Panduan akuntansi manajemen di 101 (web)

Akuntansi manajemen dalam konstruksi sering bermasalah pada titik yang sama: catatan uang dan dokumen tersebar di percakapan, estimasi biaya tersimpan di berkas, bukti belanja tertinggal di laci mobil, sedangkan ringkasan laba baru disusun ketika sudah terlambat untuk memengaruhi hasil. Akibatnya, pemilik hanya melihat keadaan setelah semuanya terjadi dan mengambil keputusan berdasarkan intuisi.

Aplikasi 101 dapat digunakan sebagai pusat akuntansi manajemen untuk setiap pekerjaan konstruksi: di dalam proyek, Anda membandingkan saldo keuangan, penerimaan uang, pengeluaran aktual, dan utang, sedangkan indikator laba diperiksa secara terpisah. Transaksi umum perusahaan dapat dicatat dalam Dana Perusahaan tanpa dikaitkan dengan proyek. Dengan demikian, pencatatan per proyek dapat digabungkan dengan pencatatan perusahaan secara keseluruhan.

Versi web memudahkan Anda bekerja pada layar besar dengan proyek, kategori pengeluaran, rencana berdasarkan estimasi biaya, dan laporan yang tersedia. Ponsel tetap menjadi sarana untuk mencatat kejadian aktual di lokasi: bukti belanja, foto, peristiwa, dan dana yang harus dipertanggungjawabkan.

Apa yang termasuk akuntansi manajemen dan angka apa yang paling penting?

Jika tujuan hanya dirumuskan sebagai «menjalankan akuntansi manajemen», Anda dapat terjebak dalam perincian tanpa akhir. Lebih bermanfaat jika Anda menetapkan tiga pertanyaan yang harus dijawab oleh pencatatan setiap minggu: berapa uang yang tersedia untuk pembayaran mendatang, berapa laba yang diperoleh proyek, dan siapa berutang kepada siapa.

Dari sini muncul tiga landasan: arus kas aktual, indikator laba per proyek (P&L, atau laporan laba rugi untuk keperluan manajemen), dan utang-piutang beserta dana yang harus dipertanggungjawabkan. Untuk menilai pembayaran mendatang, bandingkan saldo aktual secara terpisah dengan rencana penerimaan dan pembayaran. Blog 101 menjelaskan cara memahami laporan tersebut dalam materi laporan arus kas.

Aturan pencatatan per proyek harus mempertimbangkan konteks transaksi: masukkan penerimaan dan pengeluaran ke proyek yang sesuai atau ke Dana Perusahaan. Untuk pengeluaran, pilih kategori yang tepat dan simpan informasi pendukung. Dengan begitu, laporan didasarkan pada transaksi aktual dan aturan pencatatan yang jelas.

Persiapan untuk menjalankan akuntansi manajemen

Sebelum menyiapkan versi web, sepakati beberapa definisi sederhana. Sebagai aturan organisasi awal, Anda dapat memperlakukan suatu pekerjaan atau kontrak tersendiri sebagai proyek: apartemen, rumah, bangunan komersial, proyek desain, atau pengawasan oleh perancang. Terapkan prinsip yang dipilih secara konsisten agar dana proyek yang berbeda tidak tercampur, meskipun pembelian dilakukan bersama dan dibayar sekaligus.

Dalam «Проекты и фонды» («Proyek dan Dana»), Dana Perusahaan dan proyek ditampilkan dalam blok terpisah; kartu proyek memperlihatkan pengelola dan pelanggan. Antarmuka berbahasa Rusia.

Selanjutnya, Anda memerlukan kategori pengeluaran. Jangan langsung berusaha menyusun bagan akun akuntansi yang lengkap. Sebagai pedoman awal, Anda dapat memilih 10–15 kategori pengeluaran umum dan menetapkan aturan pencatatan penerimaan yang akan diterapkan pada setiap proyek. Terdapat panduan tersendiri tentang pembagian pengeluaran berdasarkan kategori (dalam bahasa Rusia).

Kategori pengeluaran proyek: rencana dan realisasi bahan serta pengadaan perlengkapan ditampilkan secara terpisah. Antarmuka berbahasa Rusia.

Lapisan ketiga adalah peran. Siapa yang membuat proyek dan estimasi biaya, siapa yang mencatat pembelian dan bukti belanja, siapa yang mengonfirmasi pertanggungjawaban dana, serta siapa yang membaca laporan dan mengambil keputusan. Peran lebih penting daripada pengaturan apa pun: jika tanggung jawab tidak jelas, pencatatan akan kembali tersebar di percakapan.

Terakhir, sepakati aturan tentang «kapan suatu kejadian dianggap sebagai realisasi». Bedakan pekerjaan yang telah dilaksanakan atau biaya yang telah timbul dari pergerakan uang. Estimasi biaya mencerminkan rencana; laporan dan dokumen pendukung mencerminkan pekerjaan atau pengeluaran aktual; penerimaan dan transfer merupakan transaksi uang. Tagihan atau berita acara saja tidak membuktikan pembayaran. Periksa proyek, tahapan, dan pembayaran sebagai sisi pencatatan yang berbeda. Pendekatan ini dijelaskan dalam materi akuntansi keuangan pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

Contoh rencana penyiapan di versi web untuk satu hari kerja

Berikut adalah contoh rencana penyiapan awal akuntansi manajemen di Aplikasi 101 untuk satu hari kerja. Waktu sebenarnya bergantung pada jumlah proyek, kesiapan data awal, dan aturan yang disepakati tim. Melalui versi web, Anda dapat menyiapkan kerangka pencatatan: proyek, kategori pengeluaran, daftar harga, templat estimasi biaya, dan hak akses peserta.

Diagram ilustratif satu lingkup pencatatan proyek dengan label berbahasa Rusia: «Проект», proyek; «Смета/Акты», estimasi biaya/berita acara; «Доходы», pendapatan; «Расходы по статьям», pengeluaran menurut kategori; «Подотчет», dana yang harus dipertanggungjawabkan; «Отчеты (ДДС, прибыль, долги)», laporan arus kas, laba, dan utang-piutang. Estimasi biaya adalah rencana; berita acara dan laporan berkaitan dengan pekerjaan yang telah dilaksanakan serta pengeluaran; transaksi uang dicatat secara terpisah. Pengeluaran umum dapat dicatat dalam Dana Perusahaan tanpa proyek. Arus kas aktual mencerminkan pergerakan uang yang sudah terjadi; pembayaran mendatang memerlukan rencana tersendiri. Blok laporan menunjukkan tugas analisis.

Berikut urutan penyiapan dasarnya:

1. Buat perusahaan dan periksa namanya. Siapkan rincian identitas dan rekening profil yang mutakhir serta templat dokumen yang Anda gunakan.
2. Buat proyek untuk pekerjaan yang sedang berlangsung. Sebagai awal, Anda dapat menerapkan aturan «satu kontrak, satu proyek» secara konsisten dalam perusahaan.
3. Tambahkan pelanggan dan kontraktor, lalu periksa pihak terkait dalam pembayaran dan dokumen.
4. Atur kategori pengeluaran yang umum dan jelas serta tetapkan aturan pencatatan penerimaan. Aturan ini diperlukan agar hasil analisis dapat dibandingkan.
5. Siapkan daftar harga atau templat estimasi biaya agar estimasi dihitung dengan logika yang sama.
6. Susun rencana proyek melalui estimasi biaya agar tersedia acuan untuk membandingkan rencana dan realisasi.
7. Tentukan peran dalam tim dan aturan pencatatan kejadian aktual: pembelian dan bukti belanja dicatat pada hari transaksi, pertanggungjawaban dana diselesaikan dengan dokumen, dan penerimaan dicocokkan dengan kesepakatan setiap tahap.
8. Alokasikan sekitar 30 menit untuk pemeriksaan awal: buka satu proyek dan periksa rencana, transaksi aktual, saldo, penanggung jawab data, serta dokumen pendukung.

Kartu «О компании» («Tentang Perusahaan»): pemilik, nama, dan nomor telepon demonstrasi Forge Construction. Antarmuka berbahasa Rusia.

«Мой профиль» → «Реквизиты» («Profil Saya» → «Rincian Identitas dan Rekening»): kartu profil yang tersimpan dan tombol «+ Реквизиты» untuk menambahkan rincian. Antarmuka berbahasa Rusia.

Peserta proyek «56 | ЖК Северный парк» dikelompokkan menurut peran. Pelanggan dan beberapa pihak terkait berstatus «Не приглашён» («Belum diundang»). Antarmuka berbahasa Rusia.

Daftar harga «Основной» («Utama»): item pada bagian «Логистика и комплектация» («Logistik dan Pengadaan Perlengkapan»), satuan, biaya pokok, dan harga sebagai dasar perhitungan yang seragam. Antarmuka berbahasa Rusia.

Estimasi biaya proyek: rencana dengan item dan jumlah hasil perhitungan. Konfirmasi estimasi tidak membuktikan pembayaran, penyelesaian pekerjaan, atau laba yang telah terealisasi. Antarmuka berbahasa Rusia.

Pencatatan sehari-hari

Setelah kerangka siap, pencatatan menjadi rutinitas. Di Aplikasi 101, dua pendekatan mempermudah rutinitas ini: kejadian aktual dicatat di tempat terjadinya dan dokumen disimpan bersama transaksi. Dengan demikian, setiap proyek dapat dibuka seperti berkas perkara, tanpa perlu arsip terpisah di aplikasi percakapan.

Pengeluaran dapat dicatat dengan praktis di lokasi: kategori, proyek atau Dana Perusahaan, komentar, dan dokumen pendukung. Simpan bukti belanja atau foto bersama laporan. Sebelum memakai data dalam pencatatan, periksa jumlah, penerima, proyek atau Dana Perusahaan, serta kategori pengeluaran. Keberadaan lampiran saja tidak menggantikan pemeriksaan dokumen dan konfirmasi laporan.

Laporan demonstrasi yang tersimpan dengan foto: 1 ₽, berstatus «Ожидает подтверждения» («Menunggu konfirmasi»). Contoh ini memperlihatkan lampiran berkas; tidak ada uang yang ditransfer. Antarmuka berbahasa Rusia.

Dana yang harus dipertanggungjawabkan dapat mengacaukan pencatatan jika hanya diingat dalam pikiran. Untuk memeriksanya, bandingkan berapa dana yang diserahkan, untuk apa dana dibelanjakan, apa yang didukung dokumen, dan berapa yang harus dikembalikan. Kelengkapan gambaran bergantung pada transaksi yang dimasukkan dan pemeriksaan dokumen. Penjelasan terperinci tersedia dalam cara mencatat dana yang harus dipertanggungjawabkan (dalam bahasa Rusia).

Pendapatan juga memerlukan disiplin. Masukkan penerimaan uang dari pelanggan ke proyek yang benar, lalu cantumkan dalam deskripsi dan dokumen kontrak atau tahap yang terkait dengan pembayaran tersebut. Cocokkan estimasi biaya, laporan, dan penerimaan sebagai catatan yang berbeda. Dengan begitu, pembayaran gabungan lebih mudah dicocokkan dengan pekerjaan yang benar-benar telah dilaksanakan.

Catatan penerimaan latihan sebesar 150 000 ₽ dari «Демо Заказчик для статьи» («Pelanggan Demonstrasi untuk Artikel»), dikaitkan dengan proyek perayaan sebagai contoh. Tidak ada pembayaran nyata. Antarmuka berbahasa Rusia.

Laporan untuk pemilik usaha

Di versi web, Anda dapat mempelajari laporan pada layar besar dan membandingkan indikator proyek yang tersedia. Pedoman praktis untuk pemeriksaan singkat adalah menjawab satu pertanyaan pengelolaan dalam 10–15 menit jika data telah disiapkan. Waktu sebenarnya bergantung pada kelengkapan pencatatan dan selisih yang ditemukan.

Laporan arus kas aktual menunjukkan penerimaan dan pembayaran yang sudah terjadi selama periode yang dipilih. Untuk menilai apakah uang akan cukup untuk pembayaran mendatang, bandingkan saldo saat ini secara terpisah dengan rencana penerimaan dan pembayaran masa depan. Grafik pergerakan uang saja tidak membuktikan tanggal pembayaran di masa depan. Jika Anda ingin mengingat kembali dasarnya, simpan materi cara kerja laporan arus kas agar mudah dirujuk.

Pemeriksaan indikator laba menjawab pertanyaan «berapa yang telah diperoleh» pada setiap proyek. Untuk menilainya, bandingkan harga pekerjaan bagi pelanggan, biaya pokok, tambahan harga, dan pembagian porsi berdasarkan transaksi yang telah dikonfirmasi. Periksa penerimaan uang dan saldo dana secara terpisah: estimasi biaya, laporan pengeluaran, dan transaksi uang mencerminkan sisi pencatatan yang berbeda. Dokumen yang lengkap serta pengelompokan yang benar membantu memperoleh hasil yang dapat dipercaya.

Utang-piutang menghimpun hal yang dapat luput dari perhatian usaha: tahapan yang belum dibayar, uang muka yang masih tertahan, utang usaha, dan dana yang belum dipertanggungjawabkan. Jika Anda membaca laporan sebulan sekali, utang menjadi «kejutan». Jika dibaca setiap minggu, utang menjadi daftar tugas.

Dana Perusahaan dan pemeriksaan indikator keuangan

Ketika proyek bertambah, muncul lapisan biaya «di luar pekerjaan»: sewa, administrasi, iklan, gaji kantor, dan layanan bersama. Jika biaya ini tidak dicatat secara terpisah, laba proyek akan tampak lebih baik daripada keadaan perusahaan yang sebenarnya.

Dana Perusahaan memungkinkan Anda mencatat pengeluaran umum secara terpisah dari proyek. Di bagian «Аналитика» («Analitik») pada Dana, Anda dapat melihat biaya operasional untuk suatu periode; untuk laba dari proyek, tersedia bagian «Прибыли и убытки» («Laba Rugi»). Bandingkan indikator untuk periode yang sama dan pertimbangkan hak akses Anda. Fitur ini membantu memeriksa keadaan perusahaan secara keseluruhan; analisis Anda sendiri dimulai dari pertanyaan yang jelas dan pemeriksaan data sumber. Langkah praktis dijelaskan dalam panduan bantuan: cara menganalisis pengeluaran dan laba perusahaan serta mengekspor data (dalam bahasa Rusia).

Dana Perusahaan, bagian «Прибыли и убытки» («Laba Rugi»): grafik bulanan tahun 2026 dan indikator laba serta transfer yang terpisah. Antarmuka berbahasa Rusia.

«Аналитика» («Analitik») Dana: biaya operasional per bulan pada 2026. Transaksi yang belum dikonfirmasi tidak dimasukkan dalam perhitungan. Antarmuka berbahasa Rusia.

Pemeriksaan keuangan perusahaan sangat berguna ketika tim rutin memasukkan kejadian aktual dan pemilik memerlukan gambaran seluruh perusahaan, termasuk pengeluaran umum. Periksa fitur serta batasan Pro dan Pro+ dalam bagian «Подписка» («Langganan») pada akun Anda. Ketentuan langganan dan hak akses dalam perusahaan diperiksa secara terpisah. Untuk memahami logika bisnis analitik, Anda dapat membaca cara menyiapkan sistem analitik bisnis (dalam bahasa Rusia).

Kartu PRO dengan opsi «Год» («Tahun») dipilih: pada saat pengambilan gambar, 1 416 ₽ adalah harga per bulan jika membayar untuk satu tahun. Antarmuka berbahasa Rusia.

Tanda kematangan lainnya adalah pengelolaan modal kerja. Jika dana tertahan antara pembayaran bahan dan penerimaan dari pelanggan, bandingkan saldo saat ini dengan rencana penerimaan dan pembayaran terdekat untuk menilai risiko kesenjangan arus kas lebih awal. Materi praktis tentang hal ini tersedia dalam kesenjangan arus kas dalam konstruksi dan artikel mengenai modal kerja perusahaan.

Pengendalian mutu: pemeriksaan singkat atas angka setiap minggu

Catatan dapat terlihat lengkap tetapi tetap mengandung kesalahan. Karena itu, pemeriksaan singkat setiap minggu bermanfaat: untuk putaran pertama, Anda dapat memilih 3–5 proyek dan mencocokkan angkanya dengan data sumber.

Untuk pemeriksaan pertama, Anda dapat memakai 10–15 menit per proyek sebagai pedoman; waktu sebenarnya bergantung pada volume transaksi dan selisih yang ditemukan. Periksa berapa yang telah dibayar pelanggan, pengeluaran apa yang dicatat menurut kategori, bagaimana indikator laba dihitung, dan siapa yang belum mempertanggungjawabkan dana yang diterima. Logika ini dijelaskan dalam materi audit akuntansi manajemen.

Peristiwa proyek memperlihatkan jenis catatan dan statusnya. Laporan demonstrasi teratas sebesar 1 ₽ menunggu konfirmasi; di bawahnya ada catatan berstatus «Подтверждено партнёром» («Dikonfirmasi oleh mitra»). Antarmuka berbahasa Rusia.

Jika Anda menemukan selisih, perbaiki proses pencatatan: perjelas kategori, tetapkan dalam aturan tim informasi wajib untuk catatan pengeluaran, batasi pihak yang diizinkan membelanjakan uang jika diperlukan, tentukan tenggat penyerahan bukti belanja, dan sepakati format komentar pengeluaran. Cocokkan hasilnya dengan dokumen sumber.

Jika Anda ingin mengetahui pendekatan akuntansi manajemen yang dipilih perusahaan dan perbedaan antaralat, gunakan perbandingan lima aplikasi terbaik untuk akuntansi manajemen (dalam bahasa Rusia). Jika pencatatan masih dilakukan di Excel, simpan artikel cara mencatat pengeluaran dengan benar (dalam bahasa Rusia) dan pencatatan pengeluaran di Excel untuk membandingkan disiplin serta beban kerja yang diperlukan.