Data manajemen: apa yang perlu ditinjau pimpinan dan bagaimana mengumpulkannya di Aplikasi 101?

Dalam bisnis berbasis proyek, uang dan pekerjaan bergerak secara bersamaan: uang muka diterima, material dibeli, dana yang harus dipertanggungjawabkan diserahkan kepada kontraktor, satu tahap diselesaikan, pekerjaan tambahan disepakati, dan pembayaran terlambat. Jika fakta tentang kejadian tersebut tersebar di percakapan, rekening koran, dan ingatan pimpinan, data manajemen mulai tertinggal.

Ketika pencatatan terlambat, Anda bisa terlambat menyadari pembengkakan biaya, kekurangan uang menjelang pembayaran, atau kerugian setelah pekerjaan harus diulang. Pencatatan tepat waktu membantu mengangkat persoalan selisih lebih awal; untuk mengambil keputusan, Anda juga perlu memeriksa dokumen, kelengkapan biaya yang dicatat, dan tenggat pembayaran.

Berikut ini kita membahas apa itu data manajemen, informasi minimum yang dibutuhkan pimpinan bisnis berbasis proyek, cara menata pengumpulannya, dan bagaimana Aplikasi 101 dapat membantu.

Apa itu data manajemen?

Data manajemen adalah fakta tentang proyek dan perusahaan yang dikumpulkan agar pimpinan dapat menjawab pertanyaan praktis: berapa yang telah dihasilkan, di mana uang berada, siapa berutang kepada siapa, apa yang mengganggu anggaran, serta apa yang perlu diubah dalam harga dan proses. Data ini berjalan berdampingan dengan pembukuan dan melengkapinya dengan sudut pandang manajemen: menurut proyek, bidang usaha, penanggung jawab, dan pos pengeluaran.

Dalam bisnis berbasis proyek, data mudah dikumpulkan dengan menjadikan setiap proyek sebagai unit pencatatan tersendiri. Di Aplikasi 101, Anda dapat membandingkan penerimaan, pengeluaran, dan saldo proyek yang telah dicatat. Periksa cakupan catatan tersebut: pergerakan uang dan saldo transaksi saja tidak menunjukkan laba. Neraca perusahaan merupakan laporan tersendiri tentang aset, liabilitas, dan ekuitas pada tanggal tertentu.

Data manajemen apa yang dibutuhkan pimpinan bisnis berbasis proyek?

Kumpulan minimum data manajemen bergantung pada skala bisnis. Pimpinan membutuhkan informasi tentang profitabilitas, pergerakan uang dari waktu ke waktu, dan kewajiban. Pilih indikator tambahan sesuai keputusan tentang harga, beban kerja, pertumbuhan, dan pengendalian margin; sepakati cakupan serta aturan perhitungannya terlebih dahulu.

Setelah informasi minimum ini dikumpulkan dengan aturan yang sama, Anda dapat memeriksa setiap minggu proyek mana yang biayanya meningkat, pekerjaan mana yang menghasilkan margin, data apa yang dibutuhkan untuk menilai manajer proyek, dan berapa uang yang tersedia setelah memperhitungkan kewajiban. Misalnya, Anda dapat memilih masa uji coba selama 2–4 minggu dengan pencatatan dan rekonsiliasi rutin. Ini merupakan contoh jangka waktu untuk menata pekerjaan; kecukupan data dan hasilnya bergantung pada durasi proyek, kelengkapan catatan, dan tindakan tim.

• Aspek ekonomi proyek: rencana dan realisasi per pos, biaya pokok proyek, tingkat margin, dan laba dengan cakupan pendapatan, biaya, serta periode yang telah disepakati.
• Uang proyek: penerimaan dan pembayaran aktual, saldo awal dan akhir; secara terpisah, perkiraan penerimaan dan pembayaran untuk memeriksa kemungkinan kekurangan kas menurut tanggal.
• Kewajiban: apa yang sudah dipesan, apa yang harus dibayar dan kapan, uang muka apa yang telah diberikan, serta pekerjaan apa yang telah diterima.
• Utang, piutang, dan dana yang harus dipertanggungjawabkan: siapa yang berutang kepada Anda, kepada siapa Anda berutang, serta jumlah dan dokumen apa yang masih perlu direkonsiliasi.
• Ringkasan perusahaan: biaya umum, kontribusi proyek untuk menutup biaya tetap, dan cadangan; periksa secara terpisah komposisi cadangan dan ketersediaan dananya.

Tiga laporan dasar: arus kas, laba rugi, dan neraca

Ketika pimpinan meminta angka, ia membutuhkan laporan dengan pertanyaan yang jelas dan indikator yang cakupannya dipahami. Dalam akuntansi manajemen, tiga laporan yang umum digunakan adalah laporan arus kas, laporan laba rugi, dan neraca. Ketiganya menggambarkan sisi bisnis yang berbeda. Penyusunannya membutuhkan aturan dan data sumber yang disepakati; adanya catatan atau indikator di aplikasi belum membuktikan bahwa laporannya lengkap.

Laporan arus kas menunjukkan penerimaan dan pembayaran aktual menurut tanggal dan pos selama suatu periode. Untuk menilai apakah uang akan cukup bagi pembayaran terdekat, lengkapi laporan dengan saldo awal serta proyeksi penerimaan dan pembayaran wajib. Uang muka yang diterima menunjukkan pergerakan uang dan dengan sendirinya tidak membuktikan bahwa pendapatan telah diperoleh.

Laporan laba rugi membandingkan pendapatan dan beban yang terkait dengan suatu periode serta membantu menilai hasil bidang usaha dan proyek. Tanggal pembayaran dapat berbeda dari tanggal pengakuan pendapatan atau beban. Untuk menghitung margin, tentukan terlebih dahulu biaya yang dimasukkan; untuk laba bersih, perhitungkan seluruh beban perusahaan yang terkait dengan periode tersebut, termasuk biaya umum, pajak yang berlaku, dan penyesuaian.

Neraca menunjukkan aset, liabilitas, dan ekuitas perusahaan pada tanggal tertentu, termasuk piutang dan utang usaha. Rinciannya membantu memeriksa di mana dana masih tertahan. Untuk menilai seberapa mendesak utang perlu dilunasi, Anda juga membutuhkan tanggal jatuh tempo dan jadwal pembayaran. Saldo proyek berdasarkan transaksi yang dicatat dan saldo bank tidak menggantikan laporan ini.

Mengapa data manajemen tidak cocok saat direkonsiliasi?

Salah satu penyebab selisih adalah keterlambatan pengumpulan data. Sebaiknya periksa setiap hari berapa uang yang diterima dan dibayarkan serta kewajiban apa yang telah timbul untuk pekerjaan, material, dan uang muka. Jika informasi tersebut disusun kembali dari percakapan dan rekening koran setelah kejadian, tandai bagian yang belum lengkap dan rekonsiliasikan sebelum menarik kesimpulan tentang anggaran atau hasil proyek.

Penyebab kedua adalah tidak adanya daftar bersama untuk proyek, pos pengeluaran, dan mitra transaksi. Jika pembelian yang sama dimasukkan ke pos berbeda, perbandingan biaya menjadi menyimpang. Sepakati aturan klasifikasi dan perbaiki catatan dengan dasar yang jelas; mengubah angka akhir secara manual tanpa memeriksa transaksi sumber akan menyembunyikan penyebab selisih.

Penyebab ketiga adalah ketergantungan pencatatan pada satu orang. Jika staf keuangan menerima, memeriksa, dan memasukkan seluruh informasi seorang diri, beban kerja yang tinggi dapat menimbulkan keterlambatan. Bagilah pengumpulan fakta sumber dan pemeriksaannya agar pimpinan mengetahui tanggal batas data, dokumen yang belum tersedia, dan orang yang bertanggung jawab atas klarifikasi.

Bagaimana menata pengumpulan data manajemen?

Penataan pengumpulan data manajemen dimulai dari aturan singkat dan tanggung jawab yang jelas: siapa yang mencatat fakta, kapan pencatatan dilakukan, siapa yang memeriksa bukti pendukung, dan di mana hasilnya dilihat. Untuk setiap aturan, tentukan penanggung jawab dan langkah yang harus diambil jika terjadi keterlambatan atau kesalahan.

Sebagai susunan awal, Anda dapat menggunakan prinsip “satu lokasi pekerjaan, satu proyek”. Lalu bagilah tanggung jawab: manajer proyek memantau ketepatan waktu pencatatan, tim mengumpulkan fakta di lapangan, dan pemilik meninjau ringkasan seminggu sekali. Periksa kecocokan susunan ini dengan kontrak dan tahapan pekerjaan Anda. Penataan pendekatan ini dibahas dalam artikel “Pencatatan proyek tanpa hambatan pada satu titik” (dalam bahasa Rusia).

1. Langkah 1. Tentukan keputusan apa yang ingin Anda ambil berdasarkan angka: harga, pemilihan proyek, perekrutan, penilaian manajer proyek, dan cadangan. Untuk setiap keputusan, pilih pertanyaan dan data yang dibutuhkan.
2. Langkah 2. Tetapkan struktur: daftar proyek, pos pendapatan dan pengeluaran, serta aturan untuk pekerjaan tambahan dan pengembalian dana. Sepakati cara memisahkan biaya proyek dari biaya umum perusahaan.
3. Langkah 3. Tentukan penanggung jawab: siapa yang mencatat penerimaan dan pengeluaran, siapa yang merekonsiliasi dana yang harus dipertanggungjawabkan beserta pengembaliannya, dan siapa yang memeriksa dokumen. Perjelas hak akses yang diperlukan setiap peserta.
4. Langkah 4. Terapkan aturan pencatatan pada hari kejadian jika memungkinkan. Jika dokumen baru akan diterima kemudian, catat fakta kewajiban tersebut dan tandai perlunya pemeriksaan berikutnya sesuai prosedur yang disepakati. Perhitungkan keterlambatan saat meninjau data.
5. Langkah 5. Tetapkan titik pemeriksaan: misalnya, manajer proyek memeriksa transaksi yang dicatat dan saldo setiap hari, sedangkan pemilik meninjau ringkasan seminggu sekali. Pertimbangkan durasi tahap, jadwal pembayaran, dan kelengkapan data; untuk setiap selisih yang ditemukan, tentukan tindakan dan tenggatnya.

Bagaimana Aplikasi 101 membantu mengumpulkan data manajemen?

Aplikasi 101 dapat digunakan untuk mencatat kegiatan dan transaksi uang per proyek. Penerimaan, pengeluaran, dan saldo yang dicatat menjadi dasar rekonsiliasi dengan dokumen dan kewajiban. Untuk menghitung biaya pokok proyek, margin, dan laba, Anda juga membutuhkan cakupan indikator yang disepakati, periode yang ditentukan, dan data sumber yang lengkap; saldo transaksi saat ini tidak secara otomatis membuktikan hasil tersebut.

Di profil, saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan dan saldo dana pribadi ditampilkan secara terpisah. Untuk memeriksa pertanggungjawaban dana, bandingkan jumlah yang diserahkan, pengeluaran yang dicatat, dan pengembalian dana dengan dokumen. Saldo yang terlihat tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa dana yang diserahkan telah dipertanggungjawabkan dengan dokumen, menunjukkan saldo bank yang sebenarnya, atau membuktikan terlaksananya pembayaran; saldo tersebut tidak dapat disamakan dengan laba bersih perusahaan.

Perusahaan demo Forge Construction, akun pemilik. Saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan dan saldo dana pribadi ditampilkan terpisah. Antarmuka berbahasa Rusia; catatan latihan tidak membuktikan saldo bank, pembayaran nyata, atau laba bersih perusahaan.

Profil yang sama di ponsel: kedua saldo terlihat dalam satu ringkasan. Antarmuka berbahasa Rusia dan data latihan fiktif; pertanggungjawaban dana memerlukan rekonsiliasi jumlah yang diserahkan, pengeluaran, pengembalian dana, dan dokumen.

Agar data terkumpul tepat waktu, tunjuk orang yang menerima informasi tentang pembelian, pekerjaan yang telah dilaksanakan, atau pembayaran. Tentukan bukti pendukung yang harus disimpan, proyek dan pos yang sesuai untuk setiap catatan, serta siapa yang akan memeriksanya. Sebelum mulai bekerja, periksa pada perangkat yang digunakan metode pencatatan dan pelampiran dokumen yang tersedia untuk akun dan peran Anda.

Jika informasi berasal dari kontraktor dan peserta proyek, sepakati prosedur penyampaian dan pemeriksaannya. Pembagian tugas ini dapat mengurangi antrean pekerjaan pada satu karyawan jika tim bekerja tepat waktu. Rekonsiliasikan gambaran keseluruhan dengan transaksi sumber, dokumen, dan data yang belum tersedia; ringkasan otomatis saja tidak menjamin kelengkapan data atau kebenaran kesimpulan.

Setelah prosedur pencatatan dan rekonsiliasi berjalan, nilai alat bantu tambahan yang dibutuhkan untuk menelaah biaya umum, modal kerja, dan hasil proyek. Jika Anda mempertimbangkan PRO+, periksa cakupan paket saat ini: apakah laporan, indikator, dan tindakan terkait Dana Perusahaan yang Anda butuhkan tersedia untuk peran dan skenario Anda. Ujilah dengan contoh Anda sendiri; berlangganan paket tidak mengatasi transaksi yang belum dicatat dan tidak membuktikan laba bersih.

Minggu pertama: bagaimana mulai mengumpulkan data di 101?

Pada minggu pertama, pilih lingkup kecil untuk diperiksa: misalnya, satu proyek yang sedang berjalan dan periode yang disepakati. Tujuan Anda adalah menata pencatatan fakta di satu tempat dengan aturan yang sama, menentukan penanggung jawab, dan menemukan data yang belum lengkap. Ini adalah awal pemeriksaan proses; kelengkapan gambaran dalam satu minggu bergantung pada ketersediaan dokumen dan waktu terjadinya transaksi.

Sebagai acuan untuk peninjauan pertama, bandingkan catatan penerimaan, pengeluaran, dana yang harus dipertanggungjawabkan, dan utang-piutang dengan dokumen proyek yang dipilih. Tandai secara terpisah apa yang belum diterima serta siapa yang akan memeriksanya dan kapan. Setelah rekonsiliasi, Anda dapat menentukan data dan perhitungan yang masih kurang untuk menganalisis margin, biaya umum, Dana Perusahaan, dan laporan bagi pemilik; periksa fungsi yang tersedia secara terpisah. Bahan rujukannya adalah tiga laporan utama bagi pemilik bisnis dan artikel tentang modal kerja.

Untuk membahas struktur pencatatan yang sesuai dengan bisnis Anda, Anda dapat menjadwalkan demonstrasi Aplikasi 101. Siapkan contoh proyek, daftar sumber data, dan pertanyaan tentang fungsi serta hak akses yang dibutuhkan. Dalam pertemuan tersebut, perjelas kecocokan susunan yang diusulkan dengan kontrak dan cara kerja Anda.