El cálculo del coste permite comprobar si el precio cubre los costes reales del negocio. Si queda poco dinero disponible en la cuenta, conviene revisar tanto el coste como el flujo de caja: el beneficio y el saldo de la cuenta pueden diferir, por ejemplo, por los plazos de pago, las existencias o la devolución de préstamos.
Con los productos puede ocurrir lo siguiente: la empresa compra y vende un lote, pero no actualiza el cálculo de costes. El almacenamiento y la entrega se encarecen, aumentan las devoluciones y las bajas de existencias, y los comerciales siguen vendiendo con la lista de precios anterior. El beneficio esperado resulta superior al real.
Con los servicios ocurre algo parecido: el equipo está ocupado, la agenda está llena y el cliente paga, mientras los gastos generales y los pequeños gastos van llevando el resultado a números rojos. Para gestionar el precio, la rentabilidad y el volumen de trabajo, primero hace falta conocer el coste por unidad de producto y por unidad de servicio.
Contenido:
- ¿Por qué calcular por separado el coste de los productos y los servicios?
- Términos: coste, precio, recargo y beneficio
- ¿Cómo calcular el coste de un producto?
- ¿Cómo calcular el coste de un servicio?
- ¿Cómo repartir los gastos generales?
- ¿Cómo registrar los cálculos y actualizar las cifras?
- ¿Cómo ayuda la Aplicación 101 a mantener los costes bajo control?
¿Por qué calcular por separado el coste de los productos y los servicios?
Los productos y los servicios suelen aparecer en una misma factura. En las reformas se venden trabajo y materiales. En el comercio existe una combinación similar: el producto genera ingresos y los servicios de entrega y montaje aportan un importe adicional. Si se calcula todo junto, se pierde la respuesta a la pregunta «¿con qué ganamos dinero realmente?».
En un producto, el principal riesgo está en la compra y la rotación: se compra más caro, se vende con la lista de precios anterior y el margen se reduce. En un servicio, el riesgo principal está en las horas de trabajo y las correcciones: la tarifa del profesional sigue igual, se emplea más tiempo, una parte del trabajo acaba siendo gratuita y aumentan los gastos generales por unidad. Conviene acordar de antemano que precio y coste se registran por separado, para que el equipo utilice los mismos conceptos.
Como orientación, un producto suele calcularse «por unidad» —pieza, conjunto o metro—, y un servicio, «por unidad medible» —hora, m², visita o proyecto—. A partir de ahí, ambos modelos se componen de costes directos y una parte de los gastos generales.
Términos: coste, precio, recargo y beneficio
Antes de calcular, conviene distinguir cuatro conceptos. El coste recoge los gastos asignados al producto o servicio según los criterios contables elegidos. El precio es lo que paga el cliente por unidad. El recargo es un importe añadido al coste: cubre los gastos todavía no incluidos en él y genera beneficio. El beneficio es la diferencia entre los ingresos y los gastos correspondientes. El tipo de beneficio depende de los gastos que se hayan restado.
El resultado del proyecto depende de qué incluya el coste. Si contiene los costes directos y una parte asignada de los costes fijos de producción, estos costes fijos no se restan de nuevo. Si se han restado de los ingresos todos los costes variables, la diferencia es el margen de contribución: primero cubre los gastos fijos del negocio y la cantidad restante genera beneficio.
El margen y el recargo son otra fuente habitual de confusión. Para aclarar la diferencia de una vez y evitar discusiones recurrentes en el chat, puede consultar el artículo de 101 sobre la diferencia entre margen y recargo.
Para distinguir «lo que le cuesta a la empresa» de «lo que paga el cliente», también puede tener a mano las definiciones del artículo de 101 sobre precio y coste.
¿Cómo calcular el coste de un producto?
Con los productos hay dos situaciones básicas: reventa y fabricación. En la reventa, el coste unitario es más sencillo; en la fabricación hay que repartir también los costes comunes del taller.
Ejemplo hipotético: una pequeña empresa de acabados tiene una sala de exposición donde vende luminarias y herrajes. La lista de precios se actualizaba una vez por temporada. A mediados de mes se descubre que una luminaria supuestamente rentable genera pérdidas: la entrega desde otra ciudad se ha encarecido, el embalaje ha pasado a cobrarse y algunos productos han sido devueltos por defectos. Estos costes no figuraban en el cálculo anterior.
La fórmula básica para un producto comprado es: coste unitario = precio de compra + entrega hasta el almacén + embalaje + comisiones por el pago de la compra + parte proporcional de las pérdidas (defectos, errores de surtido, devoluciones y bajas de existencias). Exprese primero todos los componentes para una misma unidad de producto.
Los gastos de oficina, contabilidad y publicidad pueden registrarse en un bloque separado de la contabilidad de gestión. El beneficio bruto es la diferencia entre los ingresos y el coste de los productos vendidos según los criterios contables elegidos. Para calcular el margen de contribución, se restan de los ingresos todos los costes variables, incluidos los gastos variables de venta y logística. El margen de contribución cubre los gastos fijos y la cantidad restante genera beneficio. No reste de nuevo los costes ya incluidos en el coste del producto.
Si fabrica productos, se añaden los materiales directos, la mano de obra directa, los costes variables de producción —electricidad y consumibles— y una parte de los costes fijos de producción —alquiler y amortización de equipos—. Conviene elegir una base de reparto que explique el uso de la capacidad de producción: horas estándar de trabajo, horas de máquina, m² o unidades.
¿Cómo calcular el coste de un servicio?
El coste de un servicio se entiende mejor a partir de su unidad de medida. En una reforma puede ser el m²; en una instalación, la visita; para un ingeniero, la hora; para los diseñadores, una fase del proyecto. Cuanto más precisa sea la unidad, más sencillo resulta mantener la lista de precios y comparar lo previsto con lo real.
El artículo de 101 sobre el coste de un servicio propone un modelo sencillo: costes directos más una parte de los gastos generales.
Después se aplica un proceso paso a paso. Es universal: solo cambian las cifras y la unidad de medida.
- Elija la unidad de medida del servicio: m², hora, visita o proyecto.
- Calcule los costes directos por unidad: mano de obra, materiales (si los compra por su cuenta), desplazamientos específicos y entrega.
- Añada los costes variables todavía no incluidos en los costes directos: consumibles, visitas de garantía y correcciones. Para planificar, puede estimarlos como un porcentaje de los costes directos y después contrastarlos con los datos reales.
- Reparta los gastos generales: sume los gastos fijos del mes correspondientes a los servicios elegidos y divídalos entre el volumen real de esos servicios durante el mismo mes, expresado en la unidad seleccionada. No añada de nuevo los costes directos y variables ya contabilizados.
- Sume los costes directos, los costes variables y los gastos generales para obtener el coste por unidad de servicio.
Como cálculo ilustrativo en rublos, tomemos el servicio «colocación de papel pintado, m²». Al profesional se le pagan 250 ₽ por m². Se prevén costes variables del 10%, que añaden 25 ₽. Los gastos generales son 300 000 ₽ al mes y el volumen es de 1 000 m², por lo que corresponden 300 ₽ por m². El coste final es: 250 + 25 + 300 = 575 ₽ por m².
A continuación, compare el coste con el precio actual y decida qué modelo de fijación de precios conviene: cerrado o abierto. En el modelo abierto, el coste y el precio se registran por separado y el recargo se establece como un porcentaje transparente.
¿Cómo repartir los gastos generales?
Los gastos generales rara vez generan discusiones mientras el negocio es pequeño. Después aparecen la oficina, el aprovisionamiento, la publicidad, las suscripciones, los asesores jurídicos y los responsables de proyectos. Entonces surge la pregunta: ¿a qué servicio deben asignarse estos gastos?
La lógica práctica consiste en repartir los gastos generales según el factor que mejor explique por qué la empresa los soporta. En una empresa de reformas suele servir la superficie en m² o las horas de trabajo. En fabricación pueden utilizarse las horas de máquina o los lotes. En comercio, el número de envíos o los ingresos por grupos de productos.
Si quiere profundizar, empiece por definir los costes directos y delimitar qué se asigna a la obra. El blog de 101 tiene un artículo específico sobre costes directos (en ruso) que ayuda a establecer criterios dentro del equipo.
¿Cómo registrar los cálculos y actualizar las cifras?
Un cálculo puntual da tranquilidad durante una semana. Después cambian los precios de los proveedores, las tarifas de los profesionales y las condiciones de entrega, y aumentan los costes de captación. El coste también cambia, por lo que lo más importante es establecer un ciclo: cálculo → registro → comprobación de los datos reales → actualización.
Como rutina práctica, cierre el período una vez al mes, compruebe dónde el precio está demasiado cerca del coste y actualice la lista de precios y los criterios. En ese mismo paso conviene controlar el volumen mínimo de trabajo que cubre los gastos fijos. Para ello sirve el cálculo del punto de equilibrio (en ruso).
El siguiente nivel consiste en analizar la rentabilidad por líneas de negocio y por proyectos. Puede consultar el artículo de 101 sobre el cálculo de la rentabilidad del negocio.
Otra área fácil de olvidar son los gastos que parecen de fondo y no entran en los cálculos. El artículo del blog de 101 sobre gastos ocultos del negocio (en ruso) ofrece una lista útil de aspectos que conviene revisar.
¿Cómo ayuda la Aplicación 101 a mantener los costes bajo control?
La principal dificultad al calcular el coste no suele estar en las fórmulas. El reto es reunir los datos reales: cuánto se ha gastado en profesionales, materiales, entregas, subcontratación, trabajos de garantía y oficina. Cuanto más tarde se recopilan, más lagunas quedan en la información.
En la Aplicación 101 se puede llevar el registro del dinero por proyectos e indicar la unidad de medida, el coste y el precio en cada partida de la lista de precios. Esto ayuda a distinguir los costes de la empresa del importe para el cliente.
Después registre los movimientos del proyecto: cobros, pagos a profesionales y contratistas, compras y otros gastos. Distinga la entrega del dinero del informe sobre cómo se ha gastado, para evitar contar dos veces la misma cantidad. Para obtener el coste completo, compruebe también si se han incluido los demás costes y una parte de los gastos generales.
Si quiere ver cómo funcionaría en sus proyectos, puede acudir a una presentación gratuita. Un especialista le mostrará dónde aparecen el coste, el recargo y el beneficio en los registros.
Para controlar las desviaciones, conviene comparar lo previsto con lo real y revisar los gastos por partidas. Compruebe la disponibilidad de las funciones analíticas que necesita en PRO+ en la tabla de tarifas vigente de su cuenta.
