101 ऐप एक मोबाइल रिकॉर्ड-कीपिंग टूल से एक बिजनेस प्लेटफॉर्म में विकसित हो गया है: अनुमान, कार्य योजना, नकदी प्रवाह, दस्तावेज़ और प्रबंधन रिपोर्ट अब एक ही स्थान पर रहते हैं।
इन परिवर्तनों का उद्देश्य सरल है: "गणना," "सहमत," "पूर्ण," और "भुगतान" के बीच कम अंतर। जब इन हिस्सों को अलग-अलग सेवाओं में रखा जाता है, तो अनुमान संस्करण खो जाते हैं, समय सीमा वास्तविक घटनाओं से अलग हो जाती है, और दस्तावेजों को केवल अंत में संबोधित किया जाता है।
नीचे प्लेटफ़ॉर्म की नई क्षमताओं का चरण-दर-चरण अवलोकन दिया गया है, ताकि आप देख सकें कि उन्हें किस क्रम में पेश किया जाए और उनके आसपास एक कार्य प्रक्रिया कैसे बनाई जाए।
विषय-सूची:
- "बिजनेस प्लेटफ़ॉर्म 101" का क्या अर्थ है?
- वेब संस्करण: इसकी आवश्यकता क्यों है और इसमें क्या शामिल है?
- मुफ़्त अनुमान: अपने फ़ोन से गणना करें या अपने कंप्यूटर से?
- मूल्य सूचियाँ
- गैंट चार्ट
- धन-प्रवाह मानचित्र और कर्मचारियों के बीच पैसे की आवाजाही
- दस्तावेज़
- एनालिटिक्स
- CRM जैसे फ़नल
- क्रम में नई सुविधाएँ कैसे प्रस्तुत करें?
"बिजनेस प्लेटफ़ॉर्म 101" का क्या अर्थ है?
एक प्लेटफ़ॉर्म का अर्थ है एक ही प्रोजेक्ट को एक साथ कई परतों में प्रबंधित करना: गणना, कार्य, धन, दस्तावेज़ और नियंत्रण। 101 में, यह दृष्टिकोण इस विचार पर आधारित है कि एक परियोजना एक निर्माण स्थल, प्रोजेक्ट या काम का ऑर्डर है जिसका अपना संतुलन और घटना इतिहास है।
जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है टीम तथ्यों को रिकॉर्ड करती है: एक अनुमान, एक कार्य रिपोर्ट, एक खरीदारी, एक कर्मचारी को स्थानांतरण, ग्राहक से भुगतान, एक स्वीकृति रिकॉर्ड। प्रबंधक को चैट और स्प्रेडशीट से चित्र को एक साथ जोड़ने की ज़रूरत नहीं है; परियोजना का उसके घटना इतिहास के माध्यम से पता लगाया जा सकता है।
वेब संस्करण: इसकी आवश्यकता क्यों है और इसमें क्या शामिल है?
वेब ऐप दो कार्यों को संभालता है जो फोन पर असुविधाजनक हैं: बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना और सेटिंग्स का प्रबंधन करना। इसमें मूल्य सूची, विश्लेषण, निर्यात और अब योजना भी शामिल है।
101 सामग्री अक्सर वेब ऐप को प्रबंधक के कार्य केंद्र के रूप में प्रस्तुत करती है: मूल्य सूची आयात करना और विश्लेषण की निगरानी करना विशिष्ट कार्य हैं जिनके लिए लैपटॉप खोलने से चीजों को जल्दी से व्यवस्थित करना आसान हो जाता है।
मुफ़्त अनुमान: अपने फ़ोन से गणना करें या अपने कंप्यूटर से?
अब आप बिना सदस्यता या लिंक किए कार्ड के, 101 में निःशुल्क अनुमान बना सकते हैं। यह सुविधाजनक है जब आपको काम के दायरे को तुरंत रिकॉर्ड करने, ग्राहक को दस्तावेज़ प्रारूप दिखाने और फिर यह तय करने की आवश्यकता होती है कि परियोजना को कैसे प्रबंधित किया जाए।
मुफ़्त अनुमान का मुख्य मूल्य गति और सुसंगत वर्कफ़्लो है। चैट में अनुमान एक अलग पीडीएफ नहीं रहता; यह परियोजना का हिस्सा बन जाता है और बाद में रिपोर्ट, स्वीकृति और दस्तावेजों का समर्थन करता है।
गहराई से देखने के लिए, ये दो ब्लॉग लेख पढ़ें: "101 ऐप में मुफ़्त अनुमान" (रूसी में) और "आपके फ़ोन से ही अनुमान की गणना करने के लिए एक ऐप" (रूसी में)।
मूल्य सूचियाँ
101 में मूल्य सूची केवल "कीमतों वाली एक स्प्रेडशीट" नहीं है। यह काम और सामग्रियों का एक शब्दकोश है जो टीम को समान शब्दों का उपयोग करने में मदद करता है: वास्तव में क्या किया जा रहा है, किस कीमत पर और किन इकाइयों में। अनुमान तेजी से बनते हैं और विवादित व्याख्याएं कम होती हैं।
वेब ऐप मूल्य सूची को मानकीकृत करना सुविधाजनक बनाता है: इसे एक्सेल से आयात करें, श्रेणियों को क्रमबद्ध करें और कीमतों को अपडेट करें। ब्लॉग पर अलग-अलग व्यावहारिक मार्गदर्शिकाएँ हैं एक्सेल से तेजी से अनुमान आयात (रूसी में), मूल्य-सूची अद्यतन (रूसी में), और अनुमान निर्माता का परीक्षण (रूसी में)।
यदि आपकी मूल्य सूची अभी भी एक स्प्रेडशीट में रखी गई है, तो यहां "एक्सेल या 101" दृष्टिकोण की तुलना करें: https://101-app.com/blog/what-to-use-for-estimate-excel-or-101 (रूसी में)।
गैंट चार्ट
101 वेब ऐप में, मूल्य-सूची आइटमों से एक गैंट चार्ट बनाया जाता है: उन्हें अनुमान और परियोजना घटनाओं से जुड़ी कार्य योजना बनाने के लिए एक समयरेखा पर रखा जाता है।
इस दृष्टिकोण की ताकत यह है कि बिल्डिंग ब्लॉक मेल खाते हैं। वही मूल्य-सूची आइटम अनुमान में जाते हैं, फिर रिपोर्ट में दिखाई देते हैं, और बाद में स्वीकृति और दस्तावेजों में चले जाते हैं। योजना अब ऐसी अलग इकाई नहीं रहती जिसे कोई अद्यतन न करे।
गैंट लेख निर्माण और नवीकरण में उपयोगी विवरणों पर प्रकाश डालता है: चार्ट पिछली तारीखों सहित मौसम दिखाता है; घटनाओं में राशियाँ और जिम्मेदार लोग होते हैं; और शेड्यूल परिवर्तन रिपोर्ट के माध्यम से दर्ज किए जाते हैं।
इसे कैसे बनाया जाए इसका विस्तृत विवरण ब्लॉग में उपलब्ध है: "101 ऐप में गैंट चार्ट" (रूसी में)।
धन-प्रवाह मानचित्र और कर्मचारियों के बीच पैसे की आवाजाही
जब किसी कंपनी में कई कारीगर और साइट पर्यवेक्षक होते हैं, तो पैसा एक नेटवर्क के माध्यम से स्थानांतरित होना शुरू हो जाता है: एक जवाबदेह अग्रिम जारी किया जाता है, शेष वापस कर दिया जाता है, खरीदारी के लिए या लोगों के बीच धन हस्तांतरित किया जाता है, और पेरोल का निपटान किया जाता है। यह नियंत्रित लग सकता है, लेकिन एक महीने बाद किसी को याद नहीं रहता कि एक व्यक्ति बैलेंस क्यों रखता है, दूसरा टॉप-अप मांग रहा है, और तीसरा हर दो सप्ताह में एक बार रसीदें जमा करता है।
यहां, धन-प्रवाह मानचित्र कर्मचारियों और परियोजनाओं के बीच धन की आवाजाही को एक आरेख के रूप में दिखाते हैं: किसने किसको पैसा हस्तांतरित किया, कहां रकम बिना समापन घटनाओं के फंसी हुई है, और कहां पैसा चक्रों में घूम रहा है। इससे प्रबंधक को लंबित और अधूरे मामलों को सुलझाने के बजाय तथ्यों के आधार पर वित्तीय अनुशासन का आकलन करने में मदद मिलती है।
पहले 101 में भूमिकाएँ और प्रतिपक्ष जोड़ें, फिर नियम स्थापित करें कि हर धन जारी करने और हस्तांतरण को एक घटना के रूप में दर्ज किया जाए, और सप्ताह में एक बार व्यक्ति द्वारा मानचित्र और जवाबदेह शेष की समीक्षा करें। 101 जवाबदेह निधियों और प्रबंधन-लेखा लेखापरीक्षा के पारदर्शी नियंत्रण के लिए समान तर्क का उपयोग करता है।
दस्तावेज़
एक अनुमान और एक योजना अपेक्षाएँ हैं; एक प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों और स्वीकृत चरणों के साथ समाप्त होता है। यही कारण है कि 101 में दस्तावेज़ अनुभाग रिकॉर्ड रखने के साथ-साथ बैठता है: परियोजना की घटनाएँ स्वीकृति रिकॉर्ड, रिपोर्ट, ग्राहक फ़ाइलें और परिवर्तनों का इतिहास उत्पन्न करते हैं।
101 ब्लॉग में घटनाओं, टिप्पणियों और समापन दस्तावेजों के माध्यम से कार्य और सेवाओं को स्वीकार करने के लिए एक विस्तृत वर्कफ़्लो है: "101 ऐप के माध्यम से कार्य और सेवाएँ स्वीकार करना" (रूसी में)।
एनालिटिक्स
जब अनुमान, घटनाओं और दस्तावेज़ों को नियमित रूप से दर्ज किया जाता है, तो आपको प्रबंधन के उत्तर मिलते हैं जो पूरे प्रयास को प्रेरित करते हैं: साइट द्वारा मार्जिन, जहां अधिक खर्च होता है, कौन सी व्यय श्रेणियां बढ़ रही हैं, जवाबदेह अग्रिमों में कितना पैसा बंधा हुआ है, और लाभ महीने दर महीने कैसे बदलता है।
चार्ट, टेबल और प्रोजेक्ट फ़िल्टर के साथ वेब ऐप एनालिटिक्स के लिए सबसे सुविधाजनक जगह है। 101 सीएसवी निर्यात का भी समर्थन करता है ताकि बीआई सिस्टम में विश्लेषण जारी रह सके। ब्लॉग व्यवसाय विश्लेषण और रिपोर्ट कॉन्फ़िगरेशन के बारे में एक लेख में इसे शामिल करता है।
यदि कंपनी बढ़ रही है और उसे अगले स्तर के नियंत्रण की आवश्यकता है, तो यह देखने लायक है कि PRO+ एनालिटिक्स और दस्तावेज़ों में क्या जोड़ता है।
CRM जैसे फ़नल
एक सीआरएम लीड, संचार और डील चरणों का प्रबंधन करता है। प्रबंधन लेखांकन में परियोजना अर्थशास्त्र को शामिल किया गया है: कितना कमाया गया, कितना खर्च किया गया, और वेतन, सामग्री और उपठेके के बाद कितना लाभ बचा। इन परतों को जोड़ने से प्रबंधक को "सौदा → समझौता → परियोजना → पैसा → परिणाम" श्रृंखला देखने को मिलती है।
101 में, यह कनेक्शन दस्तावेज़ों और एकीकरणों के माध्यम से समर्थित है। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों को सीधे डील कार्ड में तैयार किया जा सकता है और चैट से जोड़ा जा सकता है, ताकि संचार इतिहास और फ़ाइल संस्करण नष्ट न हो।
यह समझने के लिए कि सीआरएम कहां समाप्त होता है और लेखांकन कहां शुरू होता है, इन दो मुख्य लेखों को पढ़ें: "क्या आपको पहले सीआरएम या अकाउंटिंग की आवश्यकता है?" (रूसी में) और "सीआरएम और प्रबंधन लेखांकन 101 में" (रूसी में)।
क्रम में नई सुविधाएँ कैसे प्रस्तुत करें?
यदि प्लेटफ़ॉर्म को परिणाम देना है तो कार्यान्वयन का क्रम महत्वपूर्ण है। यदि आप विश्लेषण से शुरुआत करते हैं जबकि तथ्य सप्ताह में केवल एक बार दर्ज किए जाते हैं, तो चार्ट वास्तविकता से मेल नहीं खाएंगे। यदि आप मूल्य सूची के बिना गैंट से शुरुआत करते हैं, तो योजना जल्दी ही विफल हो जाएगी।
नवीकरण, निर्माण, खरीद और सेवा कार्य में परियोजना टीमों के लिए एक व्यावहारिक क्रम नीचे दिया गया है।
- WEB संस्करण पर जाएँ और भूमिकाएँ जाँचें: कौन गणना करता है, कौन अनुमोदन करता है, कौन परियोजना का नेतृत्व करता है।
- अपनी मूल्य सूची डाउनलोड करें या व्यवस्थित करें: श्रेणियां, इकाइयां और कीमतें।
- एक प्रोजेक्ट बनाएं और बुनियादी व्यय आइटम जोड़ें ताकि हर रिकॉर्ड तुरंत सही मद में दर्ज हो।
- पहला मुफ़्त लागत अनुमान तैयार करें और दायरा और लागत रिकॉर्ड करने के लिए इसे पीडीएफ में ग्राहक को भेजें।
- एक नियम दर्ज करें: व्यय, कार्य, स्थानांतरण और रसीद तथ्य के दिन दर्ज किए जाते हैं - एक फोटो, रसीद या टिप्पणी के साथ।
- मूल्य सूची आइटम से एक गैंट चार्ट तैयार करें और काम के प्रमुख ब्लॉकों के लिए जिम्मेदारी सौंपें।
- स्वीकृति सेट करें: घटनाएँ → टिप्पणियाँ → चरण दर चरण दस्तावेज़ बंद करना।
- पैसे की आवाजाही और प्रत्येक व्यक्ति के जवाबदेह शेष को नियंत्रित करने के लिए धन-प्रवाह मानचित्र का उपयोग करें।
- सप्ताह में एक बार अपना विश्लेषण जांचें: योजना/वास्तविक, मार्जिन, रिपोर्टिंग और भुगतान की गतिशीलता।
- यदि बिक्री सीआरएम में की जाती है, तो लेनदेन और दस्तावेजों को एकीकरण के माध्यम से लिंक करें ताकि संस्करण और संदर्भ न खोएं।
यदि आप इस प्रक्रिया को अपने प्रोजेक्ट या निर्माण स्थल पर लागू करना चाहते हैं और एक बैठक में संरचना को कॉन्फ़िगर करना चाहते हैं, तो सबसे आसान विकल्प एक प्रस्तुति में भाग लेना है: 30 मिनट में, आप देख सकते हैं कि आपकी प्रक्रियाएं 101 में कैसे फिट होती हैं और पहले कौन से अनुभाग पेश करने हैं।