لقد تطور تطبيق 101 من أداة لحفظ السجلات على الهاتف المحمول إلى منصة أعمال: أصبحت التقديرات وتخطيط العمل والتدفق النقدي والمستندات وتقارير الإدارة موجودة الآن في مكان واحد.
والغرض من هذه التغييرات بسيط: تقليل الفجوات بين "المحسوبة"، و"المتفق عليها"، و"المكتملة"، و"المدفوعة". عندما يتم الاحتفاظ بهذه الأجزاء في خدمات مختلفة، تضيع إصدارات التقديرات، وتنفصل المواعيد النهائية عن الأحداث الفعلية، ولا تتم معالجة المستندات إلا في النهاية.
فيما يلي نظرة عامة خطوة بخطوة على الإمكانات الجديدة للمنصة، حتى تتمكن من رؤية الترتيب الذي سيتم به تقديمها وكيفية بناء عملية عمل حولها.
المحتويات:
ماذا يعني "منصة الأعمال 101"؟
النظام الأساسي يعني إدارة نفس المشروع عبر عدة طبقات في وقت واحد: الحسابات، والعمل، والمال، والمستندات، والتحكم. في 101، يعتمد هذا النهج على فكرة أن المشروع هو موقع أو مشروع إنشائي أو طلب عمل له رصيده الخاص وتاريخ الأحداث.
يقوم الفريق بتسجيل الحقائق مع تقدم العمل: تقدير، تقرير عمل، عملية شراء، تحويل إلى موظف، دفعة من العميل، سجل قبول. لا يتعين على المدير تجميع الصورة معًا من الدردشات وجداول البيانات؛ يمكن تتبع المشروع من خلال تاريخ الأحداث الخاص به.
إصدار الويب: لماذا هو مطلوب وما هو مدرج فيه؟
يتعامل تطبيق الويب مع مهمتين غير مناسبتين على الهاتف: العمل مع كميات كبيرة من البيانات وإدارة الإعدادات. يتضمن ذلك قوائم الأسعار والتحليلات والصادرات والتخطيط الآن أيضًا.
غالبًا ما تقدم 101 مادة تطبيق الويب كمحطة عمل للمدير: يعد استيراد قائمة الأسعار ومراقبة التحليلات من المهام النموذجية التي يؤدي فتح الكمبيوتر المحمول من خلالها إلى تسهيل ترتيب الأمور بسرعة.
تقديرات مجانية: احسب من هاتفك أو من جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟
يمكنك الآن إنشاء تقديرات في 101 مجانًا، بدون اشتراك أو بطاقة مرتبطة. يعد هذا مناسبًا عندما تحتاج إلى تسجيل نطاق العمل بسرعة، وإظهار تنسيق المستند للعميل، ثم تحديد كيفية إدارة المشروع.
القيمة الرئيسية للتقدير المجاني هي السرعة وسير العمل المتسق. لا يظل التقدير ملف PDF منفصلاً في الدردشة؛ يصبح جزءًا من المشروع ويدعم لاحقًا التقارير والقبول والمستندات.
لإلقاء نظرة أعمق، اقرأ هاتين المقالتين بالمدونة: "تقديرات مجانية في تطبيق 101" (بالروسية) و "تطبيق لحساب التقدير مباشرة من هاتفك" (باللغة الروسية).
قوائم الأسعار
قائمة الأسعار في 101 ليست مجرد "جدول بيانات بالأسعار". بل هي قاموس للأعمال والمواد يساعد الفريق على استخدام نفس المصطلحات: ما الذي يتم إنجازه بالضبط، وبأي سعر، وبأي وحدات. يتم إنشاء التقديرات بشكل أسرع، وهناك عدد أقل من التفسيرات المتنازع عليها.
يسهل تطبيق الويب توحيد قائمة الأسعار: استيرادها من Excel، وفرز الفئات، وتحديث الأسعار. تحتوي المدونة على أدلة عملية منفصلة حول استيراد تقدير سريع من Excel (بالروسية)، تحديثات قائمة الأسعار (بالروسية)، و اختبار منشئ التقدير (باللغة الروسية).
إذا كانت قائمة الأسعار الخاصة بك لا تزال محفوظة في جدول بيانات، فقارن بين نهجي "Excel أو 101" هنا: https://101-app.com/blog/what-to-use-for-estimate-excel-or-101 (باللغة الروسية).
مخطط جانت
في تطبيق الويب 101، يتم إنشاء مخطط جانت من عناصر قائمة الأسعار: ويتم وضعها على مخطط زمني لإنشاء خطة عمل مرتبطة بالتقدير وأحداث المشروع.
وتكمن قوة هذا النهج في تطابق العناصر الأساسية. تدخل نفس بنود قائمة الأسعار في التقدير، ثم تظهر في التقارير، ثم تنتقل لاحقًا إلى القبول والمستندات. تتوقف الخطة عن كونها كيانًا منفصلاً لا يقوم أحد بتحديثه.
تسلط مقالة جانت الضوء على التفاصيل المفيدة في البناء والتجديد: يُظهر الرسم البياني الطقس، بما في ذلك التواريخ الماضية؛ فالأحداث لها مبالغ وأشخاص مسؤولون؛ ويتم تسجيل تغييرات الجدول الزمني من خلال التقارير.
شرح تفصيلي لكيفية بنائه متوفر في المدونة: "مخطط جانت في تطبيق 101" (باللغة الروسية).
خرائط تدفق الأموال وحركة الأموال بين الموظفين
عندما يكون لدى الشركة العديد من الحرفيين والمشرفين على الموقع، تبدأ الأموال في التحرك عبر الشبكة: يتم إصدار سلفة خاضعة للمساءلة، ويتم إرجاع الباقي، ويتم تحويل الأموال للشراء أو بين الأشخاص، ويتم تسوية كشوف المرتبات. قد يبدو الأمر تحت السيطرة، ولكن بعد مرور شهر، لا يتذكر أحد لماذا يحتفظ شخص ما برصيده، ويطلب آخر زيادة رصيده، ويقدم ثالث الإيصالات مرة كل أسبوعين.
هنا تظهر خرائط تدفق الأموال حركة الأموال بين الموظفين والمشاريع كرسم بياني: من قام بتحويل الأموال إلى من، وأين تعلق المبالغ دون أحداث إغلاق، وأين تتحرك الأموال في دوائر. وهذا يساعد المدير على تقييم الانضباط المالي من خلال الحقائق بدلاً من معالجة المسائل المعلقة وغير المغلقة.
قم أولاً بإضافة الأدوار والأطراف المقابلة في 101، ثم ضع القاعدة المتمثلة في تسجيل كل عملية صرف وتحويل كحدث، ومراجعة الخريطة والأرصدة الخاضعة للمحاسبة حسب الشخص مرة واحدة في الأسبوع. يستخدم تطبيق 101 المنطق نفسه للتحكم الشفاف في الأموال الخاضعة للمساءلة وعمليات تدقيق المحاسبة الإدارية.
وثائق
التقدير والخطة هما توقعات؛ وينتهي المشروع بالمستندات والمراحل المقبولة. ولهذا السبب يقع قسم المستندات في 101 جنبًا إلى جنب مع حفظ السجلات: تقوم أحداث المشروع بإنشاء سجلات القبول والتقارير وملفات العملاء وتاريخ التغييرات.
تحتوي مدونة 101 على سير عمل تفصيلي لقبول العمل والخدمات من خلال الأحداث والتعليقات والمستندات الختامية: "قبول العمل والخدمات عبر تطبيق 101" (باللغة الروسية).
التحليلات
عندما يتم تسجيل التقديرات والأحداث والمستندات بانتظام، تحصل على إجابات الإدارة التي حفزت الجهد بأكمله: الهامش حسب الموقع، ومكان حدوث الإنفاق الزائد، وفئات النفقات التي تنمو، ومقدار الأموال المرتبطة بالسلف الخاضعة للمساءلة، وكيف يتغير الربح شهرًا بعد شهر.
يعد تطبيق الويب المكان الأكثر ملاءمة للتحليلات، حيث يحتوي على المخططات والجداول ومرشحات المشروع. يدعم 101 أيضًا تصدير ملف CSV حتى يمكن مواصلة التحليل في أنظمة ذكاء الأعمال. تغطي المدونة هذا في مقال حول تحليلات الأعمال وتكوين التقارير.
إذا كانت الشركة تنمو وتحتاج إلى المستوى التالي من التحكم، فمن المفيد رؤية ما يضيفه PRO+ إلى التحليلات والمستندات.
مسارات التحويل كما في CRM
يدير نظام إدارة علاقات العملاء العملاء المتوقعين والاتصالات ومراحل الصفقة. تغطي المحاسبة الإدارية اقتصاديات المشروع: مقدار ما تم كسبه، وكم تم إنفاقه، وما الربح المتبقي بعد الرواتب والمواد والتعاقد من الباطن. يتيح ربط هذه الطبقات للمدير رؤية سلسلة "الصفقة ← الاتفاقية ← المشروع ← المال ← النتيجة".
في 101، يتم دعم هذا الاتصال من خلال المستندات والتكاملات. على سبيل المثال، يمكن إنشاء المستندات مباشرة في بطاقة الصفقة وإرفاقها بالدردشة، لذلك لا يتم فقدان سجل الاتصال وإصدار الملف.
لفهم أين ينتهي نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وتبدأ المحاسبة، اقرأ هاتين المقالتين الأساسيتين: "هل تحتاج إلى إدارة علاقات العملاء (CRM) أم المحاسبة أولاً؟" (بالروسية) و "إدارة علاقات العملاء والمحاسبة الإدارية في 101" (باللغة الروسية).
كيفية تقديم ميزات جديدة بالترتيب؟
الترتيب مهم إذا كان على المنصة أن تحقق نتائج. إذا بدأت بالتحليلات بينما يتم إدخال الحقائق مرة واحدة فقط في الأسبوع، فلن تتطابق الرسوم البيانية مع الواقع. إذا بدأت مع جانت بدون قائمة أسعار، فسوف تنهار الخطة بسرعة.
فيما يلي تسلسل عملي لفرق المشروع في أعمال التجديد والبناء والمشتريات والخدمة.
- انتقل إلى إصدار الويب وتحقق من الأدوار: من يحسب، ومن يوافق، ومن يقود المشروع.
- قم بتنزيل أو تنظيم قائمة الأسعار الخاصة بك: الفئات والوحدات والأسعار.
- أنشئ مشروعًا وأضف عناصر النفقات الأساسية حتى تصل الأحداث إلى المكان الصحيح على الفور.
- أعِدّ التقدير المجاني الأول وأرسله إلى العميل بصيغة PDF لتسجيل النطاق والتكلفة.
- أدخل قاعدة: يتم تسجيل المصاريف والعمل والتحويل والاستلام في يوم الواقعة - مع صورة أو إيصال أو تعليق.
- أنشئ مخطط جانت من عناصر قائمة الأسعار وقم بتعيين المسؤولية عن كتل العمل الرئيسية.
- إعداد القبول: الأحداث → التعليقات → إغلاق المستند حسب المرحلة.
- استخدم خرائط تدفق الأموال لمراجعة حركة الأموال والأرصدة الخاضعة للمساءلة لكل شخص.
- تحقق من تحليلاتك مرة واحدة في الأسبوع: الخطة/الفعلية، والهامش، وإعداد التقارير، وديناميكيات الدفع.
- إذا تم إجراء المبيعات في CRM، فقم بربط المعاملات والمستندات من خلال عمليات التكامل حتى لا تفقد الإصدار والسياق.
إذا كنت تريد تطبيق هذه العملية في مشروعك أو موقعك الإنشائي وتكوين البنية في اجتماع واحد، فإن الخيار الأسهل هو حضور عرض تقديمي: في 30 دقيقة، يمكنك معرفة كيف تتناسب عملياتك مع 101 والأقسام التي يجب تقديمها أولاً.