მმართველობითი ხარჯები კომპანიის საერთო მართვის დანახარჯებია: ადმინისტრაციული საქმიანობა, ოფისი და ამ საქმიანობისთვის საჭირო სერვისები. ჩვეულებრივ, ისინი კონკრეტული პროექტის ხარჯებისგან ცალკე აღირიცხება. ხარჯების ეს ნაწილი კომპანიის საბოლოო მოგებაზე მოქმედებს.
პროექტულ ბიზნესში ხშირად ასეთი ვითარებაა: ობიექტები მოგებას იძლევა, ბრუნვა იზრდება, გუნდი დატვირთულია, თავისუფალი ფული კი ცოტაა. პრობლემის ერთ-ერთი მიზეზია მმართველობითი და სხვა საერთო ხარჯები, რომლებიც პროექტებს შორის ნაწილდება და გასაგებ ანალიტიკაში იშვიათად ჩანს.
ქვემოთ განვიხილავთ მმართველობითი ხარჯების შემადგენლობასა და ოპტიმიზაციის პრაქტიკულ გზებს, რომლებიც გუნდის მუშაობას არ არღვევს და ყველაფრის განურჩევლად შემცირებას არ გულისხმობს.
შინაარსი:
რა არის მმართველობითი ხარჯები და რატომ უნდა აღირიცხოს ცალკე?
ამ სტატიაში საკითხს მმართველობითი აღრიცხვის თვალსაზრისით განვიხილავთ: მმართველობითი ხარჯები კომპანიის საერთო ხელმძღვანელობასა და ადმინისტრაციულ საქმიანობას უზრუნველყოფს. პროექტების გაყიდვას, დაწყებას, კონტროლსა და დახურვას, მათ შორის დოკუმენტაციისა და ანგარიშსწორების დასრულებას, სხვადასხვა დანახარჯი სჭირდება. კონკრეტული ხარჯის მმართველობით ხარჯად მიჩნევა მის დანიშნულებასა და კომპანიაში მიღებულ წესებზეა დამოკიდებული. ეს ბიზნესის ანალიზისთვის გამოყენებული სამუშაო კლასიფიკაციაა; ბუღალტრული და საგადასახადო აღრიცხვის მოთხოვნები მოქმედ წესებზეა დამოკიდებული.
თუ ხარჯების ეს ნაწილი ცალკე არ გამოიყოფა, პროექტების ეკონომიკური სურათი შეიძლება დამახინჯდეს. ერთ ობიექტს ოფისის ქირა და მმართველი პერსონალის ხელფასები მიეწერება, მეორე კი „სუფთა“ რჩება და უფრო მომგებიანი ჩანს. შედეგად, გადაწყვეტილებებიც შეიძლება მცდარი აღმოჩნდეს: იქმნება შთაბეჭდილება, რომ ერთი ტიპის პროექტი მომგებიანია, მეორე კი წამგებიანი, თუმცა განსხვავება შესაძლოა საერთო ხარჯების განაწილებას უკავშირდებოდეს.
კიდევ ერთი პრაქტიკული მიზეზი: მმართველობითი ხარჯების ნაწილი რეგულარულ ფინანსურ ტვირთს ქმნის. პროექტების რაოდენობის შემცირების შემთხვევაშიც შეიძლება დარჩეს ქირა, ძირითადი სერვისები და გუნდის მინიმალური შემადგენლობა. ამ მექანიზმის გაანალიზებაში დაგეხმარებათ ხარჯების მუდმივ და ცვლად ნაწილებად დაყოფა (რუსულ ენაზე). მუდმივობა აღწერს ხარჯის ქცევას სამუშაოს მოცულობის ცვლილებისას, მმართველობითი ფუნქცია კი მის დანიშნულებას. მაგალითად, მუდმივი საწარმოო ხარჯები საწარმოო ფუნქციას მიეკუთვნება.
რას მოიცავს მმართველობითი ხარჯები?
მმართველობითი ხარჯების შემადგენლობა ბიზნესმოდელზეა დამოკიდებული. მთავარი ნიშანია კომპანიის საერთო მართვა და ადმინისტრაციული უზრუნველყოფა. თუ საერთო დანახარჯი პროექტებს შორის უნდა განაწილდეს, ჯერ მისი ფუნქცია განსაზღვრეთ: განაწილება შეიძლება არაპირდაპირ საწარმოო ან კომერციულ ხარჯებსაც სჭირდებოდეს.
მმართველობითი ხარჯების დაჯგუფება ყველაზე მოსახერხებელია შინაარსობრივად დაკავშირებული კატეგორიების მიხედვით. ასე ჩანს, სად გროვდება დიდი თანხები, სად იმალება მცირე რეგულარული ჩამოჭრები და სად იზრდება ხარჯები გუნდსა და შემოსავალზე სწრაფად.
ტიპური შემადგენლობა ასეთია:
- მმართველი და ადმინისტრაციული პერსონალი: ხელმძღვანელის, მმართველის, ადმინისტრატორის, ოფისის მენეჯერის, ბუღალტრის (შტატში ან აუთსორსინგზე), ადამიანური რესურსების სპეციალისტისა და იურისტის ხელფასები — კომპანიის საერთო ამოცანებისთვის შესრულებული სამუშაოს ნაწილში.
- ოფისი და ინფრასტრუქტურა: ქირა, კომუნალური გადასახადები, კავშირგაბმულობა, ინტერნეტი, ჰოსტინგი და ტექნიკის მომსახურება — კომპანიის ადმინისტრაციულ საქმიანობასთან დაკავშირებულ ნაწილში.
- ციფრული ტექნოლოგიები და სერვისები: გამოწერები, სატელეფონო მომსახურება, ღრუბლოვანი სერვისები, ამოცანების მართვის პროგრამები, საბანკო სერვისები და ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა, რომლებიც საერთო მართვისთვის გამოიყენება.
- მმართველობითი პროცესები: მივლინებები, წარმომადგენლობითი ხარჯები, სწავლება, თანამშრომლების აყვანა და კორპორაციული ღონისძიებები, თუ ისინი ტარდება და კომპანიის საერთო ამოცანებს უკავშირდება. კონკრეტული პროექტის ან გაყიდვების ხარჯები მათი დანიშნულების მიხედვით დააჯგუფეთ.
- ფინანსური და იურიდიული მომსახურება: საბანკო მომსახურება, ბარათებით გადახდების მიღების მომსახურება და საკომისიოები, ხელშეკრულებების იურიდიული მხარდაჭერა, აუდიტი და კონსულტაციები. მმართველობით ხარჯებს მიაკუთვნეთ ის ნაწილი, რომელიც საერთო მართვას ემსახურება. მაგალითად, კონკრეტული გაყიდვის საკომისიო შესაბამის კომერციულ ხარჯებთან ერთად გააანალიზეთ.
გუნდმა შეიძლება „წვრილმანად“ მიიჩნიოს ოფისის სახარჯი მასალები, დოკუმენტების მიწოდება, „ყველა ობიექტისთვის“ ხელსაწყოების გამოცვლა და პროექტების ხელმძღვანელების კავშირგაბმულობის ხარჯები. ეს გადახდები დანიშნულების მიხედვით დააჯგუფეთ: ოფისის სახარჯი მასალები შეიძლება მართვას ემსახურებოდეს, საერთო ხელსაწყოები — საწარმოო სამუშაოებს, ხელმძღვანელის კომუნიკაცია კი — კონკრეტულ პროექტს ან რამდენიმე ობიექტს. საერთო ხარჯებისთვის განაწილების წესი განსაზღვრეთ. ცალ-ცალკე ეს გადახდები შესაძლოა მცირე იყოს, თუმცა ჯამში შესამჩნევ ტვირთს ქმნიდეს.
თუ პროექტულ ბიზნესს მართავთ და პროექტებს უკვე ცალ-ცალკე აღრიცხავთ, მოსახერხებელია მმართველობითი ხარჯებისთვის აღრიცხვის ცალკე კონტურის შექმნა, რათა ისინი ობიექტების ხარჯებში არ აირიოს. ფარული ხარჯების განხილვისას ხშირად სწორედ პროექტსა და კომპანიას შორის ამ განსხვავებაზე საუბრობენ.
როგორ განვასხვაოთ მმართველობითი, კომერციული და პროექტის ხარჯები?
აღრევა, როგორც წესი, იწყება კონკრეტული პროექტის ხარჯების, კომერციული ხარჯებისა (რეალიზაციის დანახარჯები) და მმართველობითი ხარჯების (კომპანიის საერთო მართვა) შედარებისას. აქ მნიშვნელოვანია განასხვაოთ ხარჯის კავშირი პროექტთან და მისი ფუნქცია. სანამ წესები განსაზღვრული არ არის, თანამშრომლები ერთნაირ გადახდებს სხვადასხვა კატეგორიას მიაკუთვნებენ და ანგარიშები სანდოობას კარგავს.
სასარგებლო საყრდენია „პროექტის ხარჯებისა“ და „კომპანიის ხარჯების“ გამიჯვნა. კონკრეტულ ობიექტთან დაკავშირებული მასალები, სამუშაოები და კონტრაქტორები პროექტში აღირიცხება, კომპანიის საერთო დანახარჯები კი — ცალკე. ობიექტების სრული ეკონომიკური შედეგის შესაფასებლად წინასწარ განსაზღვრეთ, რომელი საერთო ხარჯები ნაწილდება მათ შორის და რა წესით.
კომერციული ხარჯები მოსახერხებელია განიხილოთ, როგორც რეალიზაციის დანახარჯები: მარკეტინგი, გაყიდვები, მყიდველთან მიწოდება, პლატფორმების საკომისიოები და პოტენციური კლიენტების მოზიდვა. მიწოდების დანიშნულებას მნიშვნელობა აქვს: მაგალითად, მასალების ობიექტზე გადაზიდვა შეიძლება პროექტის ხარჯებს მიეკუთვნებოდეს. კომერციული ხარჯები ცალკე სტატიაშია განხილული (რუსულ ენაზე).
მმართველობითი ხარჯები კომპანიის საერთო ხელმძღვანელობას უზრუნველყოფს: ადმინისტრაციული ოფისი, მმართველი პერსონალის ხელფასები, ძირითადი სერვისები და ბუღალტერია. ცალკეულ ობიექტთან მიმართებით ეს დანახარჯები ხშირად არაპირდაპირია და განაწილებას საჭიროებს. ამასთან, სხვა ფუნქციების ხარჯებიც შეიძლება არაპირდაპირი იყოს. ხარჯების მიკუთვნების მეთოდის შესახებ მეტი წაიკითხეთ სტატიაში პირდაპირი და არაპირდაპირი ხარჯების შესახებ (რუსულ ენაზე).
როგორ გამოვთვალოთ და ვაკონტროლოთ მმართველობითი ხარჯები?
ოპტიმიზაცია სანდო საფუძვლით იწყება: კონკრეტულად რა მიეკუთვნება მმართველობით ხარჯებს, ვინ არის პასუხისმგებელი კატეგორიებზე და რამდენად ხშირად ამოწმებთ ანგარიშს. ამის შემდეგ უკვე დასაბუთებულად შეგიძლიათ გადაწყვიტოთ, რომელი ხარჯები შეამციროთ.
მმართველობითი ხარჯები სასარგებლოა ორ კითხვასთან ერთად გააანალიზოთ. პირველი — მარჟინალური მოგების რა ნაწილი მოდის ამ ხარჯებზე? მეორე — როგორ იცვლება ბრუნვის ზრდასთან ერთად? „ძვირი ოფისიც“ კი აღრიცხვის წესებსა და მონაცემების დაფიქსირების დისციპლინასთან ერთად შეაფასეთ: მათ გარეშე გადახარჯვის მიზეზის დადგენა რთულია.
სამუშაო სქემის ეტაპობრივად დანერგვა და შემდეგ ჩვევად ქცევა მოსახერხებელია:
- ნაბიჯი 1. ჩამოაყალიბეთ მმართველობითი ხარჯების კატეგორიების სია (10–20 მსხვილი კატეგორია), რათა გუნდს კლასიფიკაციის ერთნაირი გაგება ჰქონდეს.
- ნაბიჯი 2. განსაზღვრეთ წესი: ყოველი დანახარჯი აღრიცხვაში უნდა მოხვდეს თარიღით, კატეგორიითა და დამადასტურებელი დოკუმენტით (ანგარიშ-ფაქტურა, ქვითარი, აქტი).
- ნაბიჯი 3. თითოეულ კატეგორიაზე პასუხისმგებელი პირი დანიშნეთ. იდეა მარტივია: თანხაზე პასუხისმგებელი ყოველთვის უნდა იყოს ვინმე.
- ნაბიჯი 4. თვეში ერთხელ შეადგინეთ მმართველობითი ხარჯების ანგარიში და შეადარეთ გეგმას: სად არის გადაჭარბება, რატომ და ერთჯერადი შემთხვევაა ეს თუ ახალი ნორმა?
- ნაბიჯი 5. კვარტალში ერთხელ გადახედეთ კატეგორიების სტრუქტურას: წაშალეთ დუბლირებული კატეგორიები, გაამსხვილეთ და დაამატეთ ის ხარჯები, რომლებიც რეგულარული გახდა.
თუ მმართველობით აღრიცხვას უკვე აწარმოებთ, მას ბიზნესის მფლობელის სამი ანგარიში დაუმატეთ: ფულადი ნაკადების ანგარიში, მოგება-ზარალის ანგარიში და ბალანსი. მათი დახმარებით დაინახავთ, როგორ მოქმედებს მმართველობითი ხარჯები ფულზე, მოგებასა და ვალდებულებებზე.
დანაკარგების კიდევ ერთი წყაროა მონაცემების ხელით შეგროვება: ქვითრები მიმოწერებში, ცხრილებში გადატანა და ხელახალი გამოთვლები. ამ სამუშაოს თანამშრომლებისა და ხელმძღვანელების ანაზღაურებადი დრო სჭირდება. მისი ხარჯები შესრულებული ფუნქციის მიხედვით აღრიცხეთ და მმართველობით ამოცანებთან კავშირი იქ შეინარჩუნეთ, სადაც ასეთი კავშირი არსებობს. ტიპური დანაკარგებია დაკარგული ქვითრები, ფორმულების შეცდომები, ანგარიშების დაგვიანება და გვიან შემჩნეული გადახარჯვა.
როგორ მოვახდინოთ მმართველობითი ხარჯების ოპტიმიზაცია?
მმართველობითი ხარჯების ოპტიმიზაცია ორ პრინციპს ეყრდნობა: ჯერ ხარჯები უნდა გამოჩნდეს, შემდეგ კი წესები შეიცვალოს. სრული სურათის გარეშე „ბიუჯეტის შეკვეცის“ მცდელობა სახიფათოა: შესაძლოა დაირღვეს პროცესები, რომლებიც ხარისხს, ვადებსა და გაყიდვებს უზრუნველყოფს.
ქვემოთ მოცემულია პრაქტიკული მიმართულებები, რომლებიც ყველაზე ხშირად იძლევა შედეგს:
- აუთსორსინგზე გადაცემისას გადაამოწმეთ გადახდის პირობები. თუ ფუნქცია მუდმივ დატვირთვას არ მოითხოვს, განიხილეთ აუთსორსინგი: ბუღალტერია, იურიდიული მომსახურება და საკადრო დოკუმენტაცია. კრიზისულ პერიოდებში შესრულებული სამუშაოს ფაქტობრივი მოცულობის მიხედვით გადახდამ შეიძლება მუდმივი ფინანსური ტვირთი შეამციროს. კონტრაქტორის სააბონენტო გადასახადი ხელშეკრულების პირობების ფარგლებში მუდმივ ხარჯად რჩება.
- გადახედეთ ოფისსა და ინფრასტრუქტურას. ფართობი, საწყობები, პარკინგი და სამუშაო ადგილები შეიძლება წინა პერიოდიდან უცვლელად რჩებოდეს და დიდხანს არ გადაისინჯოს. ხარჯის ფუნქცია გამოყენების მიხედვით განსაზღვრეთ: ადმინისტრაციული ოფისი მართვას უზრუნველყოფს, საწყობები და პარკინგი კი შეიძლება წარმოებას, გაყიდვებს ან კონკრეტულ პროექტს ემსახურებოდეს. თითოეული ნაწილის ოპტიმიზაციისას მისი დანიშნულება გაითვალისწინეთ.
- გამოწერები ერთ სიაში მოაქციეთ. ხშირად სერვისები ერთსა და იმავე ფუნქციებს ასრულებს: რამდენიმე ღრუბლოვანი სერვისი, ორი მესენჯერი და ამოცანების მართვის ორი პროგრამა. შეაფასეთ სერვისების სტანდარტიზაციის შესაძლებლობა და გუნდისთვის საჭირო ფუნქციების შენარჩუნება.
- ყველა გადახდის აღრიცხვა უზრუნველყავით. მმართველობითი ხარჯების სწორად გამოთვლა რთულია, როცა ნაღდი ფულით ან „მოლაპარაკებით“ განხორციელებული გადახდების ნაწილი აღრიცხვის მიღმა რჩება. არასრული ჩანაწერები ანალიტიკას ამახინჯებს და განმეორებითი გადახარჯვის კონტროლს ართულებს.
- მცირე დანახარჯებზე ლიმიტები დააწესეთ. განსაზღვრეთ მკაფიო წესები: რა თანხა შეიძლება დაიხარჯოს შეთანხმების გარეშე და რა მოითხოვს წინასწარ დამტკიცებას. ამ წესების ფარგლებში აუცილებელი ხარჯების გაწევის შესაძლებლობა შეინარჩუნეთ.
- პირველადი დოკუმენტების შეგროვება ავტომატიზებული გახადეთ. რაც ნაკლებია ხელით გადატანა, მით ნაკლებია შეცდომა და მით სწრაფად ჩანს გადახრები.
- მაღალანაზღაურებადი სამუშაო დრო რუტინისგან გაათავისუფლეთ. თუ ხელმძღვანელი დროს ცხრილების გაერთიანებასა და ქვითრების ძებნაში ხარჯავს, კომპანია ხელმძღვანელის ანაზღაურებად სამუშაო დროს იყენებს საქმეზე, რომლის ავტომატიზაციაც შესაძლებელია.
- რეგულარულ ხელშეკრულებებს გადახედეთ. დაცვა, დასუფთავება, ტექნიკის მომსახურება, კავშირგაბმულობა და დოკუმენტების მიწოდება. მოლაპარაკებამ ან მომწოდებლის შეცვლამ შეიძლება ეკონომია მოგცეთ; პირობები ხარისხის მოთხოვნებთან ერთად შეადარეთ.
- შესყიდვები კონტროლს დაუქვემდებარეთ. საკანცელარიო ნივთები, ტექნიკა და ოფისის სახარჯი მასალები. შედეგს იძლევა ერთი პასუხისმგებელი პირი და წესი: „სიით ვყიდულობთ კვირაში ერთხელ“.
- ეფექტი მოგებითა და ბიზნესის მაჩვენებლებით შეაფასეთ. თუ მმართველობითი ხარჯები შემცირდა, მაგრამ პროექტების დახურვა შენელდა ან გაყიდვები დაეცა, ამ ეკონომიამ შეიძლება მიღებულ სარგებელზე მეტი დანაკარგი გამოიწვიოს. დასაბუთებული შეფასებისთვის ხარჯები ბიზნესის მაჩვენებლებთან ერთად განიხილეთ.
როგორ გეხმარებათ აპლიკაცია 101?
პროექტულ ბიზნესში მოსახერხებელია ორი ნაწილის გამიჯვნა: პროექტების ფინანსები და კომპანიის ფინანსები. აპლიკაცია 101-ში შიდა ხარჯების აღრიცხვისთვის განკუთვნილია კომპანიის ფონდი, რომელიც PRO+-ის შესაძლებლობების მასალებშია აღწერილი. მისი საშუალებით აღრიცხავენ ქირას, ხელფასებს, რეკლამას, გადასახადებს, სწავლებას, კავშირგაბმულობასა და სერვისებს. ამ ხარჯებს სხვადასხვა ფუნქცია შეიძლება ჰქონდეს; მმართველობით ხარჯებს შესაბამისი ნაწილი მიეკუთვნება. ცალკე აღრიცხვა ობიექტების დანახარჯებისა და საერთო ხარჯების დანახვაში გეხმარებათ. კომპანიის საბოლოო მოგების შესაფასებლად ორივე ნაწილი გაითვალისწინეთ და საერთო ხარჯების განაწილების წესები ცალკე განსაზღვრეთ. ფონდისა და ანალიტიკის ხელმისაწვდომობა გადაამოწმეთ მოქმედი ტარიფისა და თქვენი წვდომის უფლებების მიხედვით (რუსულენოვანი დახმარება).
როდესაც კომპანიის ფონდის ხარჯები კატეგორიებადაა განაწილებული, ჩანს, რომელ მიმართულებებს მიაქვს მეტი ფული: ოფისს, რეკლამას, ავტომობილებს, ტექნიკასა თუ იურიდიულ მომსახურებას. ეს თვეების შედარებაში, გადახრების ძიებასა და ციფრებზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებების მიღებაში გეხმარებათ. კომპანიის ხარჯები იხილეთ განყოფილებაში „Аналитика“ (ანალიტიკა). შედარებისას აირჩიეთ ერთნაირი მოცვის მქონე პერიოდები და მონაცემების შესადარისი შემადგენლობა.
კიდევ ერთი უპირატესობა ხარჯების დაფიქსირების დისციპლინაა: გაანაწილეთ როლები, შეთანხმდით აღრიცხვის ერთიან წესზე და ხარჯები ერთ სისტემაში აღრიცხეთ, რათა მონაცემები არ დაიკარგოს და ანგარიშების ხელით შეგროვება არ დაგჭირდეთ. აღრიცხვის წესი აღწერილია კომპანიის შიდა შემოსავლებისა და ხარჯების დახმარების სტატიაში (რუსულ ენაზე).
თუ პროექტების ხარჯების სტრუქტურის საბაზისო ცოდნა გჭირდებათ, წაიკითხეთ მასალა ხარჯების კატეგორიებზე განაწილების შესახებ (რუსულ ენაზე). კატეგორიების ლოგიკა გადახრების დანახვასა და გეგმისა და ფაქტობრივი შედეგების მართვაში გეხმარებათ.
თუ გსურთ მმართველობითი ხარჯები რეალურ ციფრებზე ნახოთ და გაიგოთ, სად არის ოპტიმიზაციის შესაძლებლობა, ამის განხილვა პროდუქტის პრეზენტაციაზე მოსახერხებელია: ექსპერტი გაჩვენებთ, როგორ მუშაობს კომპანიის ფონდი და PRO+-ის ანალიტიკა თქვენი ბიზნესის ფორმატისთვის.
