito ni del envío de un PDF. La captura muestra la interfaz en ruso.
Diagrama de Gantt: ¿por qué acompañar las ventas?
El diagrama de Gantt ayuda a conversar con el cliente sobre etapas y plazos. Un plan claro puede facilitar el acuerdo de expectativas, pero no garantiza por sí solo una venta ni el cumplimiento de promesas. Compruebe con quienes ejecutarán los trabajos si los plazos son realistas.
En la versión web de 101, el diagrama se vincula con presupuestos e informes del proyecto: el presupuesto establece el plan y el informe registra lo realizado. Las partidas de la lista de precios ayudan a usar nombres de trabajos uniformes en cálculos y registros. Más información en «Diagrama de Gantt en la App 101».
La planificación a partir del presupuesto se describe en «Cronograma automático de trabajos en la App 101» (artículo en ruso). En el fragmento de la línea de tiempo que aparece abajo se ven presupuestos e informes. Es un ejemplo de lo previsto y lo realizado, no el cronograma completo de todos los trabajos.
Fragmento del cronograma del proyecto de demostración con presupuestos e informes. No muestra el plan completo, asignaciones de trabajadores ni un calendario de pagos. La captura muestra la interfaz en ruso.
Para controlar desfases de tesorería, compare los plazos de trabajo con un plan de compras y pagos elaborado por separado. La fecha de un trabajo no equivale a la de su pago: deben considerarse aparte las condiciones del contrato, los anticipos y los aplazamientos. No trate el diagrama de Gantt como un calendario de pagos generado automáticamente.
Ejemplo de un plan semanal para revisar el CRM
En una primera implantación conviene limitar el alcance: acordar los datos, comprobar después la relación entre contactos, oportunidades y proyecto, y pasar luego a plazos y finanzas. Es una propuesta de organización, no una garantía de resultados.
A continuación se presenta un ejemplo de revisión semanal para un equipo de reformas o una constructora pequeña. Amplíe el plazo si es necesario: la cantidad de datos iniciales y los permisos de los participantes afectan a los tiempos. Las capturas muestran registros de demostración existentes; el artículo no demuestra la creación de registros nuevos, la exportación de PDF ni la asignación de trabajadores.
- Paso 1. Acuerde quién se responsabiliza de los datos y comprueba que los eventos se registren a tiempo.
- Paso 2. Revise nombres de trabajos, unidades y etapas en su lista de precios. Anote qué partidas deben uniformarse.
- Paso 3. Compare alcance y coste en un presupuesto. El cálculo gratuito se explica en «¡Presupuestos gratuitos en la App 101!» (artículo en ruso). Compruebe según su plan el formato de entrega del documento al cliente y las operaciones disponibles.
- Paso 4. Compruebe quién figura como cliente y responsable del proyecto y qué contrapartes participan. Acuerde las relaciones que falten.
- Paso 5. Acuerde una regla: registrar a tiempo gastos reales, trabajos ejecutados, transferencias e ingresos de fondos, con documentos de respaldo. Un registro en la aplicación no sustituye la confirmación bancaria del pago.
- Paso 6. Compare el presupuesto y los informes en la línea de tiempo. Converse con el equipo sobre plazos y responsabilidades; el fragmento mostrado no confirma asignaciones de trabajadores.
- Paso 7. Programe revisiones periódicas de las etapas de las oportunidades y las finanzas del proyecto. Analice por separado las demoras de aprobación y pago, sin sustituir los beneficios por el número de oportunidades cerradas.
Si necesita ayuda para elegir un proceso, considere una demostración de 101. Permite aclarar las operaciones disponibles, las condiciones del plan y la relación de las oportunidades con el proyecto y los documentos.
La diferencia entre CRM y contabilidad de gestión se desarrolla en «¿CRM o contabilidad primero?» (artículo en ruso) y «¿Contabilidad de gestión financiera o sistema CRM?» (artículo en ruso).
