قد يعكس البحث عن «CRM مجاني» حاجة عملية: حفظ الاستفسارات والاتفاقات، وتجنب تكاليف التطبيق غير الضرورية، وفهم النفقات المقبلة. ومن المهم لشركة البناء التحقق من سجلات العملاء، ومن ارتباط المبيعات بالمشاريع وتقديرات التكلفة والمواعيد أيضًا.
لا تغطي الخطة المجانية بالضرورة جميع العمليات التي تحتاجون إليها. قبل الاختيار، تحققوا من حدود المستخدمين والصفقات والتحليلات والتكاملات. تختلف الشروط بين الخدمات وقد تتغير؛ وأدرجوا تكاليف الإعداد في المقارنة أيضًا.
يوفر 101 أدوات أساسية مجانية، منها تقديرات التكلفة والمهام ومخطط غانت والمستندات وقوائم الأسعار. أما إنشاء الأحداث بلا حدود في المشروع وصندوق الشركة، وموافقات العميل، وإرسال المستندات فتندرج ضمن مستوى مدفوع؛ وتندرج التحليلات المتقدمة وتصدير سجل الأحداث ضمن المستوى التالي. لا تفترضوا تلقائيًا أن مجموعة وظائف CRM كاملة مجانية. تحققوا من الشروط الحالية في قسم «الخطط والاشتراكات» على الموقع الرسمي لـ101 وفي ملفكم الشخصي.
المحتويات:
ما الذي ينبغي التحقق منه في CRM مجاني؟
قد يضع CRM المجاني حدودًا لعدد المستخدمين والصفقات أو للأتمتة أو التحليلات أو التكاملات. هذه قائمة أسئلة لفحص خدمة محددة، وليست تأكيدًا على أن جميع الأنظمة المجانية تعمل بالطريقة نفسها.
وقت الفريق تكلفة أخرى. فقد يتطلب إعداد الحقول والقواعد وصلاحيات الوصول والتقارير جهدًا حتى دون رسوم ترخيص. قيّموا من سيتولى تحديث البيانات ومقدار الوقت الذي يمكنكم تخصيصه للإعداد.
استخدموا قائمة التحقق المختصرة هذه لتقييم CRM مجاني وفق ظروفكم.
- هل يمكن إدارة عدة مشاريع وعدة مصادر للاستفسارات دون تكرار البيانات؟
- هل يمكن حفظ النسخة النهائية من تقدير التكلفة والمستندات ضمن الصفقة حتى لا تضيع في المحادثات؟
- ماذا يحدث عند التوسع: ما تكلفة المستخدمين الجدد وتوسيع مسار المبيعات والتقارير والتكاملات؟
- هل يمكن تصدير البيانات إذا قررتم تغيير النظام؟
- هل توجد علاقة «صفقة ← مشروع ← أموال» توضح نتيجة الربح، وليس معدل التحويل وحده؟
تجدون مقارنة إضافية لطرق تقدير التكلفة وإدارة المشاريع في «Smetter مقابل 101» (المقال باللغة الروسية). طابقوا وصف الخطط فيه مع الشروط الحالية: فمقال المقارنة لا يحل محل شروط الخطة السارية.
وظائف CRM الأساسية في تطبيق 101
ابدؤوا بثلاث مهام: قاعدة بيانات جهات الاتصال، ومراحل الصفقات، وحفظ المستندات. في 101 تشارك الأطراف المتعاملة في المشاريع؛ ويمكن أن يعرض سجل المشروع العميل ومدير المشروع والمشاركين والأحداث المالية. قد يساعد هذا التنظيم في استعادة سياق العمل إذا حدّث الفريق البيانات بانتظام.
المشاركون في المشروع التجريبي: العميل والشريك. الأرصدة أمثلة على بيانات محاسبية مسجلة، وليست تأكيدًا لعمليات مصرفية. تعرض الصورة الواجهة باللغة الروسية.
تجدون نظرة عامة على الوظائف في مقال «منصة الأعمال 101». ميّزوا بين توفر الوظيفة وشروط الخطة وجودة إدخال البيانات: وجود قسم لا يعني في حد ذاته وجود عملية عمل جاهزة.
اتفقوا على صيغة موحدة للاسم والحالة وموقع العمل ومصدر الاستفسار في جهات اتصال الهاتف. للمزيد، راجعوا «كيف تحفظون جهات الاتصال في الهاتف بطريقة صحيحة؟». تتيح قائمة الأطراف المتعاملة في التطبيق التمييز بين العملاء والموردين والمقاولين؛ لكنها لا تغني عن التحقق من أن بيانات الاتصال نفسها محدثة.
قائمة الأطراف المتعاملة مع الشركة الخيالية Forge Construction. تساعد الفئات في التمييز بين العملاء والمقاولين والموردين. تعرض الصورة الواجهة باللغة الروسية.
يوضح مسار المبيعات المرحلة التي وصلت إليها الصفقة. اتفقوا داخل الفريق على الإجراء التالي والمسؤول عنه. يناقش مقال «مسار المبيعات» طريقة تحديد المراحل في البناء. يعرض سجل صفقة موجودة في 101 حقول المرحلة والمصدر وجهة الاتصال والمسؤول؛ فلا تملؤوها شكليًا دون الاتفاق على معناها.
مراحل وصفقات موجودة في مسار المبيعات التجريبي. تعرض الصورة بعض الأعمدة، وليس المسار الكامل لجميع الصفقات. تعرض الصورة الواجهة باللغة الروسية.
حقول صفقة تجريبية موجودة: المرحلة والمصدر وجهة الاتصال والمسؤول. لم تُجرَ تغييرات؛ ولا تعرض الصورة حفظ صفقة جديدة. تعرض الصورة الواجهة باللغة الروسية.
تقدير تكلفة موجود للمشروع التجريبي يتضمن بنودًا وتقريرًا مرتبطًا. هذا مثال لنتيجة محفوظة، وليس دليلًا على خطة مجانية أو إرسال PDF. تعرض الصورة الواجهة باللغة الروسية.
مخطط غانت: لماذا نستخدمه إلى جانب المبيعات؟
يفيد مخطط غانت في مناقشة المراحل والمواعيد مع العميل. وقد تسهّل الخطة الواضحة الاتفاق على التوقعات، لكنها لا تضمن وحدها البيع أو الوفاء بالوعود. تحققوا من واقعية المواعيد مع منفذي الأعمال.
في نسخة الويب من 101، يرتبط المخطط بتقديرات التكلفة وتقارير المشروع: يحدد التقدير الخطة، ويسجل التقرير ما نُفذ فعليًا. تساعد بنود قائمة الأسعار في توحيد أسماء الأعمال في الحسابات والسجلات. للمزيد، راجعوا «مخطط غانت في تطبيق 101».
يصف مقال «الجدول التلقائي للأعمال في تطبيق 101» (المقال باللغة الروسية) طريقة التخطيط انطلاقًا من تقدير التكلفة. وتظهر تقديرات وتقارير في الجزء المعروض أدناه من الخط الزمني. إنه مثال للمخطط والمنفذ فعليًا، وليس جدولًا كاملًا لجميع الأعمال.
جزء من جدول المشروع التجريبي يعرض تقديرات التكلفة والتقارير. لا تعرض الصورة الخطة الكاملة أو تعيين منفذي الأعمال أو تقويم المدفوعات. تعرض الصورة الواجهة باللغة الروسية.
لمتابعة فجوات السيولة، قارنوا مواعيد الأعمال بخطة مستقلة للمشتريات والمدفوعات. تاريخ العمل ليس تاريخ الدفع: يجب مراعاة شروط العقد والدفعات المقدمة وتأجيلات الدفع بصورة منفصلة. لا تعتبروا مخطط غانت تقويم مدفوعات منشأ تلقائيًا.
مثال لخطة أسبوعية لمراجعة CRM
عند التطبيق الأول، من المناسب تحديد النطاق: الاتفاق على البيانات، ثم فحص العلاقة بين جهات الاتصال والصفقات والمشروع، وبعد ذلك الانتقال إلى المواعيد والمالية. هذا ترتيب تنظيمي مقترح، وليس ضمانًا للنتيجة.
فيما يلي مثال لخطة مراجعة أسبوعية لفريق ترميم أو شركة بناء صغيرة. مدّدوا المدة عند الحاجة: يؤثر حجم البيانات الأولية وصلاحيات المشاركين في الوقت المطلوب. تعرض الصور سجلات تجريبية موجودة؛ ولا يوضح هذا المقال إنشاء سجلات جديدة أو تصدير PDF أو تعيين منفذي الأعمال.
- الخطوة 1. اتفقوا على من يتحمل مسؤولية البيانات ويتحقق من تسجيل الأحداث في الوقت المناسب.
- الخطوة 2. تحققوا من أسماء الأعمال والوحدات والمراحل في قائمة أسعاركم. سجّلوا البنود التي تحتاج إلى توحيد.
- الخطوة 3. طابقوا نطاق العمل والتكلفة في تقدير واحد. يناقش مقال «تقدير تكلفة مجاني في تطبيق 101!» (المقال باللغة الروسية) إمكانية الحساب المجاني. تحققوا وفق خطتكم من صيغة تسليم المستند إلى العميل والعمليات المتاحة.
- الخطوة 4. تحققوا ممن سُجل عميلًا ومديرًا للمشروع، ومن الأطراف المتعاملة المشاركة. اتفقوا على العلاقات الناقصة.
- الخطوة 5. اتفقوا على قاعدة: تسجيل المصروف الفعلي والعمل المنجز والتحويل والمبالغ الواردة في الوقت المناسب مع مستندات إثبات. لا يغني السجل في التطبيق عن التأكيد المصرفي للدفع.
- الخطوة 6. قارنوا تقدير التكلفة والتقارير على الخط الزمني. ناقشوا المواعيد والمسؤوليات مع الفريق؛ فالجزء المعروض لا يؤكد تعيين منفذي الأعمال.
- الخطوة 7. حدّدوا مراجعة دورية لمراحل الصفقات ومالية المشروع. افحصوا تأخر الموافقات والمدفوعات بصورة منفصلة، ولا تستبدلوا الربح بعدد الصفقات المغلقة.
إذا احتجتم إلى المساعدة في اختيار العملية، ففكروا في عرض توضيحي لـ101. يمكنكم فيه توضيح العمليات المتاحة وشروط الخطة وعلاقة الصفقات بالمشروع والمستندات.
تجدون شرحًا أوسع للفرق بين CRM والمحاسبة الإدارية في مقالي «CRM أم المحاسبة أولًا؟» (المقال باللغة الروسية) و«المحاسبة الإدارية المالية أم نظام CRM؟» (المقال باللغة الروسية).
