La aplicación 101 ha pasado de ser una herramienta móvil de mantenimiento de registros a una plataforma empresarial: estimaciones, planificación del trabajo, flujo de caja, documentos e informes de gestión ahora se encuentran en un solo lugar.
El propósito de estos cambios es simple: menos brechas entre “calculado”, “acordado”, “completado” y “pagado”. Cuando estas piezas se guardan en diferentes servicios, las versiones de los presupuestos se pierden, los plazos se desconectan de los hechos reales y los documentos se abordan sólo al final.
A continuación se muestra una descripción general paso a paso de las nuevas capacidades de la plataforma, para que pueda ver el orden en el que introducirlas y cómo construir un proceso de trabajo en torno a ellas.
Contenido:
- ¿Qué significa “plataforma empresarial 101”?
- Versión WEB: ¿por qué es necesaria y qué incluye?
- Presupuestos gratuitos: ¿calcular desde tu teléfono o desde tu ordenador?
- Listas de precios
- diagrama de Gantt
- Mapas mentales y el movimiento de dinero entre empleados
- Documentos
- Analítica
- Embudos como en CRM
- ¿Cómo introducir nuevas funciones en orden?
¿Qué significa “plataforma empresarial 101”?
Una plataforma significa gestionar el mismo proyecto en varias capas a la vez: cálculos, trabajo, dinero, documentos y control. En 101, este enfoque se basa en la idea de que un proyecto es un sitio u orden con su propio saldo e historial de eventos.
El equipo registra hechos a medida que avanza el trabajo: un presupuesto, un informe de trabajo, una compra, una transferencia a un empleado, un pago del cliente, un registro de aceptación. El gerente no tiene que reconstruir el panorama a partir de chats y hojas de cálculo; El proyecto se puede rastrear a través de su historial de eventos.
Versión WEB: ¿por qué es necesaria y qué incluye?
La aplicación web maneja dos tareas que son inconvenientes en un teléfono: trabajar con grandes cantidades de datos y administrar la configuración. Esto incluye listas de precios, análisis, exportaciones y, ahora, también planificación.
Los materiales de 101 a menudo presentan la aplicación web como la estación de trabajo del gerente: importar una lista de precios y monitorear análisis son tareas típicas para las cuales abrir una computadora portátil facilita poner las cosas en orden rápidamente.
Presupuestos gratuitos: ¿calcular desde tu teléfono o desde tu ordenador?
Ahora puedes crear presupuestos en 101 de forma gratuita, sin suscripción ni tarjeta vinculada. Esto resulta útil cuando necesita registrar el alcance del trabajo rápidamente, mostrarle al cliente el formato del documento y luego decidir cómo gestionar el proyecto.
El principal valor de un presupuesto gratuito es la velocidad y un flujo de trabajo constante. El presupuesto no permanece como un PDF separado en un chat; pasa a formar parte del proyecto y posteriormente sustenta informes, aceptación y documentos.
Para una mirada más profunda, lea estos dos artículos de blog: "Presupuestos gratuitos en la aplicación 101" (en ruso) y "Una aplicación para calcular un presupuesto directamente desde su teléfono" (en ruso).
Listas de precios
Una lista de precios en 101 no es simplemente “una hoja de cálculo con precios”. Es un diccionario de trabajo y materiales que ayuda al equipo a utilizar los mismos términos: exactamente qué se está haciendo, a qué precio y en qué unidades. Las estimaciones se crean más rápido y hay menos interpretaciones controvertidas.
La aplicación web hace que sea conveniente estandarizar una lista de precios: importarla desde Excel, ordenar categorías y actualizar precios. El blog tiene guías prácticas separadas sobre importación rápida de estimaciones desde Excel (en ruso), actualizaciones de la lista de precios (en ruso), y probando el generador de estimaciones (en ruso).
Si su lista de precios todavía se mantiene en una hoja de cálculo, compare los enfoques "Excel o 101" aquí: https://101-app.com/blog/what-to-use-for-estimate-excel-or-101 (en ruso).
diagrama de Gantt
En la aplicación web 101, se crea un diagrama de Gantt a partir de elementos de la lista de precios: se colocan en una línea de tiempo para crear un plan de trabajo conectado con la estimación y los eventos del proyecto.
La ventaja de este enfoque es que los componentes básicos coinciden. Los mismos elementos de la lista de precios se incluyen en el presupuesto, luego aparecen en los informes y luego pasan a la aceptación y los documentos. El plan deja de ser una entidad separada que nadie actualiza.
El artículo de Gantt destaca detalles útiles en construcción y renovación: el gráfico muestra el clima, incluidas fechas pasadas; los eventos tienen cantidades y responsables; y los cambios de horario se registran a través de informes.
Una explicación detallada de cómo construirlo está disponible en el blog: “Diagrama de Gantt en la aplicación 101” (en ruso).
Mapas mentales y el movimiento de dinero entre empleados
Cuando una empresa tiene varios comerciantes y supervisores de obra, el dinero comienza a moverse a través de una red: se emite un anticipo contable, se devuelve el resto, se transfieren fondos para compras o entre personas y se liquida la nómina. Puede parecer controlado, pero un mes después nadie recuerda por qué una persona tiene saldo, otra pide una recarga y una tercera presenta recibos una vez cada dos semanas.
Aquí, los mapas mentales muestran el movimiento de fondos entre empleados y proyectos en forma de diagrama: quién transfirió dinero a quién, dónde están estancadas las cantidades sin eventos de cierre y dónde el dinero se mueve en círculos. Esto ayuda al gerente a evaluar la disciplina financiera a partir de hechos en lugar de perseguir cabos sueltos.
Primero agregue roles y contrapartes en 101, luego establezca la regla de que cada emisión y transferencia se registre como un evento, y revise el mapa y los saldos contables por persona una vez por semana. 101 utiliza la misma lógica para el control transparente de los fondos contables y las auditorías de contabilidad de gestión.
Documentos
Un presupuesto y un plan son expectativas; un proyecto finaliza con documentos y etapas aceptadas. Es por eso que la sección de documentos en 101 se ubica junto al mantenimiento de registros: los eventos del proyecto generan registros de aceptación, informes, archivos de clientes y un historial de cambios.
El blog 101 tiene un flujo de trabajo detallado para aceptar trabajos y servicios a través de eventos, comentarios y documentos de cierre: “Aceptar Trabajos y Servicios a través de la Aplicación 101” (en ruso).
Analítica
Cuando las estimaciones, los eventos y los documentos se registran periódicamente, se obtienen las respuestas de la administración que motivaron todo el esfuerzo: margen por sitio, dónde se produce el gasto excesivo, qué categorías de gastos están creciendo, cuánto dinero está inmovilizado en anticipos contables y cómo cambian las ganancias mes a mes.
La aplicación web es el lugar más conveniente para realizar análisis, con gráficos, tablas y filtros de proyectos. 101 también admite la exportación CSV para que el análisis pueda continuar en los sistemas de BI. El blog cubre esto en un artículo sobre análisis de negocios y configuración de informes.
Si la empresa está creciendo y necesita el siguiente nivel de control, vale la pena ver qué agrega PRO+ a los análisis y documentos.
Embudos como en CRM
Un CRM gestiona clientes potenciales, comunicaciones y etapas de acuerdos. La contabilidad de gestión cubre la economía del proyecto: cuánto se ganó, cuánto se gastó y qué ganancias quedaron después de los salarios, los materiales y la subcontratación. Conectar estas capas le permite al gerente ver la cadena “trato → acuerdo → proyecto → dinero → resultado”.
En 101, esta conexión se soporta a través de documentos e integraciones. Por ejemplo, los documentos se pueden generar directamente en una tarjeta de trato y adjuntarlos al chat, para que no se pierdan el historial de comunicaciones y la versión del archivo.
Para comprender dónde termina CRM y comienza la contabilidad, lea estos dos artículos principales: "¿Necesita primero un CRM o contabilidad?" (en ruso) y “CRM y Contabilidad de Gestión en 101” (en ruso).
¿Cómo introducir nuevas funciones en orden?
El orden es importante para que la plataforma produzca resultados. Si comienza con análisis mientras los datos se ingresan sólo una vez por semana, los gráficos no coincidirán con la realidad. Si comienza con Gantt sin una lista de precios, el plan se desmoronará rápidamente.
A continuación se muestra una secuencia práctica para los equipos de proyecto en trabajos de renovación, construcción, adquisiciones y servicios.
- Vaya a la versión WEB y consulte los roles: quién cuenta, quién aprueba, quién lidera el proyecto.
- Descarga u organiza tu lista de precios: categorías, unidades y precios.
- Cree un proyecto y agregue elementos de gastos básicos para que los eventos lleguen inmediatamente al lugar correcto.
- Recopile el primer presupuesto gratuito y envíelo al cliente en PDF para registrar el alcance y el coste.
- Introduce una regla: el gasto, el trabajo, la transferencia y el recibo se registran el día del hecho - con foto, recibo o comentario.
- Recopile un diagrama de Gantt a partir de los elementos de la lista de precios y asigne responsabilidades por bloques clave de trabajo.
- Configurar aceptación: eventos → comentarios → documento de cierre por etapa.
- Conecte mapas mentales para controlar el movimiento de dinero e informar sobre las personas.
- Verifique sus análisis una vez por semana: plan/real, margen, informes y dinámica de pago.
- Si las ventas se realizan en CRM, vincule transacciones y documentos a través de integraciones para no perder versión y contexto.
Si desea aplicar este proceso a su propio sitio y configurar la estructura en una sola reunión, la opción más sencilla es asistir a una presentación: en 30 minutos, podrá ver cómo encajan sus procesos al 101 y qué secciones presentar primero.