Bagaimana mengubah estimasi biaya menjadi diagram Gantt di Aplikasi 101?

Estimasi biaya menjawab pertanyaan «berapa biayanya», sedangkan diagram Gantt menjawab «kapan pekerjaan dijadwalkan». Dalam renovasi dan konstruksi, kedua jawaban ini mudah terpisah: perhitungan sudah disepakati, tetapi jadwal masih tersimpan dalam ingatan mandor dan percakapan.

Di Aplikasi 101, Anda dapat menemukan estimasi biaya yang sudah ada pada jadwal proyek yang sama. Anda bekerja dengan peristiwa dan item yang sama: untuk itu, Anda tidak perlu memasukkan ulang perhitungan atau menyusun estimasi serupa dari daftar harga.

Berikut ini dijelaskan satu alur pada versi peramban: membuka estimasi biaya tahapan yang telah disimpan, menemukannya di Gantt, menetapkan periode peristiwanya, lalu memeriksa hasil setelah disimpan. Tangkapan layar dibuat pada perusahaan demonstrasi dengan hak pemilik; tindakan yang tersedia bergantung pada peran Anda.

Pembuatan jadwal dari awal dan pendekatan umum untuk perencanaan dibahas secara terpisah dalam artikel «Diagram Gantt di Aplikasi 101».

Apa arti «mengubah estimasi biaya menjadi diagram Gantt» di 101?

Estimasi biaya dalam proyek merupakan peristiwa keuangan yang berisi deskripsi, item, jumlah, dan perhitungan. Gantt menampilkan peristiwa pada garis waktu. Jadi, langkah utamanya adalah beralih dari perhitungan yang sudah disimpan ke perencanaan jadwalnya dalam proyek yang sama.

Periksa keterkaitannya melalui catatan itu sendiri, proyek, dan susunan pekerjaan. Kesamaan nama pada dua estimasi biaya yang berbeda belum berarti keduanya merupakan perhitungan yang sama. Daftar harga membantu menggunakan kembali pekerjaan dan harga, tetapi tidak menggantikan hubungan dengan peristiwa tertentu.

Bagaimana menyiapkan estimasi biaya yang sudah ada untuk perencanaan?

Tahapan yang jelas lebih mudah direncanakan, misalnya persiapan dinding, pemasangan awal instalasi listrik, atau pekerjaan ubin. Satu estimasi biaya besar juga ditampilkan pada jadwal dan tanggalnya dapat diubah. Namun, satu batang umum membuat tahapan antara lebih sulit dievaluasi; hal ini berkaitan dengan tingkat perincian rencana, dan antarmuka tidak melarang penggunaan estimasi tersebut.

Jika Anda menggunakan daftar harga, gunakan nama dan satuan pengukuran yang jelas di dalamnya. Untuk persiapan ini, Anda dapat membaca artikel tentang pembaruan daftar harga (dalam bahasa Rusia). Estimasi biaya yang sudah disimpan tidak perlu disusun ulang dari daftar harga agar muncul pada jadwal.

Periksa proyek pada estimasi biaya, deskripsi tahapan, item, dan jumlahnya. Jika perhitungannya masih perlu dibuat, mulailah dari panduan membuat estimasi biaya (dalam bahasa Rusia). Membagi pekerjaan menjadi tahapan sebelum perencanaan akan memudahkan Anda mencocokkan jadwal dan laporan nantinya.

Nama harus membantu Anda mengenali pekerjaan, misalnya «Persiapan dinding», «Instalasi listrik — tahap awal», dan «Pemasangan ubin kamar mandi». Jika beberapa pekerjaan berbeda digabung dalam satu baris, tentukan terlebih dahulu apakah tingkat perincian itu cukup untuk pengawasan Anda.

Jika perhitungan awal berada di Excel, artikel tentang impor cepat (dalam bahasa Rusia) akan membantu Anda menyiapkan data. Impor merupakan tahap persiapan tersendiri; pada bagian berikutnya, estimasi biaya sudah disimpan.

Bagaimana menemukan estimasi biaya di Gantt dan mengubah periode pekerjaan?

Buka proyek yang sesuai dan estimasi biaya yang sudah ada dalam daftar peristiwanya. Cocokkan deskripsi, item, jumlah, dan nilainya. Contoh di komputer menggunakan tahapan «Подготовка стен» (Persiapan dinding): 50 m², jumlah untuk pelanggan 12 500 ₽ dan untuk penerima 9 000 ₽. Ini adalah perhitungan demonstrasi tanpa pembayaran.

Estimasi biaya tahapan yang telah disimpan untuk demonstrasi: satu item 50 m², proyek, dan nilai-nilainya.

Peramban seluler: estimasi biaya demonstrasi tersimpan «Демо: импорт 26.10 mobile» (Demo: impor 26.10 mobile) dibuka dalam proyek yang sama. Terlihat deskripsi, tanggal awal, dan awal daftar item.

Di komputer, ubah jadwal estimasi biaya yang sama:

1. Dalam proyek yang sama, buka «График Ганта» (Diagram Gantt) dan temukan estimasi biaya yang sudah ada berdasarkan deskripsinya. Jika peristiwanya tidak terlihat, periksa periode garis waktu dan filter yang dipilih.
2. Buka «Показать позиции события» (Tampilkan item peristiwa) pada estimasi biaya yang sesuai. Cocokkan pekerjaan dan jumlahnya dengan perhitungan awal; Anda tidak perlu membuat estimasi biaya kedua.
3. Buka estimasi biayanya pada garis waktu dan tekan «Редактировать событие» (Edit peristiwa). Pada formulirnya, tekan tombol yang menampilkan tanggal yang sedang digunakan.
4. Pilih terlebih dahulu tanggal mulai yang diinginkan. Untuk rentang beberapa hari, buka kembali kalender, aktifkan «Период» (Periode), lalu pilih tanggal selesai. Jika periode sudah aktif sebelumnya, nonaktifkan terlebih dahulu dan pilih awal yang baru. Sebelum menyimpan, selalu periksa rentang akhir pada tombol tanggal: dalam contoh komputer, 27–30 Oktober 2026.
5. Tekan judul formulir estimasi biaya di luar kalender untuk menutup kalender, lalu tekan «Сохранить» (Simpan) pada formulir estimasi biaya. Tunggu hingga penyimpanan selesai.
6. Buka kembali estimasi biaya yang sama dari jadwal dan cocokkan periode, item, jumlah, nilai, serta statusnya. Dengan cara ini, Anda memeriksa hasil yang benar-benar telah disimpan.

Estimasi biaya yang sama pada jadwal proyek dengan item ditampilkan dan jumlah 0 dari 50 m².

Peramban seluler: estimasi biaya yang sama diperluas di Gantt proyek. Di bawahnya terlihat «Грунтовка стен» (Pelapisan dasar dinding) dan «Окраска стен» (Pengecatan dinding), keduanya dengan indikator «0 из 10 м²» (0 dari 10 m²).

Alur ini mengubah periode peristiwa estimasi biaya. Tanggal setiap item merupakan perincian tersendiri: jangan menganggap tanggal tersebut ikut bergeser secara otomatis bersama peristiwanya. Pada pemeriksaan demonstrasi, setelah periode 27–30 Oktober disimpan, jumlah 50 m², nilai-nilai, dan status «Ожидает подтверждения» (Menunggu konfirmasi) tetap dipertahankan.

Di ponsel, temukan terlebih dahulu estimasi biaya yang sama di Gantt dan tampilkan item-itemnya. Untuk mengubah periode, kembali ke «События» (Peristiwa) dalam proyek yang sama, lalu buka estimasi tersebut dan penyuntingannya. Tekan tanggal dan pilih awal terlebih dahulu; buka kembali kalender, aktifkan «Период» (Periode), lalu pilih tanggal selesai. Periksa rentangnya, konfirmasikan pilihan dengan tanda centang di sudut kanan atas kalender, kemudian tekan «Сохранить» (Simpan) pada formulir estimasi biaya. Setelah penyimpanan selesai, buka kembali estimasi tersebut dan periksa tanggalnya. Jika catatan tidak lagi terlihat dalam daftar peristiwa biasa setelah diberi periode mendatang, buka «Показать запланированные» (Tampilkan yang dijadwalkan) dan temukan estimasi yang sama di sana. Ini adalah alur pada peramban ponsel; letak tombol berbeda dari komputer.

Tangkapan layar menampilkan antarmuka yang sebenarnya dalam bahasa Rusia. Komputer dan ponsel menggunakan estimasi biaya demonstrasi yang berbeda; pada setiap perangkat, satu catatan buatan sendiri ditelusuri dari perhitungan awal hingga periode yang telah disimpan.

Pemilihan periode 27–30 Oktober pada formulir peristiwa estimasi biaya; perubahan belum disimpan.

Peramban seluler: periode 27–30 Oktober 2026 dipilih pada penyunting estimasi biayanya sendiri. «Период» (Periode) aktif; formulir belum disimpan.

Estimasi biaya yang sama setelah disimpan dan dibuka kembali: periode 27–30 Oktober, dengan jumlah dan nilai sebelumnya.

Setelah disimpan dan dibuka kembali, estimasi biaya demonstrasi yang sama menunjukkan periode 27–30 Oktober 2026. Status tetap «Ожидает подтверждения» (Menunggu konfirmasi).

Di komputer, Gantt juga memungkinkan Anda memindahkan peristiwa dan mengubah durasinya pada garis waktu. Rincian cara tersendiri ini tersedia dalam panduan mengubah tanggal peristiwa (dalam bahasa Rusia). Jika antarmuka memperingatkan bahwa konfirmasi pada laporan yang telah dikonfirmasi akan dibatalkan, pertimbangkan akibat tersebut sebelum mengubah tanggal; pemindahan jadwal tidak berarti pembayaran atau konfirmasi baru.

Apa hubungan antara jadwal, estimasi biaya, dan laporan?

Periode berkaitan dengan waktu. Estimasi biaya memuat perhitungan yang direncanakan, sedangkan laporan mencatat volume pekerjaan yang telah dilaksanakan. Informasi ini berada dalam proyek yang sama, tetapi memiliki arti berbeda: perubahan tanggal saja tidak menciptakan pekerjaan yang telah terlaksana, laporan, atau pembayaran.

Saat Anda perlu membuat laporan berdasarkan estimasi biaya, hubungan dengan item-item tertentu melalui sumber «Из сметы» (Dari estimasi biaya) sangat penting. Nama pekerjaan yang sama atau daftar harga bersama tidak menciptakan hubungan tersebut. Laporan berikutnya harus berisi tambahan volume yang telah dikerjakan, tanpa mengulangi jumlah yang sudah dicatat. Alur terpisah ini dijelaskan dalam panduan «Cara membuat laporan berdasarkan estimasi biaya» (dalam bahasa Rusia).

Progres item menunjukkan jumlah yang telah dikerjakan dibandingkan dengan estimasi biaya. Laporan tersimpan yang menunggu konfirmasi juga dapat diperhitungkan dalam progres; persentase penyelesaian tidak membuktikan pembayaran atau konfirmasi. Aturan penautan dan pemeriksaan hasil dijelaskan dalam panduan progres estimasi biaya (dalam bahasa Rusia). Untuk menyiapkan perhitungannya sendiri, Anda dapat membaca artikel lengkap tentang estimasi biaya di 101 (dalam bahasa Rusia).

Perbandingan keuangan «План-факт» (Rencana dan realisasi) untuk nilai biaya dan laba memiliki tujuan berbeda. Indikatornya harus dibaca secara terpisah dari persentase jumlah pekerjaan yang telah dilaksanakan dan tanggal: lihat panduan rencana dan realisasi nilai biaya serta laba (dalam bahasa Rusia). Jika perhitungan perlu disiapkan dengan cepat, gunakan panduan singkat membuat estimasi biaya (dalam bahasa Rusia).

Pada presentasi 101, Anda dapat membahas proyek yang biasa Anda tangani: estimasi biaya mana yang sebaiknya dipisahkan per tahapan, cara memeriksa jadwal, dan cara menghubungkan laporan berikutnya dengan pekerjaan awal.

Kesalahan apa yang menghambat pengelolaan jadwal?

Hambatan yang paling sering muncul adalah perhitungan ganda, perincian yang tidak jelas, dan tidak adanya pencocokan rutin. Pastikan terlebih dahulu bahwa tim membicarakan estimasi biaya yang sama dan memahami periodenya dengan cara yang sama.

• Membuat estimasi biaya serupa alih-alih merencanakan estimasi yang sudah ada. Cocokkan catatan awal, proyek, dan itemnya.
• Menganggap daftar harga sebagai syarat wajib Gantt. Item yang dimasukkan secara manual juga dapat digunakan; yang penting adalah estimasi biaya proyek yang telah disimpan.
• Mengharapkan perincian tahapan dari satu batang umum. Estimasi biaya besar dapat diedit, tetapi tenggat tahapan perantara lebih mudah diawasi jika pekerjaan dibagi dengan jelas.
• Menganggap perubahan periode peristiwa otomatis mengubah seluruh tanggal item. Periksa secara terpisah tingkat perencanaan yang Anda perlukan.
• Menganggap progres 100 % sebagai konfirmasi pembayaran. Jadwal, jumlah pekerjaan yang telah dilaksanakan, konfirmasi, dan uang memerlukan pemeriksaan tersendiri.
• Tidak menyediakan waktu untuk jeda teknis dan pengiriman. Perhitungkan keduanya saat memilih periode dan sepakati siapa yang memeriksa perubahan.

Bagaimana menjaga jadwal tetap mutakhir dan berguna?

Tunjuk seseorang dalam tim untuk memastikan rencana tetap mutakhir dan cocokkan secara rutin tahapan terdekat. Saat memindahkan pekerjaan, periksa jadwal tahapan yang berdekatan, pengiriman, dan jeda teknis. Catat alasan perubahan sesuai tata kerja yang Anda gunakan agar para peserta memahami rencana baru.

Perinci jadwal sesuai kebutuhan, tanpa sekadar menambah jumlah batang. Prinsip umum urutan pekerjaan dan ketergantungan dibahas dalam artikel tentang jadwal proyek. Perhitungkan kesepakatan mengenai persetujuan dan pengiriman saat merencanakan, tanpa menganggap bahwa jalur otomatis terpisah untuk keduanya sudah dibuat.

Hasil praktis alur ini adalah estimasi biaya yang sama dalam proyek yang sama, dengan item yang dapat dikenali dan periode tersimpan yang telah diperiksa. Hubungkan laporan berikutnya dengan pekerjaan awal, lalu periksa jadwal, progres, dan indikator keuangan sesuai arti masing-masing.