La búsqueda «presupuesto de obra gratis» suele responder a una necesidad concreta: mostrar rápidamente al cliente un cálculo claro para pasar de las generalidades a los trabajos, las cantidades y el importe. En la práctica, el obstáculo suele ser el mismo: el presupuesto está en hojas de cálculo, las correcciones se dispersan entre archivos y hay que volver a calcular el total a mano.
En la versión web de la Aplicación 101 puede preparar presupuestos gratis. Es una opción práctica cuando prefiere trabajar desde el ordenador: cargar una lista de precios, añadir partidas, ajustar los precios, exportar un PDF y enviarlo al cliente.
A continuación verá cómo funciona la elaboración gratuita de presupuestos en la versión web, para qué sirve la lista de precios, cómo se aplican los cambios masivos de precios y cómo mantener el orden cuando lleva varias obras.
La definición, los tipos y la estructura del documento se explican en el artículo general sobre el presupuesto de obra. Aquí nos centramos en el uso comercial: cómo calcular un presupuesto gratis en 101 WEB y pasar directamente al trabajo.
Contenido:
- ¿Para qué sirve un presupuesto gratuito?
- ¿Qué significa «presupuesto gratuito» en 101 WEB?
- ¿Cómo preparar un presupuesto rápidamente en la versión web?
- ¿Lista de precios o partidas manuales: qué conviene elegir?
- ¿Cómo aplicar subidas o bajadas masivas de precios sin sorpresas?
- ¿Cómo trabajar con varias obras y alternativas de presupuesto?
- ¿Cómo enviar el presupuesto y mantener el control de lo acordado?
- ¿Cuándo resulta útil PRO+?
¿Para qué sirve un presupuesto gratuito?
Es una situación conocida: el cliente pide una estimación del coste, todavía se están modificando los planos, la reunión está prevista para esa misma tarde y queda poco tiempo. En ese momento hace falta un presupuesto que sirva de base para la conversación: que describa los trabajos con palabras claras, indique las unidades de medida y presente un total.
Cuando el presupuesto se compone de partidas bien definidas, resulta más fácil resolver las diferencias. Queda claro qué trabajos están incluidos, qué se calcula por separado, dónde figuran los materiales y dónde los servicios. Aunque algunas cantidades se precisen más adelante, la lógica básica se mantiene.
Si desea conocer este caso con más detalle, en el blog encontrará el artículo «Presupuestos gratis en la Aplicación 101» (en ruso).
¿Qué significa «presupuesto gratuito» en 101 WEB?
En 101 WEB, la elaboración de presupuestos forma parte de las funciones gratuitas. Es útil cuando necesita preparar un cálculo para presentarlo, acordar rápidamente el alcance de los trabajos y pasar al siguiente paso: el contrato, el calendario y los pagos.
La versión web resulta especialmente útil en dos casos. El primero es cuando tiene la lista de precios en Excel y le conviene adaptarla a la plantilla de 101 en formato XLSX para cargarla desde el ordenador. El segundo es cuando necesita hacer muchos cambios en las partidas y puede hacerlo más rápido en una pantalla grande.
El trabajo desde la web se explica en el artículo «Un programa gratuito de presupuestos… y para qué sirve la versión web», que describe cómo probar la herramienta en una tarde.
¿Cómo preparar un presupuesto rápidamente en la versión web?
Si hasta ahora llevaba el presupuesto en hojas de cálculo, la primera impresión suele ser: «Por fin puedo preparar un cálculo sin fórmulas». Después conviene seguir un orden de trabajo que permita gestionar el presupuesto sin recurrir a soluciones manuales improvisadas.
Resulta útil recordar esta secuencia sencilla: obra → lista de precios → presupuesto → ajustes → PDF.
- Acceda a la versión web de la Aplicación 101 con su cuenta.
- Cree una obra (proyecto) para el cliente, la dirección o la fase de los trabajos.
- Añada una lista de precios: importe un archivo XLSX preparado con la plantilla de 101 o cree el catálogo de partidas directamente en el sistema.
- Cree un presupuesto y añada las partidas de la lista de precios o introdúzcalas manualmente.
- Compruebe las unidades de medida, las cantidades y los precios; si aplica un ajuste masivo, revise la opción de redondeo seleccionada.
- Aplique el cambio masivo de precios a las partidas necesarias si tiene que recalcular el presupuesto para adaptarlo al mercado o a las condiciones de la obra.
- Guarde el presupuesto y expórtelo a PDF para enviarlo al cliente. Guarde las distintas alternativas de cálculo como copias con nombres claros.
Las capturas muestran la interfaz en ruso de una empresa de demostración desde la cuenta del propietario. En el ordenador y en el teléfono se utilizan presupuestos de ejemplo diferentes; la forma de trabajar es la misma.
Si desea seguir el mismo proceso desde el móvil, le resultará útil la guía «Un presupuesto en 10 minutos». Para profundizar, puede consultar «Cómo elaborar por su cuenta un presupuesto en línea» (en ruso).
¿Lista de precios o partidas manuales: qué conviene elegir?
En 101 hay dos formas de trabajar y ambas son válidas. La elección depende de la frecuencia con la que prepare presupuestos y de cómo se organice el equipo.
Las partidas manuales son adecuadas para un presupuesto puntual o para preparar rápidamente un primer esquema antes de una reunión. En este caso es importante mantener los mismos nombres y unidades de medida. De lo contrario, al cabo de una semana aparecerán dos partidas, «Enmasillado de paredes» y «Aplicación de masilla en paredes», y el presupuesto empezará a perder coherencia.
La lista de precios es adecuada cuando los presupuestos se repiten: acabados de viviendas del mismo tipo, soluciones constructivas habituales en viviendas unifamiliares o la misma combinación de trabajos en distintas obras. La lista se convierte en el diccionario del equipo: nombres, unidades, precios y costes uniformes.
Para entender la organización de las listas de precios y sus actualizaciones, puede consultar «Actualización de las listas de precios en la Aplicación 101» (en ruso). Sobre las tarifas y cómo compartir la lista, tiene el artículo «Tarifas en línea en la Aplicación 101» (en ruso).
¿Cómo aplicar subidas o bajadas masivas de precios sin sorpresas?
Los cambios masivos de precios resultan útiles cuando cambia el mercado, el proveedor sube sus tarifas o se decide modificar el margen de un grupo de trabajos. Corregir decenas de filas de una hoja de cálculo a mano lleva tiempo y aumenta el riesgo de error.
En el editor de partidas de 101 puede subir o bajar los precios en un porcentaje determinado. En el ordenador, seleccione primero las filas necesarias, incluidas todas si desea recalcular el documento completo; en el teléfono, compruebe qué partidas hay en el editor abierto. La regla es sencilla: el cambio masivo ayuda a recalcular rápidamente todo el documento y después ajustar por separado las partidas que requieran revisión.
Para evitar conflictos con el cliente, conviene dejar claras de antemano dos cosas: cuál es el presupuesto vigente y desde qué fecha se aplican los precios. Incluso cuando utiliza las funciones gratuitas, esta práctica ayuda a ambas partes a mantener el orden.
Encontrará más información sobre el editor de presupuestos y sus posibilidades en «El editor de presupuestos de la Aplicación 101» (en ruso).
¿Cómo trabajar con varias obras y alternativas de presupuesto?
Cuando lleva dos obras, puede recordar dónde está todo. Cuando son cinco, empieza la confusión: cuál es el borrador, cuál es la versión final, cuál es «para uso interno» y cuál es «para el cliente». En la versión web puede organizarse mediante proyectos: el presupuesto queda vinculado a la obra y las alternativas de cálculo pueden mantenerse juntas, con nombres claros.
Si necesita adaptar un presupuesto parecido a una obra nueva, el procedimiento es sencillo: copie la base, cambie las cantidades, aplique un cambio masivo de precios si hace falta y guarde una alternativa de cálculo independiente. Así podrá comparar las opciones; las copias independientes no sustituyen al historial de cambios integrado.
Este mismo método resulta útil cuando el cliente pide «calcular una segunda opción»: otro material, otra cantidad u otro conjunto de trabajos. Las alternativas se mantienen juntas, sin una carpeta aparte llena de archivos y sin nombres como «Presupuesto_final_final2».
¿Cómo enviar el presupuesto y mantener el control de lo acordado?
El presupuesto en PDF sirve para intercambiarlo con el cliente, imprimirlo o adjuntarlo al contrato. Para el equipo, conviene además que el original permanezca en el proyecto: así podrá ampliarlo y consultar las cantidades y los importes al preparar actas de trabajos realizados e informes.
Una buena práctica al trabajar con presupuestos gratuitos es identificar las alternativas para el control interno: fecha, una etiqueta de trabajo («borrador», «acordado», «en curso») y un comentario breve sobre lo que ha cambiado. Cuando más adelante surja la pregunta «¿por qué ha cambiado el importe?», será más fácil encontrar la respuesta.
Si desea entender mejor cómo se relaciona el presupuesto con el cálculo de trabajos y materiales, le resultará útil «Cálculo de presupuestos en línea en la Aplicación 101». Si lo compara con las hojas de cálculo, puede consultar «Excel o la Aplicación 101 para elaborar presupuestos» (en ruso).
¿Cuándo resulta útil PRO+?
Los presupuestos gratuitos cubren la fase de «calcular y acordar rápidamente». Después suele surgir otra necesidad: gestionar el proyecto y llevar el control del dinero, los documentos, los informes y el trabajo del equipo. En ese momento cobran importancia las funciones avanzadas y la adaptación del proceso a la empresa.
PRO+ resulta útil cuando necesita más herramientas de gestión: documentos con el logotipo de la empresa, análisis avanzados, exportación del historial de eventos e historial de cambios de los eventos. El trabajo con presupuestos forma parte de las funciones gratuitas.
Si desea una visión más amplia de cómo se relacionan la versión web y los presupuestos con la gestión de la empresa, consulte el artículo «La plataforma empresarial 101».
