Управленческий учет в стройке обычно ломается в одном месте: деньги и документы живут в чатах, сметы в файлах, чеки в бардачке, а сводка по прибыли собирается, когда уже поздно влиять на результат. В итоге собственник видит картинку задним числом и принимает решения на ощущениях.
Приложение 101 задумано как центр управленческого учета по объектам: у каждого проекта есть свой финансовый баланс, поступления, фактические расходы, прибыль и долги. Поэтому учет получается проектным по природе, без отдельной «таблицы для директора» поверх реальности.
Новая web-версия помогает там, где в телефоне тесно: быстрее заводить проекты, приводить в порядок статьи, собирать план по смете, смотреть отчеты и аналитику. Телефон при этом остается рабочей точкой для факта на объекте: чеки, фото, события, подотчет.
Содержание:
Что считать управленческим учетом и какие цифры станут «главными»?
Если цель звучит как «вести управленческий учет», легко уйти в бесконечную детализацию. Полезнее задать себе три вопроса, которые учет обязан закрывать каждую неделю: сколько денег на ближайшие платежи, сколько заработали по проектам, кто кому должен.
Отсюда появляются три опоры: ДДС (движение денег), прибыль по проектам (P&L/ОПиУ в управленческом смысле) и долги (дебиторка/кредиторка плюс подотчет). В блоге 101 есть отдельный разбор, как мыслить этими отчетами: отчет о движении денежных средств.
Прелесть проектного учета в том, что правила короткие: любой доход и любой расход должны «приклеиться» к проекту и статье. Тогда из фактов собираются отчеты, а не сочинения по итогам месяца.
Подготовка к ведению управленческого учета
Перед настройкой в web-версии стоит договориться о простых определениях. Проект в Приложении 101 равен объекту или отдельному договору: квартира, дом, коммерция, дизайн-проект, авторский надзор. Важно, чтобы деньги разных проектов не смешивались, даже если закупка «общая» и оплата прошла одной суммой.
Дальше нужны статьи. Не пытайся сразу построить бухгалтерский план счетов. Для управленческих решений достаточно 10–15 укрупненных статей доходов и расходов, которые повторяются из проекта в проект. Про распределение расходов по статьям есть отдельная инструкция: распределение расходов по статьям.
Третий слой — роли. Кто создает проект и смету, кто фиксирует закупки и чеки, кто подтверждает подотчет, кто смотрит отчеты и принимает решения. Роли важнее любых настроек: если ответственность размыта, учет расползется по чатам.
Последнее — правило «когда факт считается фактом». По расходам это чек, счет, акт, подтверждение от руководителя. По доходам это привязка платежа к смете/акту и понимание, что именно оплачено. Подход «доходы и расходы должны быть связаны с проектом и этапами» хорошо разобран в материале финансовый учет доходов и расходов организации.
Настройка в web-версии 101 за один день
Типовая настройка управленческого учета в Приложении 101 укладывается в один рабочий день. Web-версия здесь удобна тем, что весь «каркас» собирается быстрее: проекты, статьи, прайс, шаблоны смет, права участников.
Ниже — последовательность, которая дает рабочую систему:
- Создай компанию и проверь единые настройки (название, реквизиты, шаблоны документов, если используешь).
- Заведи проекты под текущие объекты. На этом шаге важно одно: один договор равен одному проекту.
- Добавь заказчиков и подрядчиков, чтобы платежи и документы всегда цеплялись к контрагенту.
- Настрой статьи доходов и расходов: укрупненные, понятные, без мелкой «крошки». На базе этих статей потом строится аналитика.
- Загрузи прайс или подготовь шаблоны смет, чтобы сметы считались по единой логике.
- Собери план по проекту через смету: так появится точка для план-факта.
- Определи роли в команде и правило внесения факта: закупки и чеки в день операции, подотчет закрывается по документам, доходы привязываются к этапам.
- Выдели 30 минут на проверку: открой один проект и убедись, что видно план, факт, баланс, кто вносит данные и где хранится первичка.
Ежедневная работа по ведению учета
Когда каркас готов, учет становится рутиной. В Приложении 101 рутину упрощают два подхода: факт вносится там, где он возникает, а документы хранятся рядом с операцией. Тогда любой проект открывается как «папка дела», без отдельного архива в мессенджерах.
Расходы удобнее всего фиксировать на объекте: чек, статья, проект, комментарий. Мастера и прорабы могут сканировать чеки по QR-коду и прикладывать фото к событиям, чтобы сумма сразу попадала в учет и разносилась по статьям.
Подотчет ломает учет, если его вести «в голове». В 101 подотчет прозрачен: видно, сколько выдано, на что потрачено, что подтверждено документами, что нужно вернуть. Логика подотчета подробно разобрана здесь: как вести учет подотчетных средств.
Доходы тоже требуют дисциплины. Полезная привычка: любой платеж от заказчика сразу связывать с проектом и этапом (сметой, актом, частью работ). Тогда не появится «оплата за все», которую потом сложно разложить по факту выполненных работ.
Отчеты для собственника
В web-версии удобнее смотреть отчеты: экран больше, фильтры и разрезы читаются быстрее, проще сравнивать проекты. Смысл отчетов один: отвечать на управленческий вопрос за 10–15 минут, без раскапывания первички по чатам.
ДДС показывает, хватит ли денег на ближайшие платежи. Его ценность в датах: когда придут деньги от заказчика и когда уйдут оплаты поставщикам и подрядчикам. Если хочется освежить базу по ДДС, держи под рукой материал как устроен отчет ДДС.
Отчет по прибыли отвечает на вопрос «сколько заработали» по каждому проекту. В проектном бизнесе прибыль видна только после того, как расходы подтверждены и разнесены по статьям, а доходы привязаны к этапам. Это та причина, почему дисциплина по чекам решает судьбу маржинальности.
Долги собирают то, что бизнес теряет в тишине: неоплаченные этапы, зависшие авансы, кредиторку, подотчет. Если ты читаешь отчеты раз в месяц, долги становятся «сюрпризами». Если раз в неделю, они становятся списком задач.
PRO+: фонд компании и аналитика
Когда проектов становится несколько, появляется слой «вне объектов»: аренда, администрирование, реклама, зарплаты офиса, общие сервисы. Если эти расходы не учитывать отдельно, прибыль по проектам выглядит радужнее, чем реальность по компании.
В PRO+ появляется фонд компании и расширенная аналитика: можно видеть структуру расходов фонда, динамику маржи, эффективность руководителей проектов, сегментацию валовой и чистой прибыли. В блоге есть разбор, какие блоки аналитики уже закрывают базовые задачи собственника: 3 главных отчета владельца бизнеса.
Переход на PRO+ имеет смысл, когда выполняются два условия: команда регулярно вносит факт, а собственнику нужен взгляд по компании целиком, не только по объектам. Про бизнес-логику аналитики полезно почитать отдельно: как настроить систему бизнес-аналитики.
Еще один маркер зрелости — управление обороткой. Если деньги «застревают» между оплатой материалов и поступлением от заказчика, без аналитики и короткого горизонта ДДС начинаются кассовые разрывы. По теме есть практичный материал: кассовый разрыв в строительстве и статья про оборотный капитал компании.
Контроль качества — быстрый аудит цифр раз в неделю
Учет может выглядеть заполненным и при этом врать. Поэтому раз в неделю нужен короткий аудит: открыть 3–5 проектов и проверить, что цифры стыкуются с реальностью.
Проверка занимает 10–15 минут на проект: сколько оплатил заказчик, сколько потрачено по статьям, какая прибыль по проекту, кто еще не отчитался по подотчету. Эта логика хорошо описана в материале аудит управленческого учета.
Если находишь расхождения, не лечи их «ручными корректировками в конце месяца». Лечи процесс: уточни статью, добавь обязательное поле, сократи число людей, которые могут тратить деньги, закрепи срок сдачи чеков, договорись о формате комментария к расходу.
Если хочется посмотреть, какие подходы к управленческому учету выбирают компании и чем отличаются инструменты, пригодится подборка топ-5 приложений для управленческого учета. А если учет пока живет в Excel, держи в закладках статьи как правильно вести учет расходов и учет расходов в Excel, чтобы сравнить дисциплину и трудозатраты.