Aplikasi 101 telah berkembang dari alat pencatatan seluler menjadi platform bisnis: estimasi biaya, perencanaan kerja, arus kas, dokumen, dan laporan manajemen kini ada di satu tempat.
Tujuan dari perubahan ini sederhana: mengurangi kesenjangan antara “dihitung”, “disetujui”, “selesai”, dan “dibayar”. Ketika bagian-bagian ini disimpan di layanan yang berbeda, versi estimasi biaya akan hilang, tenggat waktu menjadi terputus dari kejadian sebenarnya, dan dokumen hanya ditangani di bagian akhir.
Di bawah ini adalah ikhtisar langkah demi langkah mengenai kemampuan baru platform ini, sehingga Anda dapat melihat urutan penerapannya dan cara membangun proses kerja di sekitar kemampuan tersebut.
Daftar isi:
- Apa yang dimaksud dengan “platform bisnis 101”?
- Versi WEB: mengapa diperlukan dan apa saja yang termasuk di dalamnya?
- Estimasi biaya gratis: hitung dari ponsel atau dari komputer Anda?
- Daftar harga
- Bagan Gantt
- Peta arus dana dan pergerakan uang antar karyawan
- Dokumen
- Analisis
- Corong seperti di CRM
- Bagaimana cara memperkenalkan fitur baru secara berurutan?
Apa yang dimaksud dengan “platform bisnis 101”?
Platform berarti mengelola proyek yang sama di beberapa lapisan sekaligus: perhitungan, pekerjaan, uang, dokumen, dan kontrol. Dalam 101, pendekatan ini didasarkan pada gagasan bahwa proyek adalah objek kerja atau pesanan dengan keseimbangan dan sejarah peristiwanya sendiri.
Tim mencatat fakta-fakta seiring kemajuan pekerjaan: estimasi biaya, laporan pekerjaan, pembelian, transfer ke karyawan, pembayaran dari pelanggan, catatan penerimaan. Manajer tidak harus mengumpulkan gambaran dari obrolan dan spreadsheet; proyek ini dapat ditelusuri melalui sejarah peristiwanya.
Versi WEB: mengapa diperlukan dan apa saja yang termasuk di dalamnya?
Aplikasi web menangani dua tugas yang merepotkan di ponsel: bekerja dengan data dalam jumlah besar dan mengelola pengaturan. Ini termasuk daftar harga, analisis, ekspor, dan sekarang juga perencanaan.
101 materi sering kali menampilkan aplikasi web sebagai tempat kerja manajer: mengimpor daftar harga dan memantau analitik adalah tugas umum yang lebih mudah dan cepat dikerjakan lewat laptop.
Estimasi biaya gratis: hitung dari ponsel atau dari komputer Anda?
Anda sekarang dapat membuat estimasi biaya di 101 secara gratis, tanpa berlangganan atau kartu tertaut. Ini berguna ketika Anda perlu mencatat ruang lingkup pekerjaan dengan cepat, menunjukkan format dokumen kepada pelanggan, dan kemudian memutuskan bagaimana mengelola proyek.
Nilai utama dari estimasi biaya gratis adalah kecepatan dan alur kerja yang konsisten. Estimasi biaya tersebut tidak tetap menjadi PDF terpisah dalam obrolan; itu menjadi bagian dari proyek dan kemudian mendukung laporan, penerimaan, dan dokumen.
Untuk melihat lebih dalam, baca dua artikel blog ini: “Estimasi Biaya Gratis di Aplikasi 101” (dalam bahasa Rusia) dan “Aplikasi untuk Menghitung Estimasi Biaya Langsung dari Ponsel Anda” (dalam bahasa Rusia).
Daftar harga
Daftar harga di 101 bukan sekadar “spreadsheet berisi harga”. Ini adalah kamus pekerjaan dan material yang membantu tim menggunakan istilah yang sama: apa sebenarnya yang dilakukan, berapa harganya, dan dalam unit apa. Estimasi biaya dibuat lebih cepat, dan lebih sedikit interpretasi yang disengketakan.
Aplikasi web memudahkan untuk menstandardisasi daftar harga: mengimpornya dari Excel, mengurutkan kategori, dan memperbarui harga. Blog ini memiliki panduan praktis terpisah estimasi biaya cepat impor dari Excel (dalam bahasa Rusia), pembaruan daftar harga (dalam bahasa Rusia), dan menguji pembuat estimasi biaya (dalam bahasa Rusia).
Jika daftar harga Anda masih disimpan dalam spreadsheet, bandingkan pendekatan “Excel atau 101” di sini: https://101-app.com/blog/what-to-use-for-estimate-excel-or-101 (dalam bahasa Rusia).
Bagan Gantt
Di aplikasi web 101, bagan Gantt dibuat dari item daftar harga: item tersebut ditempatkan pada garis waktu untuk membuat rencana kerja yang terhubung dengan estimasi biaya dan peristiwa proyek.
Kekuatan dari pendekatan ini adalah bahwa unsur-unsur penyusunnya cocok. Item daftar harga yang sama masuk ke dalam estimasi biaya, kemudian muncul dalam laporan, dan kemudian dipindahkan ke penerimaan dan dokumen. Rencananya tidak lagi menjadi entitas terpisah yang tidak diperbarui oleh siapa pun.
Artikel Gantt menyoroti detail yang berguna dalam konstruksi dan renovasi: bagan menunjukkan cuaca, termasuk tanggal yang lalu; peristiwa mencantumkan jumlah dan orang yang bertanggung jawab; dan perubahan jadwal dicatat melalui laporan.
Penjelasan detail cara pembuatannya tersedia di blog: “Gantt Chart di Aplikasi 101” (dalam bahasa Rusia).
Peta arus dana dan pergerakan uang antar karyawan
Ketika sebuah perusahaan memiliki beberapa tukang dan pengawas proyek, uang mulai mengalir melalui jaringan: uang muka yang dapat dipertanggungjawabkan dikeluarkan, sisanya dikembalikan, dana ditransfer untuk pembelian atau antar orang, dan pembayaran gaji diselesaikan. Ini mungkin terdengar terkendali, tapi sebulan kemudian tidak ada yang ingat mengapa seseorang menahan saldo, orang lain meminta isi ulang, dan orang ketiga mengirimkan tanda terima setiap dua minggu sekali.
Di sini, peta arus dana menunjukkan pergerakan dana antara karyawan dan proyek sebagai diagram: siapa yang mentransfer uang kepada siapa, di mana jumlahnya terhenti tanpa peristiwa penutupan, dan di mana uang bergerak berputar-putar. Hal ini membantu seorang manajer menilai disiplin keuangan berdasarkan fakta, bukan menyelesaikan masalah yang belum ditutup.
Pertama tambahkan peran dan rekanan di 101, lalu tetapkan aturan bahwa setiap penerbitan dan transfer dicatat sebagai suatu peristiwa, dan tinjau peta dan saldo pertanggungjawaban per orang seminggu sekali. 101 menggunakan logika yang sama untuk pengendalian transparan atas dana yang dapat dipertanggungjawabkan dan audit akuntansi manajemen.
Dokumen
Estimasi biaya dan rencana adalah harapan; sebuah proyek berakhir dengan dokumen dan tahapan yang diterima. Itulah sebabnya bagian dokumen di 101 berada di samping pencatatan: peristiwa proyek menghasilkan catatan penerimaan, laporan, file pelanggan, dan riwayat perubahan.
Blog 101 memiliki alur kerja terperinci untuk menerima pekerjaan dan layanan melalui peristiwa, komentar, dan dokumen penutup: “Menerima Pekerjaan dan Layanan melalui Aplikasi 101” (dalam bahasa Rusia).
Analisis
Ketika estimasi biaya, peristiwa, dan dokumen dicatat secara teratur, Anda mendapatkan jawaban manajemen yang memotivasi seluruh upaya: margin berdasarkan lokasi, di mana pengeluaran berlebihan terjadi, kategori pengeluaran mana yang meningkat, berapa banyak uang yang terikat pada uang muka yang dapat dipertanggungjawabkan, dan bagaimana laba berubah dari bulan ke bulan.
Aplikasi web adalah tempat paling nyaman untuk analisis, dengan bagan, tabel, dan filter proyek. 101 juga mendukung ekspor CSV sehingga analisis dapat dilanjutkan di sistem BI. Blog ini membahas hal ini dalam artikel tentang analisis bisnis dan konfigurasi laporan.
Jika perusahaan sedang berkembang dan membutuhkan tingkat kontrol berikutnya, ada baiknya melihat apa yang PRO+ tambahkan ke analisis dan dokumen.
Corong seperti di CRM
CRM mengelola prospek, komunikasi, dan tahapan kesepakatan. Akuntansi manajemen mencakup keekonomian proyek: berapa banyak yang diperoleh, berapa banyak yang dibelanjakan, dan berapa keuntungan yang tersisa setelah gaji, material, dan subkontrak. Menghubungkan lapisan-lapisan ini memungkinkan manajer melihat rantai “kesepakatan → perjanjian → proyek → uang → hasil.”
Di 101, koneksi ini didukung melalui dokumen dan integrasi. Misalnya, dokumen dapat dibuat langsung di kartu kesepakatan dan dilampirkan ke obrolan, sehingga riwayat komunikasi dan versi file tidak hilang.
Untuk memahami di mana CRM berakhir dan akuntansi dimulai, baca dua artikel inti berikut: “Apakah Anda Membutuhkan CRM, atau Akuntansi Terlebih Dahulu?” (dalam bahasa Rusia) dan “CRM dan Akuntansi Manajemen di 101” (dalam bahasa Rusia).
Bagaimana cara memperkenalkan fitur baru secara berurutan?
Urutan penerapan itu penting agar platform memberikan hasil. Jika Anda memulai dengan analitik sementara fakta dimasukkan hanya sekali seminggu, grafiknya tidak akan sesuai dengan kenyataan. Jika Anda memulai dengan Gantt tanpa daftar harga, rencana tersebut akan cepat berantakan.
Di bawah ini adalah urutan praktis untuk tim proyek dalam pekerjaan renovasi, konstruksi, pengadaan, dan servis.
- Buka versi WEB dan periksa perannya: siapa yang menghitung, siapa yang menyetujui, siapa yang memimpin proyek.
- Unduh atau atur daftar harga Anda: kategori, unit, dan harga.
- Buat proyek dan tambahkan item pengeluaran dasar agar setiap catatan langsung masuk ke bagian yang tepat.
- Kumpulkan estimasi biaya gratis pertama dan kirimkan ke pelanggan dalam bentuk PDF untuk mencatat cakupan dan biaya.
- Masukkan aturan: pengeluaran, pekerjaan, transfer, dan tanda terima dicatat pada hari kejadian - dengan foto, tanda terima, atau komentar.
- Kumpulkan bagan Gantt dari item daftar harga dan tetapkan tanggung jawab untuk blok pekerjaan utama.
- Atur penerimaan: peristiwa → komentar → penutupan dokumen demi tahap.
- Hubungkan peta arus dana untuk mengontrol arus uang dan saldo pertanggungjawaban per orang.
- Periksa analitik Anda seminggu sekali: rencana/aktual, margin, pelaporan, dan dinamika pembayaran.
- Jika penjualan dilakukan di CRM, tautkan transaksi dan dokumen melalui integrasi agar tidak kehilangan versi dan konteks.
Jika Anda ingin menerapkan proses ini pada proyek atau objek Anda sendiri dan mengonfigurasi strukturnya dalam satu pertemuan, opsi termudah adalah menghadiri presentasi: dalam 30 menit, Anda dapat melihat bagaimana proses Anda sesuai dengan 101 dan bagian mana yang harus diperkenalkan terlebih dahulu.