В 2026 году онлайн-кассы снова попали в зону внимания: поменялась ставка НДС, обновились форматы фискальных документов, усилился контроль расчетов через СБП, а торговля на рынках получила новые требования к чеку. Ошибки тут стоят денег: касса пробивает чек с неверной ставкой, кассир забывает реквизит, бухгалтерия получает путаницу в закрывающих.
- Онлайн касса в 2026: что считается онлайн-кассой и когда она нужна?
- Главное изменение 2026: НДС 22% и новые форматы чеков
- Новые требования к чеку
- СБП и интернет-оплата: нужна ли касса?
- Маркировка и ФФД 1.2: касса как точка контроля товара
- Агенты и комиссионеры: реквизиты поставщика в чеке
- Чек-лист подготовки онлайн-кассы к 2026 году
- Как навести порядок с чеками в закупках и отчетах?
Онлайн касса в 2026: что считается онлайн-кассой и когда она нужна?
Под «онлайн-кассой» обычно имеют в виду ККТ (контрольно-кассовую технику), которая формирует фискальные документы и передает данные через ОФД в налоговую. Касса может быть физическим аппаратом в точке продаж, приложением на смартфоне, облачной кассой — суть не в форме, а в том, что чек уходит в ФНС.
Ключевой вопрос всегда один: ты принимаешь деньги за товары, работы или услуги? Если да, дальше нужно смотреть, кто платит и каким способом. Ошибка «раз оплатили на расчетный счет, касса не нужна» в 2026 году встречается часто, особенно после распространения СБП и ссылок на оплату.
| Ситуация расчета | ККТ в 2026 | Комментарий |
|---|---|---|
| Физлицо платит наличными | Нужна | Чек формируется в момент расчета |
| Физлицо платит картой или по QR через СБП | Нужна | СБП приравнена к расчетам с предъявлением электронного средства платежа |
| ООО/ИП платит по счету обычным банковским переводом | Часто не нужна | Есть освобождение для безналичных расчетов между ООО/ИП без предъявления ЭСП |
| ООО/ИП платит через СБП | Нужна | С 1 марта 2025 это стало прямой обязанностью |
| Ты агент/комиссионер и принимаешь оплату за чужой товар/услугу | Нужна | В чеке указываются реквизиты поставщика |
Главное изменение 2026: НДС 22% и новые форматы чеков
С 1 января 2026 года базовая ставка НДС стала 22%. Для касс это не «поменять цифру в настройках», потому что под новую ставку меняются форматы фискальных документов и прошивки. ФНС отдельно выпустила рекомендации по переходу и указала, что обновления от производителей могут занять до трех-четырех месяцев, поэтому в I квартале 2026 налоговым инспекциям рекомендовано сместить фокус в сторону информирования.
Что важно на практике: ставка НДС в чеке зависит от того, к какой операции относится расчет. Есть ситуации, где в 2026 году законно встречается ставка 20% — когда возврат, коррекция или «растянутая» сделка привязаны к расчету, который был в 2025 году. В переходных сценариях важно не гадать, а сверяться с рекомендациями ФНС и логикой «ставка на дату исходного расчета».
Если хочешь быстро погрузиться в общий контекст изменений по налогам, пригодится дайджест НДС 2026 и ставка 22% и материал про то, как микробизнесу пройти реформу: как микробизнесу пережить налоговую реформу 2026.
Новые требования к чеку
Рынки и ярмарки в последние годы «докручивали» поэтапно. После изменений, которые начали действовать с 1 марта 2025 года, многие продавцы на организованных местах получили обязанность применять ККТ. Был переходный период, когда разрешали не указывать в чеке наименование и количество товара.
С 1 января 2026 года для продавцов открытых прилавков на выделенных для розничной торговли пространствах появляется обязанность указывать в чеке наименование товара и его количество. То есть «общая сумма» в чеке перестает быть безопасной привычкой.
Если торгуешь на рынке сезонно, проверь кассовое ПО до выхода на точку: в январе 2026 ошибка с номенклатурой превращается в регулярный риск, потому что чек будет формироваться десятки раз в день.СБП и интернет-оплата: нужна ли касса?
Одна из главных ловушек последних лет — считать СБП «обычным переводом». С 1 марта 2025 обязанность применять ККТ при безналичных расчетах с предъявлением электронного средства платежа распространяется и на расчеты через СБП. Это касается не только платежей от физлиц, но и расчетов между организациями и ИП, если оплата идет через СБП.
В 2026 году это значит простую вещь: если менеджер прислал контрагенту QR СБП, касса почти наверняка нужна. Даже если обе стороны — ООО, и деньги пришли «на расчетный счет».
Параллельно с 1 сентября 2025 вступили дополнительные реквизиты фискальных документов. Для онлайн-оплат появляется отдельная маркировка «расчет в интернет» (в реквизитах форматов), а также требования к печати и отображению QR-кода на дисплее. В 2026 эти требования уже стали частью рутины: касса должна уметь печатать читаемый чек, а электронный чек — содержать нужные реквизиты.
Маркировка и ФФД 1.2: касса как точка контроля товара
Если продаешь маркированные товары, к кассе требования жестче. ККТ должна поддерживать ФФД 1.2: касса считывает код маркировки, отправляет запрос на проверку, получает подтверждение и уведомляет систему мониторинга о продаже. Это уже не «опция для крупных», это базовая техническая готовность точки.
Отдельная тема — разрешительный режим: кассовое ПО проверяет код маркировки через API, и при отрицательной проверке продажа блокируется. По разным товарным группам режим включался поэтапно в 2024–2025 годах, в 2026 он воспринимается как стандартная часть кассового сценария.
Агенты и комиссионеры: реквизиты поставщика в чеке
Если бизнес принимает оплату за товары или услуги другого поставщика (агент, комиссионер, маркетплейс-формат, «продал от имени партнера»), в чеке должны быть реквизиты поставщика. ФНС отдельно разъясняла это в 2025 году: без реквизитов поставщика выручку могут признать доходом агента. Для многих это всплывает уже после квартала, когда цифры расходятся.
В стройке это встречается в закупке материалов «для заказчика». Схема привычная: заказчик дал деньги, подрядчик купил материалы, подрядчик отчитался чеками. Когда в цепочке появляется агентское вознаграждение, меняются правила применения кассы по части этого вознаграждения. В статье про онлайн-кассу в строительстве этот кейс разобран отдельно.
Еще один соседний риск — налоги и режимы. Когда через бизнес проходят крупные суммы по материалам, обороты растут, и можно «вылететь» из льготных режимов. Тут полезно держать под рукой материалы про изменения для УСН в 2026 и про совмещение ПСН и УСН в 2026.
Чек-лист подготовки онлайн-кассы к 2026 году
Подготовка к 2026 году — это про настройки, документы и процессы. Когда касса стоит «для галочки», бизнес чаще спотыкается на мелочах: кассир пробил не тот признак расчета, бухгалтерия не понимает, где 20%, где 22%, менеджер прислал оплату по СБП и забыл про чек.
Ниже — рабочий план, который можно закрыть за один-два вечера, если у тебя собрана информация по оплатам.
- Шаг 1. Собери карту оплат: наличные, терминал, СБП, ссылки, переводы от ООО/ИП, эквайринг, маркетплейсы.
- Шаг 2. Проверь, где в 2026 касса обязательна из-за СБП и интернет-оплат (особенно B2B по QR).
- Шаг 3. Обнови кассовое ПО и прошивку под НДС 22% и новые форматы. Если касса завязана на учетную систему, проверь обновление и там.
- Шаг 4. Прогони тестовые чеки по типовым сценариям: предоплата в 2025 и отгрузка в 2026, возврат в 2026 за продажу 2025, чек коррекции по расчетам 2025, оплата кредита.
- Шаг 5. Для рынка/ярмарки проверь номенклатуру: с 1 января 2026 в чеке должны быть наименование и количество товара.
- Шаг 6. Для маркировки проверь поддержку ФФД 1.2 и сценарий проверки кода при продаже.
- Шаг 7. Для агентских схем проверь, что в чеке печатаются реквизиты поставщика и корректно разделяется выручка и вознаграждение.
Как навести порядок с чеками в закупках и отчетах?
Онлайн касса в 2026 касается не только продаж. Внутри компании тоже есть «кассовая боль»: сотрудники приносят чеки пачкой, чеки теряются, по сумме перевода неясно, что купили, заказчик спорит по материалам. В стройке это превращается в конфликт быстрее, чем в любой другой сфере: материалы дорогие, позиций много, сроки горят.
В учете стройматериалов через QR-коды на чеках мы показывали рабочую механику: сканируешь QR, и список покупок подтягивается из ФНС, без ручного ввода. Это полезно и для управленческого учета, и для разговора с заказчиком, когда нужен прозрачный отчет по материалам.
Если хочется собрать процесс под ключ (кто покупает, как отчитывается, где хранится история закупок, как не раздувать обороты «прогоном» денег), посмотри статью про автоматизацию снабжения в строительстве и материал про работу снабженца. Там много организационных мелочей, которые экономят недели в год.
Если хочешь увидеть, как это ложится на твою схему работ, проще разобрать процесс на короткой встрече: на бесплатной презентации показываем, как вести деньги по проектам, фиксировать закупки по чекам и собирать отчеты без таблиц.